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Situação
A Administração de Veículos Motorizados de Maryland, que usa scanners mais antigos e um processo demorado para capturar passaportes e outros documentos, precisa atualizar a tecnologia para cumprir os novos requisitos de licenciamento relacionados à Lei REAL ID.
Objetivos
Acelerar a digitalização de passaportes e simplificar a integração da digitalização plana com o fluxo de trabalho de captura para atender às novas diretrizes e aumentar a satisfação dos eleitores. Atualizar o processo de licenciamento digital para atender às demandas atuais.
Solução
Uma combinação de 900 scanners S2050 da Kodak, com 900 acessórios para Mesa Plana para Passaporte, integrados para aumentar significativamente a produtividade do MVA. A solução estabelece um modelo para outros estados que precisam estar em conformidade com o REAL ID.
Resultados
O processo de licenciamento de motoristas está mais rápido e fácil para funcionários e eleitores. O MVA agora pode atender às crescentes demandas em tempo hábil e emitir licenças que atendem a todas as exigências da REAL ID. Os funcionários valorizam a pequena área ocupada pelo scanner, a velocidade e os recursos de aprimoramento de imagem do S2050 Scanner.
No início dos anos 2000, a Maryland Motor Vehicle Administration (MVA) utilizava um sistema desatualizado de geração de imagens digitais. A maioria de seus scanners era antiga, o sistema operacional era o Windows 98 e era um processo logisticamente desajeitado e demorado integrar digitalizações planas de passaportes, certidões de nascimento e outros documentos em seu fluxo de trabalho.
Há alguns anos, especialistas da Kodak Alaris trabalharam em estreita colaboração com a MVA para conseguir a integração da saída plana com a de seus scanners antigos. Essa foi uma solução viável que demonstrou a experiência e a dedicação da Kodak Alaris, mas que não foi capaz de atender às demandas do novo século.
A tecnologia existente também não poderia atender às demandas da legislação REAL ID. Iniciada após o 11 de setembro e aprovada pelo Congresso em 2005, a Lei REAL ID estabeleceu padrões para a emissão de fontes de identificação. A lei estabeleceu padrões mínimos de segurança para carteiras de motorista e cartões de identificação emitidos pelo estado e proibiu os órgãos federais de aceitarem carteiras de motorista e cartões de identificação de estados que não atendessem a esses padrões. Seu objetivo era eliminar o terrorismo nas companhias aéreas, aumentando os requisitos para os documentos necessários para embarcar em aviões domésticos. Os órgãos estaduais, como o DMV/MVA, exigem mais documentação referente a comprovantes de residência e números do Seguro Social ao emitir licenças e carteiras de identidade de acordo com a lei. E Maryland precisava estar em conformidade.
Uma demonstração impressionante dá o pontapé inicial
Sabendo que a integração harmoniosa da captura com scanners planos e de alimentação de folhas era essencial para o sucesso do MVA, a Kodak Alaris demonstrou os recursos dos Scanners da série S2000 - com os respectivos acessórios planos - a um grupo de usuários, funcionários de TI e administradores do governo de Maryland. Em poucos minutos, o público reunido expressou o quanto estava impressionado com a velocidade de digitalização e autenticação de passaportes (um aspecto fundamental dos requisitos do REAL ID para os consumidores); a capacidade de digitalizar documentos delicados e antigos com uma folha de suporte; e os aprimoramentos de digitalização incorporados, como recorte automático, remoção de distorção e eliminação de páginas em branco. A velocidade de digitalização e o tamanho significativamente menor dos arquivos também foram vistos como vantagens importantes.
Após um processo de RFP e licitação, a Kodak Alaris ganhou o contrato para fornecer um lote inicial de 450 Kodak S2050 Scanners e 450 acessórios de mesa, além de 450 Care Kits. Esses Care Kits garantem produtividade, proteção e tranquilidade, acrescentando cobertura de serviço estendida às garantias iniciais do produto. Depois que seus novos sistemas entraram em operação com sucesso e provaram ser um investimento sábio e produtivo, a MVA fez uma compra adicional de outros 450 S2050 Scanners, Acessórios de mesa e Kits de manutenção.
