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Digital Solutions Global Co., Ltd (DSG), arbeitet seit 13 Jahren mit Kodak Alaris zusammen, um erstklassige Hardware- und Software-Lösungen für die Dokumentenerfassung für Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in Vietnam anzubieten. Der nach ISO 9001: 2015 zertifizierte Value-Added-Distributor bietet außerdem professionelle Beratung, Bereitstellung und Kundendienst durch ein Team erfahrener Programmierer und Datenverarbeitungstechniker von DIGI-TEXX Vietnam (eine Einheit, die 40 % der Kapitaleinlage hält).

DSG hat kürzlich mit dem National Records & Archives Department of Vietnam zusammengearbeitet, um dessen Dokumentenerfassungskapazitäten zu verbessern, indem 150 zusätzliche Scanner von Kodak Alaris an vier Standorten und Kodak Capture Pro Software, mit der Papierstapel schnell in qualitativ hochwertige Bilder umgewandelt werden können, für den Einsatz in den Einrichtungen der Behörde in Ha Noi und Ho-Chi-Minh-Stadt.

Die Herausforderung
Das National Records & Archives Department of Vietnam ist für die Bewahrung der wichtigsten Archiv- und Drucktexte des Landes verantwortlich. Alle Archivalien, die in den letzten 60 bis 100 Jahren von den zentralen Behörden erstellt wurden, werden in vier großen Zentren im ganzen Land aufbewahrt - in Ho-Chi-Minh-Stadt und Ha Noi sowie in den Provinzen Quang Nam, Binh Duong, Binh Phuoc und Ha Nam.

Um die langfristige Bewahrung der historischen Aufzeichnungen des Landes zu gewährleisten, musste das National Records & Archives Department in eine neue Erfassungstechnologie investieren, um die Effizienz und die Möglichkeiten des Scannens an allen Standorten zu verbessern. Die Entscheidung, die Unterlagen zu digitalisieren, wurde von dem Wunsch getragen, das Risiko zu verringern, dass Dokumente durch menschliche Berührung, im Laufe der Zeit oder durch Witterungseinflüsse zerstört oder weiter beschädigt werden.

Da viele Unterlagen Jahrzehnte alt und zerbrechlich sind und viele weitere in Einbänden aufbewahrt werden, war es von entscheidender Bedeutung, dass die bereitgestellten Scanner qualitativ hochwertige Bilder liefern, eine Flachbett-Scanfunktion bieten und in der Lage sind, Dokumente unterschiedlicher Größe, einschließlich Rechtsformate, auf einer Vielzahl von Medien zu verarbeiten.

Lösung
DSG lieferte insgesamt 150 Scanner - jeweils 50 Stück des Kodak i3250 Scanners, Kodak i3400 Scanners und Kodak S2050 Scanners sowie das Kodak A3-Flachbett-Zubehör, das mit allen drei Modellen funktioniert. Die neuen Scanner wurden in allen Zentren des National Records & Archives Department installiert.

Außerdem nutzt das Zentrum in Ha Noi City die leistungsstarke Stapelerfassungslösung Kodak Capture Pro Software, um die Dateneingabe zu rationalisieren und die Komplexität des Einrichtungsprozesses zu verringern.

Vorteile
Die Entscheidung, weiter in Scanner von Kodak Alaris zu investieren, fiel dem National Records & Archives Department leicht. Die Organisation arbeitet bereits seit zehn Jahren mit der Marke zusammen und hat in den letzten zehn Jahren die Vorteile der Kodak Alaris Scantechnologie genutzt. Einer der größten Vorteile für die Anwender war, dass es keine Lernkurve gab. Die neuen Modelle zeichnen sich durch dieselbe benutzerfreundliche, intuitive Bedienung aus, so dass die Mitarbeiter in kürzester Zeit einsatzbereit sind.

Die Kodak i3250 und Kodak i3400 Scanner sind robust, kompakt und speziell für einen konstanten Durchsatz konzipiert. Beide Modelle verfügen über einen integrierten A4 Flachbettscanner mit Buchkante, der für die nahtlose Verarbeitung einer Vielzahl von Ausnahmedokumenten ausgelegt ist. Mit dieser Funktion können Bediener problemlos die gesamte Breite einer Buchseite scannen und diese oft zerbrechlichen Dokumente nahtlos digitalisieren. Die Geräte sind außerdem mit einem automatischen Dokumenteneinzug für 250 Blatt ausgestattet, der es den Anwendern ermöglicht, Dokumente unterschiedlicher Größe effizient in einem Stapel zu scannen, ohne Zeit mit dem ständigen Nachladen zu verschwenden.

Die funktionsreichen Kodak S2050 Scanner liefern gestochen scharfe, qualitativ hochwertige Bilder bei voller Geschwindigkeit, ohne von einem PC abhängig zu sein, während intelligente Funktionen dazu beitragen, manuelle Aufgaben vor und nach dem Scannen zu reduzieren. Das National Records & Archives Department setzt in seinem Zentrum in Ha Noi City auch die Kodak Capture Pro Software ein. Diese Lösung bietet eine robuste Datenextraktion und eine nahtlose Übergabe an Geschäftsanwendungen, was eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz des gesamten Betriebs spielt.

Das Flachbett-Zubehör im A3-Format bietet dem National Records & Archives Department zusätzliche Vorteile. Dieses innovative Zubehör, das mit allen drei Modellen kompatibel ist und in Sekundenschnelle an- und abmontiert werden kann, ermöglicht das schnelle Scannen von übergroßen Dokumenten und Büchern. Durch die Verwendung des Flachbett-Zubehörs ist es viel einfacher, insbesondere zerbrechliche Objekte zu digitalisieren.

Da sich viele der Originalunterlagen im Laufe der Zeit verschlechtert haben, war eine hervorragende Bildqualität ein wichtiges Kriterium für das National Records & Archives Department of Vietnam. Die Scanner von Kodak Alaris liefern eine unübertroffene Bildqualität. Einer der von der Behörde hervorgehobenen Vorteile war die Tatsache, dass die Scanner die Farben der Originaldokumente genau wiedergeben und die Dateigröße kleiner und damit für die Archivierung und Aufbewahrung besser handhabbar ist. Außerdem bedeutet die gleichbleibend hohe Bildqualität der Scanner, dass deutlich weniger Dokumente erneut gescannt und manuell bearbeitet werden müssen, was sowohl Zeit als auch Geld spart.

Durch die Digitalisierung dieser wichtigen historischen Aufzeichnungen, von denen viele im Laufe der Zeit nur noch weiter verfallen werden, bewahrt das National Records & Archives Department of Vietnam die wichtigsten Archiv- und Druckschriften des Landes und ermöglicht es, dass sie als elektronische Aufzeichnungen für künftige Generationen zur Verfügung stehen und abgerufen werden können.

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