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Digital Solutions Global Co., Ltd (DSG), se ha asociado con Kodak Alaris para proporcionar las mejores soluciones de hardware y software de captura de documentos a organizaciones del sector público y privado en Vietnam durante 13 años. El distribuidor de valor añadido ISO 9001: 2015 también proporciona consultoría profesional, despliegue y soporte postventa, proporcionado a través de un equipo de programadores experimentados y técnicos de procesamiento de datos de DIGI-TEXX Vietnam (una unidad propietaria del 40% de la aportación de capital).
DSG ha trabajado recientemente con el Departamento Nacional de Registros y Archivos de Vietnam para impulsar su capacidad de captura de documentos, proporcionando 150 escáneres adicionales de Kodak Alaris en cuatro ubicaciones, y Kodak Capture Pro Software, que permite convertir rápidamente lotes de papel en imágenes de alta calidad, para su uso en las instalaciones del departamento en Ha Noi y Ciudad Ho Chi Minh.
El reto
El Departamento Nacional de Registros y Archivos de Vietnam es responsable de preservar los textos archivísticos e impresos más importantes del país. Todos los documentos de archivo generados por los organismos centrales en los últimos 60 a 100 años se almacenan en cuatro grandes centros de todo el país: Ho Chi Minh y Ha Noi, así como en las provincias de Quang Nam, Binh Duong, Binh Phuoc y Ha Nam.
Para garantizar la conservación a largo plazo de los documentos históricos de la nación, el Departamento Nacional de Registros y Archivos necesitaba invertir en una nueva tecnología de captura para aumentar la eficacia y la capacidad de escaneado en todas las ubicaciones. La decisión de digitalizar los documentos se debió al deseo de reducir el riesgo de que se destruyeran o dañaran por el contacto humano, el paso del tiempo o las inclemencias del tiempo.
Dado que muchos documentos tienen décadas de antigüedad y son frágiles, y muchos más están encuadernados, era fundamental que los escáneres suministrados ofrecieran imágenes de alta calidad, funciones de escaneado plano y la capacidad de manejar documentos de distintos tamaños, incluido el tamaño legal, en una amplia gama de soportes.
Solución
DSG suministró un total de 150 escáneres: 50 de cada uno de los modelos Kodak i3250 Scanner, Kodak i3400 Scanner y Kodak S2050 Scanner, así como el accesorio Kodak A3 Flatbed Accessory que funciona con los tres modelos. Los nuevos escáneres se instalaron en cada uno de los centros del Departamento Nacional de Registros y Archivos.
Además, el centro de la ciudad de Ha Noi también está aprovechando la potente solución de captura por lotes Kodak Capture Pro Software para agilizar la entrada de datos y eliminar la complejidad del proceso de configuración.
Beneficios
La decisión de invertir más en escáneres de Kodak Alaris fue fácil de tomar para el Departamento Nacional de Registros y Archivos. La organización tiene una historia de diez años con la marca y ha estado aprovechando el poder de la tecnología de escaneado de Kodak Alaris durante la última década. Una de las mayores ventajas para los operadores era que no había curva de aprendizaje. Los nuevos modelos presentan el mismo funcionamiento intuitivo y fácil de usar, lo que permite al personal ponerse a trabajar en un abrir y cerrar de ojos.
Los escáneres Kodak i3250 e Kodak i3400 Scanner son robustos, compactos y están diseñados para ofrecer un rendimiento constante. Ambos modelos cuentan con un escáner plano A4 de borde de libro - incorporado, que está diseñado para manejar sin problemas una amplia gama de documentos de excepción. Esta función permite a los operadores escanear fácilmente todo el ancho de la página de un libro y digitalizar sin problemas estos documentos, a menudo frágiles. Los dispositivos también están equipados con un alimentador automático de documentos de 250 hojas que permite a los usuarios escanear eficazmente documentos de distintos tamaños en un solo lote sin perder tiempo en recargarlos continuamente.
El accesorio de cama plana de tamaño A3 está proporcionando beneficios adicionales para el Departamento Nacional de Registros y Archivos. Compatible con los tres modelos, este innovador accesorio, que se puede acoplar y desacoplar en cuestión de segundos, permite escanear rápidamente documentos de gran tamaño, así como libros. Al utilizar el accesorio plano, es mucho más fácil digitalizar artículos frágiles en particular.
Como muchos de los registros originales se han degradado con el tiempo, una calidad de imagen superior era un criterio clave para el Departamento Nacional de Registros y Archivos de Vietnam. Los escáneres de Kodak Alaris ofrecen una calidad de imagen inigualable. Una de las ventajas destacadas por el Departamento fue el hecho de que los escáneres reproducen con precisión los colores de los documentos originales y el tamaño de los archivos es menor y, por tanto, más manejable en términos de archivo y almacenamiento. Además, gracias a la alta calidad de imagen de los escáneres, se reduce considerablemente el número de documentos que hay que volver a escanear y que requieren la intervención manual de un operador, lo que ahorra tiempo y dinero.
Al digitalizar estos importantes documentos históricos, muchos de los cuales no harán más que degradarse con el paso del tiempo, el Departamento Nacional de Registros y Archivos de Vietnam está preservando los textos impresos y de archivo más importantes del país, permitiendo que estén disponibles y puedan recuperarse como documentos electrónicos para las generaciones futuras.
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