Silêncios e satisfação por toda parte
"Fazer uma compra inicial de 450 S2050 Scanners, Acessórios de mesa e Kits de manutenção demonstra que a MVA estava muito confiante em nossa solução", disse Joe Yankle, Diretor do Setor Público da Kodak Alaris. "A compra de mais 450 de cada um deles nos mostra que eles valorizam e gostam muito dessa solução."
Desde dezembro de 2018, quando todos os seus S2050 Scanners e acessórios de mesa estavam instalados e operando, os representantes da Kodak Alaris ouviram um feedback extremamente positivo sobre a solução e seus benefícios de usuários, pessoal de TI e constituintes, incluindo comentários sobre tópicos como estes:
Velocidade - A capacidade de processar rapidamente vários documentos constituintes, devolvê-los ao cliente e processar transações com muito mais rapidez é uma grande vantagem para todos os envolvidos. Os passaportes, por exemplo, podem ser digitalizados e devolvidos ao visitante em uma única etapa eficiente.
Tamanho - Os S2050 Scanner são muito compactos e ocupam pouco espaço, cabendo muito melhor em um desktop ou em um quiosque de atendimento ao cliente do que as unidades antigas do MVA. Até mesmo o Acessório para Mesa Plana para Passporte é pequeno, com o S2050 "encaixado" em cima dele.
Manuseio de papel - Com a Tecnologia de alimentação ativa, o tempo de preparação de documentos é reduzido e o recurso de Empilhamento controlado organiza os documentos na bandeja de saída após a digitalização. Os documentos são "deslocados" para evitar alimentações incorretas e os atolamentos são extremamente raros.
Capacidades de documentos - Cartões rígidos, como carteiras de identidade, passaportes, certidões de nascimento e outros documentos pequenos e frágeis agora podem ser capturados sem problemas.
Qualidade de imagem - Os usuários ficam impressionados com a forma como a Tecnologia Perfect Page integrada pode melhorar a qualidade para fazer com que os arquivos de imagem pareçam ainda melhores do que muitos originais. Outros aprimoramentos de imagem, como deskewing e corte automático, são realizados no Scanner para não prejudicar o desempenho do sistema.
Integração e segurança - Os especialistas em TI da MVA valorizam a facilidade e a velocidade da configuração e a capacidade de definir e atualizar automaticamente as configurações do dispositivo. A segurança é garantida com protocolos de segurança corporativa para digitalização em rede.
Interface e operação - A captura com scanners e flatbeds é mais rápida e fácil por meio de uma interface de usuário grande e colorida e da capacidade de configurar até nove predefinições para captura e distribuição com um toque.
Produtividade garantida, tranquilidade e economia de custos - Os funcionários continuam impressionados com a confiabilidade dos S2050 Scanners, pois eles acompanham a demanda dia após dia. Os scanners e os acessórios de mesa vêm com uma garantia de 3 anos, reforçada pela proteção do Care Kit. A quantidade de tempo economizada com a digitalização mais rápida e sem complicações, a eliminação virtual de novas digitalizações e a redução da demanda de armazenamento (graças aos tamanhos menores dos arquivos) contribuem para um benefício significativo nos resultados.
Um modelo para outros DMVs/MVAs
Embora o governo federal tenha levado quase 15 anos para implementar totalmente a Lei REAL ID, todos os estados precisam estar em conformidade até 1º de outubro de 2020. A partir dessa data, todos os residentes de estados e territórios precisarão apresentar uma licença/identidade em conformidade com a REAL ID ou outra forma aceitável de identificação (como passaporte ou cartão de passaporte) para acessar instalações federais, inclusive para embarcar em aeronaves comerciais.
Com muitos estados ainda se esforçando para atender às diretrizes, a solução agora empregada com tanto sucesso pelo MVA de Maryland pode servir de modelo para alcançar a conformidade de forma rápida e extremamente eficiente. Como observa Yankle, "Para os estados que estão explorando direções para atender às exigências do REAL ID e emitir licenças aprimoradas, a solução da MVA é uma resposta multifacetada que pode atender às suas necessidades de forma econômica e produtiva. Uma solução que oferece enormes benefícios para todos os envolvidos."
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