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A Digital Solutions Global Co., Ltd (DSG) fez uma parceria com a Kodak Alaris para fornecer as melhores soluções de hardware e software de captura de documentos da categoria para organizações dos setores público e privado no Vietnã por 13 anos. O distribuidor de valor agregado ISO 9001: 2015 também oferece consultoria profissional, implantação e suporte pós-venda, fornecidos por uma equipe de programadores experientes e técnicos de processamento de dados da DIGI-TEXX Vietnam (uma unidade que detém 40% da contribuição de capital).

A DSG trabalhou recentemente com o Departamento Nacional de Registros e Arquivos do Vietnã para aumentar sua capacidade de captura de documentos, fornecendo 150 scanners adicionais da Kodak Alaris em quatro locais e Kodak Capture Pro Software, que permite que lotes de papel sejam rapidamente convertidos em imagens de alta qualidade, para uso nas instalações do departamento em Ha Noi e Ho Chi Minh City.

O desafio
O National Records & Archives Department of Vietnam é responsável pela preservação dos mais importantes arquivos e textos impressos do país. Todos os registros arquivísticos gerados por órgãos centrais nos últimos 60 a 100 anos estão armazenados em quatro grandes centros do país - na cidade de Ho Chi Minh e na cidade de Ha Noi, bem como nas províncias de Quang Nam, Binh Duong, Binh Phuoc e Ha Nam.

Para garantir a preservação a longo prazo dos registros históricos do país, o National Records & Archives Department precisava investir em uma nova tecnologia de captura para aumentar a eficácia e a capacidade de digitalização em todos os locais. A decisão de digitalizar os registros foi motivada pelo desejo de reduzir o risco de os documentos serem destruídos ou ainda mais danificados pelo toque humano, com o passar do tempo ou pelas intempéries.

Com muitos registros com décadas de idade e frágeis, e muitos outros armazenados em encadernações, era fundamental que os scanners fornecidos fornecessem imagens de alta qualidade, oferecessem a funcionalidade de digitalização plana e tivessem a capacidade de lidar com documentos de diferentes tamanhos, inclusive tamanho ofício, em uma ampla variedade de mídias.

Solução
A DSG forneceu um total de 150 scanners - 50 de cada um dos modelos Kodak i3250 Scanner, Kodak i3400 Scanner e Kodak S2050 Scanner, bem como o Acessório de mesa plana A3 KODAK, que funciona nos três modelos. Os novos scanners foram instalados em cada um dos centros do Departamento de Registros e Arquivos Nacionais.

Além disso, o centro na cidade de Ha Noi também está aproveitando a poderosa solução de captura em lote do software Kodak Capture Pro Software para agilizar a entrada de dados e eliminar a complexidade do processo de configuração.

Benefícios
A decisão de investir mais em scanners da Kodak Alaris foi fácil para o Departamento de Registros e Arquivos Nacionais. A organização tem uma história de dez anos com a marca e vem aproveitando o poder da tecnologia de digitalização da Kodak Alaris na última década. Uma das maiores vantagens para os operadores foi o fato de não haver curva de aprendizado. Os novos modelos apresentam a mesma operação intuitiva e fácil de usar, permitindo que a equipe comece a trabalhar em pouco tempo.

Os Kodak i3250 e o Kodak i3400 Scanner são robustos, compactos e foram criados para oferecer um rendimento consistente. Ambos os modelos apresentam um scanner de mesa plana A4 com borda de livro - integrado, projetado para lidar perfeitamente com uma ampla variedade de documentos de exceção. Esse recurso permite que os operadores digitalizem com facilidade toda a largura de uma página de livro e digitalizem com perfeição esses documentos, muitas vezes frágeis. Os dispositivos também são equipados com um alimentador automático de documentos para 250 folhas, que permite aos usuários digitalizar com eficiência documentos de tamanhos variados em um lote, sem perder tempo recarregando-os continuamente.

Os Kodak S2050 Scanner, repletos de recursos, fornecem imagens nítidas e de alta qualidade em velocidade máxima, sem depender de um PC, enquanto os recursos inteligentes ajudam a reduzir as tarefas manuais de pré e pós-digitalização. O Departamento Nacional de Registros e Arquivos também está utilizando o software Kodak Capture Pro em seu centro na cidade de Ha Noi. Essa solução oferece extração robusta de dados e entrega perfeita para aplicativos comerciais, o que está desempenhando um papel fundamental na melhoria da eficiência da operação em geral.

O acessório de mesa plana de tamanho A3 está proporcionando benefícios adicionais para o Departamento Nacional de Registros e Arquivos. Compatível com os três modelos, esse acessório inovador, que pode ser acoplado e desacoplado em segundos, permite que documentos de grandes dimensões, bem como livros, sejam rapidamente digitalizados. Usando o acessório de mesa plana, é muito mais fácil digitalizar itens frágeis, em particular.

Com muitos dos registros originais degradados com o tempo, a qualidade superior da imagem foi um critério fundamental para o National Records & Archives Department of Vietnam. Os scanners da Kodak Alaris oferecem uma qualidade de imagem incomparável. Uma das vantagens destacadas pelo departamento foi o fato de os scanners reproduzirem com precisão as cores dos documentos originais e o tamanho do arquivo ser menor e, portanto, mais gerenciável em termos de arquivamento e armazenamento. Além disso, a consistência dos scanners em termos de alta qualidade de imagem significa que há um número significativamente menor de documentos que exigem novas digitalizações e intervenção manual do operador, o que economiza tempo e dinheiro.

Ao digitalizar esses importantes registros históricos, muitos dos quais só se degradarão ainda mais com o tempo, o National Records & Archives Department of Vietnam está preservando os textos impressos e de arquivo mais importantes do país, permitindo que eles estejam disponíveis e sejam recuperados como registros eletrônicos para as gerações futuras.

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