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Situación
La Administración de Vehículos Motorizados de Maryland, que utiliza escáneres antiguos y un proceso lento para capturar pasaportes y otros documentos, necesita actualizar la tecnología para cumplir con los nuevos requisitos de concesión de licencias relacionados con la ley REAL ID Act.
Objetivos
Acelerar el escaneado de pasaportes y agilizar la integración de la Cama Plana tamaño Pasaporte con el flujo de trabajo de captura para cumplir con las nuevas directrices y mejorar la satisfacción de los usuarios. Actualizar el proceso de concesión de licencias digitales para hacer frente a las demandas actuales.
Solución
Una combinación de 900 Kodak S2050 Scanner, con 900 Accesorios de Cama Plana para Pasaportes que los acompañan, integrados para aportar una productividad significativamente mayor al MVA. La solución establece un modelo para otros estados que deben lograr el cumplimiento de REAL ID.
Resultados
El proceso de concesión de licencias de conducir es más rápido y más fácil para los empleados y constituyentes. La MVA es ahora capaz de satisfacer las crecientes demandas de manera oportuna y emitir licencias que cumplan con todos los mandatos de REAL ID. Los empleados valoran el pequeño tamaño del escáner, la velocidad y las funciones de mejora de imagen de los S2050 Scanner.
A principios de la década de 2000, la Administración de Vehículos de Motor de Maryland (MVA) se las arreglaba con un sistema anticuado de tratamiento digital de imágenes. La mayoría de sus escáneres eran antiguos, el sistema operativo era Windows 98, y la integración de escaneados planos de pasaportes, certificados de nacimiento y otros documentos en su flujo de trabajo era un proceso logísticamente torpe y lento.
Hace unos años, expertos de Kodak Alaris trabajaron estrechamente con la MVA para lograr la integración de la salida plana con la de sus antiguos escáneres. Fue una solución viable que demostró la experiencia y dedicación de Kodak Alaris, pero no una que pudiera hacer frente a las demandas del nuevo siglo.
La tecnología existente tampoco podía satisfacer las demandas de la legislación REAL ID. Iniciada tras el 11-S y aprobada por el Congreso en 2005, la ley REAL ID establece normas para la emisión de fuentes de identificación. La ley establecía unas normas mínimas de seguridad para los permisos de conducir y tarjetas de identificación emitidos por los estados, y prohibía a las agencias federales aceptar permisos y tarjetas de identificación de los estados que no cumplieran estas normas. Su objetivo era eliminar el terrorismo aéreo aumentando los requisitos de los documentos necesarios para embarcar en aviones nacionales. Agencias estatales como el DMV/MVA exigen más papeleo en relación con la prueba de residencia y los números de la Seguridad Social al expedir licencias y tarjetas de identificación en virtud de la Ley. Y Maryland necesitaba cumplir con la ley.
Una impresionante demostración pone las cosas en marcha
Kodak Alaris, consciente de que la integración sin problemas de la captura con escáneres planos y de alimentación de hojas era fundamental para el éxito de la MVA, realizó una demostración de las capacidades de los Escáneres KODAK Serie S2000 -con los accesorios planos que los acompañan- a un grupo de usuarios, personal de TI y administradores del gobierno de Maryland. En cuestión de minutos, el público reunido expresó lo impresionados que estaban con la velocidad de escaneado y autenticación de pasaportes (un aspecto clave de los requisitos de REAL ID para los consumidores); la capacidad de escanear documentos delicados y antiguos con una hoja de soporte; y las mejoras de escaneado integradas, como el recorte automático, la eliminación de inclinaciones y la eliminación de páginas en blanco. La velocidad de escaneado y el tamaño significativamente menor de los archivos también se consideraron ventajas importantes.
Tras un proceso de licitación, Kodak Alaris ganó el contrato para suministrar 450 escáneres Kodak S2050 Scanner y 450 accesorios planos, junto con 450 Care Kits. Estos Care Kits aseguran la productividad, la protección y la tranquilidad, añadiendo una cobertura de servicio ampliada a las garantías iniciales de los productos. Después de que sus nuevos sistemas estuvieran funcionando con éxito y hubieran demostrado ser una inversión inteligente y productiva, la MVA realizó una compra adicional de otros 450 S2050 Scanner, Flatbed Accessories y Care Kits.
