Moderne Informationserfassung für Leasingunternehmen

Die wirtschaftliche Lebensfähigkeit einer Region hängt weitgehend von der Sicherung der Finanzierung aus verschiedenen Quellen wie öffentlichen und privaten Einrichtungen ab. Robuste Kreditfazilitäten sind daher ein wichtiger Teilbereich, der wesentlich zum Wachstum beiträgt. Eine aufstrebende Wirtschaft lebt von der Finanzierung als einem der entscheidenden Parameter für nachhaltiges Wachstum. Mit einer Reihe von Unternehmen unterschiedlicher Größe, die auf den Wachstumszug aufgesprungen sind, sah sich Sri Lanka mit der Forderung konfrontiert, einen soliden Pool von Leasingunternehmen aufzubauen, um den Kapitalbedarf zu decken. 1980 beschloss die Regierung Sri Lankas auf Empfehlung der Weltbank, einen Rahmen für die Finanzierung in Form von flexiblem Leasing zu schaffen, um die wirtschaftlichen Aussichten des Landes zu fördern.

In Sri Lanka ist Leasing eine Branche, in der viele Interessengruppen, einschließlich der Regierung, eine aktive Rolle im täglichen Geschäftsbetrieb spielen und dadurch eine beträchtliche Menge an für die Branche und die Verbraucher relevanten Informationen generieren.

Eine renommierte sri-lankische Leasinggesellschaft, die eine Vielzahl von Kunden - von Privatpersonen über KMU bis hin zu erstklassigen Unternehmen auf der ganzen Insel - betreut, wollte ihre operative Leistung durch den Einsatz von Technologie steigern. Da die Branche grundsätzlich auf Daten und Dokumentation angewiesen ist, war ein solider Ansatz für die Digitalisierung erforderlich, um die Abläufe zu beschleunigen und ein Funktionieren in Echtzeit zu ermöglichen.

Das Unternehmen musste die Abläufe in den Filialen verbessern, um die Kunden besser unterstützen zu können. In der Praxis basiert ein Großteil der Geschäftsentscheidungen in den Niederlassungen auf Dokumenten, die im Informationsmanagementsystem des Unternehmens hinterlegt sind. Das Scannen wichtiger Dokumente für die Dienstleistungen, die den Kunden angeboten werden, war daher ein entscheidender Schritt in der gesamten Betriebskette.

Die Herausforderung

Das Leasingunternehmen betreut mehr als 200.000 Kunden in Sri Lanka und bietet Lösungen und Dienstleistungen in den Bereichen Versicherung, Mikrofinanzierung und Kredite an. Dienstleistungen, wie sie das Unternehmen anbietet, erfordern ein zuverlässiges und sicheres Archiv der Kundendaten. Da der Genehmigungsprozess für die von der Organisation erbrachten Geschäftsdienstleistungen mehrere Schritte umfasst, wurde das Scannen von Dokumenten zu einer zentralen Aufgabe bei den folgenden Vorgängen:

• Abrufen von Marketingdateien aus den Zweigstellen für die Genehmigung von Kreditfazilitäten (Leasing/Darlehen)
• Scannen der Sicherheitsdokumente aus der Zentrale für den Auszahlungsprozess von Kreditfazilitäten
• Scannen aller Dokumente aus den Zweigstellen, um die Archivierung aller Mandate für Festgelder und Sparguthaben zu ermöglichen
• Antragsformulare und andere Dokumente aus den Zweigstellen für die Genehmigung von Versicherungspolicen
• Rechnungen mit Fotos von Fahrzeugen nach der Reparatur für den Prozess der Regulierung von Versicherungsansprüchen

In diesem Zusammenhang, war ein optimierter Datenzugriff erforderlich, um Kosten für das Fotokopieren unnötiger Dokumente zu sparen, was wiederum die Produktivität des Unternehmens steigern würde. Außerdem benötigte das Unternehmen Dokumentenscanner, die sich nahtlos in die bestehende Dokumentenarchivierungslösung integrieren ließen. Eine intelligente Lösung für die Dokumentenerfassung wurde benötigt, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Da die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, d.h. die Abteilung für Festgelder und Spareinlagen, die Abteilung für Filialkoordination, die Abteilung für Genossenschaftsmanagement und die Abteilungsscanner über das ganze Land verteilt sind, stand das Unternehmen vor der Herausforderung, Scanner zu implementieren, die den Scanprozess beschleunigen, eine einfache interne Weitergabe von Dokumenten ermöglichen und einen minimalen Wartungsaufwand mit sich bringen.

