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A viabilidade econômica de uma região depende em grande parte da garantia de financiamento de várias fontes, como entidades públicas e privadas. Portanto, facilidades de crédito robustas são um subconjunto importante que contribui significativamente para o crescimento. Uma economia emergente prospera com o financiamento como um de seus parâmetros essenciais para sustentar o crescimento. Com uma série de empresas de diferentes escalas entrando na onda do crescimento, o Sri Lanka se deparou com a demanda de estabelecer um pool robusto de entidades de leasing para atender às necessidades de capital. Em 1980, o governo do Sri Lanka, por recomendação do Banco Mundial, decidiu estabelecer uma estrutura de financiamento na forma de leasing flexível para promover as perspectivas econômicas do país.

No Sri Lanka, o leasing é um setor em que muitas partes interessadas, inclusive o governo, desempenham um papel ativo nas operações comerciais diárias, gerando assim um volume significativo de informações relevantes para o setor e para os consumidores.

Uma renomada empresa de leasing do Sri Lanka, que atende a vários clientes, desde pessoas físicas a PMEs e empresas de primeira linha em toda a ilha, estava procurando aumentar seu desempenho operacional por meio do uso da tecnologia. Dada a dependência fundamental do setor em relação a dados e documentação, era necessária uma abordagem robusta de digitalização para acelerar as operações e permitir o funcionamento em tempo real.

A empresa precisava aprimorar as operações das filiais para melhor atender aos clientes. Como prática, a maioria das decisões comerciais em suas instalações baseia-se em documentos anexados ao sistema de gerenciamento de informações da empresa. A digitalização de documentos importantes para os serviços oferecidos aos clientes foi, portanto, uma etapa crucial em toda a cadeia de operações.

O Desafio

A empresa de leasing atende a mais de 200.000 clientes no Sri Lanka e oferece soluções e serviços em seguros, microfinanças e facilidades de crédito. Serviços como os oferecidos pela empresa exigem a manutenção de um arquivo confiável e seguro dos dados dos clientes. Com várias etapas envolvidas no processo de aprovação dos serviços comerciais prestados pela organização, a digitalização de documentos tornou-se uma tarefa fundamental nas operações seguintes:

  • Recuperação de arquivos de marketing das filiais para aprovação de facilidades de crédito (leasing/empréstimos)
  • Digitalização dos documentos de segurança da matriz para o processo de pagamento de facilidades de crédito
  • Digitalização de todos os documentos das filiais para permitir o arquivamento de todos os mandatos de depósitos fixos e poupança
  • Formulários de solicitação e outros documentos das filiais para aprovação de apólices de seguro
  • Faturas com fotografias de veículos após o reparo para qualquer processo de liquidação de sinistro de seguro

Com esse contexto, Nesse contexto, era necessário um acesso simplificado aos dados para economizar custos com fotocópias de documentos desnecessários, o que, por sua vez, aumentaria a produtividade dos negócios. Além disso, a empresa precisava de scanners de documentos que pudessem se integrar perfeitamente à solução de arquivamento de documentos existente. Era necessária uma solução inteligente de captura de documentos para aumentar a eficiência da experiência do cliente. Além disso, com vários departamentos em toda a organização, como o Fixed Deposits & Savings Department (Departamento de Depósitos Fixos e Poupança), o Branch Coordination Department (Departamento de Coordenação de Filiais), o Cooperative Management Department (Departamento de Gerenciamento de Cooperativas) e os Department Scanning Officers (Oficiais de Digitalização do Departamento) espalhados por todo o país, a empresa enfrentou o desafio de implementar scanners que pudessem acelerar o processo de digitalização, facilitar o compartilhamento de documentos internamente e permitir o mínimo de manutenção.

Solução

Com o objetivo de agilizar as operações comerciais e refinar os serviços ao cliente, a empresa decidiu implementar um mecanismo de digitalização que pudesse se fundir facilmente com o sistema de captura de documentos da empresa. Após uma pesquisa de mercado minuciosa e uma forte recomendação da DMS Software Solutions, fornecedora de sistemas de gerenciamento de informações para a empresa, a gerência estava confiante de que o scanner Kodak i2400 era o mais adequado para atender aos requisitos da empresa. Além disso, dois scanners Kodak i3200 Scanner foram implantados para digitalização em massa na sede da empresa. Em um período de quatro anos, desde que esses scanners da Kodak Alaris foram implantados, a qualidade e a facilidade de uso dos produtos provaram ser um recurso tangível para as operações comerciais. Além disso, a empresa implementou o Scanner de livros A3 SceyeX, que simplificou a digitalização de documentos encadernados, atendendo aos requisitos do departamento jurídico da empresa. Considerando os planos de expansão futuros da empresa e o foco na consolidação das operações, eles têm certeza de que os scanners da Kodak Alaris estão equipados para assumir a carga de trabalho dinâmica e fornecer resultados impressionantes.

Resultados

Depois de implantar as soluções de gerenciamento de informações da Kodak Alaris, os seguintes resultados foram alcançados:

  • Documentos relacionados a uma infinidade de processos de negócios, como aprovações e processos de pagamento de facilidades de crédito, arquivamento de todos os documentos relacionados a depósitos fixos e poupança, aprovações e reivindicações de apólices de seguro, agora estão disponíveis com o clique de um botão e a dependência de documentos em papel foi reduzida significativamente.
  • A qualidade, a durabilidade e a velocidade dos scanners aumentaram a produtividade em 90%. Os scanners de última geração da Kodak Alaris ajudaram a aumentar a eficiência do trabalho e a economizar para a empresa o custo de fotocópias de documentos desnecessários.
  • Os scanners da Kodak Alaris exigem manutenção mínima e isso permitiu que a empresa reduzisse os custos em uma margem de 40% em todas as filiais do país.
  • Depois de usar os scanners Kodak i2400 por mais de quatro anos, a empresa recentemente passou a usar os scanners Kodak i3200. Uma unidade de digitalização separada foi criada na sede da empresa, onde dois scanners i3200 foram implantados para digitalização em massa, dobrando assim a eficiência comercial dos processos de back-end.
  • A empresa está em processo de digitalização de todo o processo comercial na sede, adicionando mais departamentos e integrando-os ao Sistema de Gerenciamento de Informações geral. Isso permitirá que a organização faça uso de documentos digitalizados no funcionamento diário dos negócios, reduzindo assim o tempo necessário para extrair informações e agir sobre elas, o que levará a um desembolso mais rápido dos sinistros e a uma resolução mais rápida das dúvidas dos clientes.