Sonrisas y satisfacción por doquier
"Realizar una compra inicial de 450 S2050 Scanner, Flatbed Accessories y Care Kits demuestra que la MVA tenía mucha confianza en nuestra solución", dijo Joe Yankle, Director del Sector Público de Kodak Alaris. "Adquirir después otros 450 de cada nos dice que valoran y quieren mucho esta solución."
Desde diciembre de 2018, cuando todos sus S2050 Scanner y Flatbed Accessories estaban instalados y en funcionamiento, los representantes de Kodak Alaris han escuchado comentarios abrumadoramente positivos sobre la solución y sus beneficios por parte de usuarios, personal de TI y electores, incluidos comentarios sobre temas como estos:
Velocidad - La posibilidad de procesar rápidamente varios documentos constitutivos, devolverlos al cliente y tramitar las transacciones con mucha más rapidez es una gran ventaja para todos los implicados. Los pasaportes, por ejemplo, pueden escanearse y devolverse al visitante en un solo paso.
Tamaño - Los S2050 Scanner son muy compactos y ocupan poco espacio, por lo que caben mejor en un escritorio o en un quiosco de atención al cliente que las antiguas unidades del MVA. Incluso el Accesorio de Cama Plana para Pasaportes es pequeño, ya que el S2051 se "acopla" sobre él.
Manejo del papel - Con la Tecnología de alimentación activa, el tiempo de preparación de los documentos se reduce drásticamente, y la función de apilado controlado ordena los documentos de forma ordenada en la bandeja de salida después del escaneado. Los documentos se "desplazan" para evitar errores de alimentación y los atascos son extremadamente raros.
Capacidades de documentos - Las tarjetas duras como los documentos de identidad, junto con los pasaportes, certificados de nacimiento y otros documentos pequeños y frágiles ahora se pueden capturar sin problemas.
Calidad de imagen - Los usuarios están impresionados con la forma en que la tecnología Perfect Page integrada puede mejorar la calidad para que los archivos de imagen se vean incluso mejor que muchos originales. Otras mejoras de la imagen, como la eliminación de distorsiones y el recorte automático, tienen lugar en el escáner, por lo que no suponen un lastre para el rendimiento del sistema.
Integración y seguridad - Los expertos en TI del MVA valoran la facilidad y rapidez de la instalación, así como su capacidad para configurar y actualizar automáticamente los ajustes del dispositivo. La seguridad está garantizada gracias a los protocolos de seguridad empresarial para el escaneado en red.
Interfaz y funcionamiento - La captura con escáneres y escáneres planos es más rápida y sencilla gracias a una interfaz de usuario en color de gran tamaño y a la posibilidad de configurar hasta nueve preajustes para la captura y distribución con un solo toque.
Productividad garantizada, tranquilidad y ahorro de costes - Los empleados siguen impresionados con la fiabilidad de los S2050 Scanner, ya que siguen el ritmo de la demanda día tras día. Los escáneres y los accesorios planos cuentan con una garantía de 3 años, mejorada por la protección del kit de cuidado. La cantidad de tiempo que se ahorra gracias a un escaneado más rápido y sin complicaciones, la práctica eliminación de los reescaneados y la reducción de la demanda de almacenamiento (gracias al menor tamaño de los archivos) contribuyen a un importante beneficio final.
Una plantilla para otros DMV/MVA
Aunque el gobierno federal ha tardado casi 15 años en aplicar por completo la Ley REAL ID, todos los estados deben cumplirla antes del 1 de octubre de 2020. A partir de esa fecha, todos los residentes de los estados y territorios tendrán que presentar una licencia/documento de identidad compatible con la ley REAL ID u otra forma aceptable de identificación (como un pasaporte o una tarjeta de pasaporte) para acceder a las instalaciones federales, incluido el embarque en aviones comerciales.
Con muchos estados todavía luchando por cumplir las directrices, la solución empleada ahora con tanto éxito por la MVA de Maryland puede servir como modelo para lograr el cumplimiento de forma rápida y extremadamente eficiente. Como señala Yankle, "Para los estados que están explorando vías para cumplir los mandatos de REAL ID y expedir licencias mejoradas, la solución de la MVA es una respuesta polifacética que puede satisfacer sus necesidades de forma rentable y productiva. Una solución que ofrece enormes beneficios para todos los implicados."
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