Lösung

Mit dem Ziel, die Geschäftsabläufe zu beschleunigen und den Kundenservice zu verbessern, beschloss das Unternehmen, einen Scanmechanismus zu implementieren, der sich mühelos in das Dokumentenerfassungssystem des Unternehmens integrieren ließ. Nach gründlicher Marktforschung und einer überzeugenden Empfehlung von DMS Software Solutions, einem Anbieter von Informationsmanagementsystemen für das Unternehmen, war die Geschäftsleitung davon überzeugt, dass der Kodak i2400 Scanner am besten geeignet war, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Zusätzlich wurden zwei Kodak i3200 Scanner für das Scannen großer Mengen in der Hauptgeschäftsstelle eingesetzt. In den vier Jahren seit dem Einsatz dieser Scanner von Kodak Alaris haben sich die Qualität und die Benutzerfreundlichkeit der Produkte als greifbare Ressource für den Geschäftsbetrieb erwiesen. Darüber hinaus führte das Unternehmen den SceyeX A3 Buchscanner ein, der das Scannen von gebundenen Dokumenten vereinfachte und den Anforderungen der Rechtsabteilung des Unternehmens entsprach. Angesichts der zukünftigen Expansionspläne des Unternehmens und der Konzentration auf die Konsolidierung der Geschäftsabläufe ist man sich sicher, dass die Scanner von Kodak Alaris in der Lage sind, das dynamische Arbeitsaufkommen zu bewältigen und beeindruckende Ergebnisse zu liefern.

Ergebnisse

Nach dem Einsatz der Informationsmanagement-Lösungen von Kodak Alaris wurden folgende Ergebnisse erzielt:

• Dokumente, die mit einer Vielzahl von Geschäftsprozessen in Zusammenhang stehen, wie z.B. Genehmigungen und Zahlungsvorgänge für Kreditfazilitäten, Archivierung aller Dokumente im Zusammenhang mit Festgeldern und Sparguthaben, Genehmigungen und Anträge für Versicherungspolicen, sind nun auf Knopfdruck verfügbar und die Abhängigkeit von papierbasierten Dokumenten hat sich deutlich verringert.
• Die Qualität, Langlebigkeit und Geschwindigkeit der Scanner hat die Produktivität um 90% erhöht. Die hochmodernen Scanner von Kodak Alaris trugen dazu bei, die Arbeitseffizienz zu steigern und dem Unternehmen die Kosten für das Fotokopieren unnötiger Dokumente zu ersparen.
• Scanner von Kodak Alaris erfordern einen minimalen Wartungsaufwand, wodurch das Unternehmen die Kosten in allen Niederlassungen des Landes um 40 % senken konnte.
• Nachdem das Unternehmen über vier Jahre lang Kodak i2400 Scanner eingesetzt hatte, entschied es sich vor kurzem für den Einsatz der Kodak i3200 Scanner. In der Unternehmenszentrale wurde eine separate Scan-Einheit eingerichtet, in der zwei i3200 Scanner für Massen-Scans eingesetzt wurden, wodurch die Effizienz der Back-End-Prozesse verdoppelt werden konnte.
• Das Unternehmen ist dabei, den gesamten Geschäftsprozess in der Zentrale zu digitalisieren, indem weitere Abteilungen hinzugefügt und in das allgemeine Informationsmanagement-System integriert werden. Dadurch wird das Unternehmen in der Lage sein, gescannte Dokumente im Tagesgeschäft zu nutzen und die Zeit zu verkürzen, die für die Extraktion von Informationen und deren Bearbeitung erforderlich ist, was zu einer schnelleren Auszahlung von Forderungen und einer schnelleren Beantwortung von Kundenanfragen führt.