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La viabilidad económica de una región depende en gran medida de la obtención de financiación de diversas fuentes, como entidades públicas y privadas. Unas sólidas facilidades de crédito son, por tanto, un importante subconjunto que contribuye significativamente al crecimiento. Una economía emergente se nutre de la financiación como uno de sus parámetros cruciales para sostener el crecimiento. Con una serie de empresas de diversa envergadura sumándose al carro del crecimiento, Sri Lanka se enfrentó a la demanda de establecer un sólido grupo de entidades de arrendamiento financiero para satisfacer las necesidades de capital. En 1980, el Gobierno de Sri Lanka, por recomendación del Banco Mundial, decidió establecer un marco de financiación en forma de arrendamiento financiero flexible para impulsar las perspectivas económicas del país.

En Sri Lanka, el arrendamiento financiero es un sector en el que muchas partes interesadas, incluido el Gobierno, desempeñan un papel activo en las operaciones comerciales cotidianas, generando así un importante volumen de información pertinente para el sector y los consumidores.

Una conocida empresa de leasing de Sri Lanka, que atiende a múltiples clientes, desde particulares a PYME, pasando por empresas de primer orden de toda la isla, buscaba mejorar su rendimiento operativo mediante el uso de la tecnología. Dada la dependencia fundamental del sector de los datos y la documentación, era necesario un enfoque sólido de la digitalización, para acelerar las operaciones y permitir el funcionamiento en tiempo real.

La empresa necesitaba mejorar las operaciones de las sucursales para atender mejor a los clientes. En la práctica, la mayoría de las decisiones empresariales en todas sus instalaciones se basan en documentos adjuntos al sistema de gestión de la información de la empresa. La digitalización de documentos importantes para los servicios ofrecidos a los clientes era, por tanto, un paso crucial en toda la cadena de operaciones.

El reto

La empresa de leasing atiende a más de 200.000 clientes en Sri Lanka y ofrece soluciones y servicios en materia de seguros, microfinanciación y facilidades crediticias. Servicios como los que ofrece la empresa requieren mantener un archivo fiable y seguro de los datos de los clientes. Con los múltiples pasos que conlleva el proceso de aprobación de los servicios empresariales prestados por la organización, el escaneado de documentos se convirtió en una tarea fundamental en las siguientes operaciones:

  • Recuperación de archivos de marketing de las sucursales para la aprobación de facilidades crediticias (leasing / préstamos)
  • Escaneado de los documentos de seguridad de la oficina central para el proceso de pago de facilidades crediticias
  • Escaneado de todos los documentos de las sucursales para permitir el archivo de todos los mandatos de depósitos a plazo fijo y ahorros
  • Formularios de solicitud y otros documentos de las sucursales para la aprobación de pólizas de seguros
  • Facturas con fotografías de vehículos después de la reparación para cualquier proceso de liquidación de reclamaciones de seguros

Con este contexto, se requería un acceso ágil a los datos, para ahorrar costes en fotocopias de documentos innecesarios, lo que a su vez aumentaría la productividad de la empresa. Además, la empresa necesitaba escáneres de documentos que pudieran integrarse a la perfección con la solución de archivo de documentos existente. Se necesitaba una solución inteligente de captura de documentos para aumentar la eficiencia de la experiencia del cliente. Además, con varios departamentos en la organización, es decir, el Departamento de Depósitos Fijos y Ahorros, el Departamento de Coordinación de Sucursales, el Departamento de Gestión de Cooperativas y los Responsables de Escaneado de Departamentos repartidos por todo el país, la empresa se enfrentaba al reto de implementar escáneres que pudieran acelerar el proceso de escaneado, facilitar el intercambio de documentos internamente y permitir un mantenimiento mínimo.

Solución

Con el objetivo de agilizar las operaciones comerciales y mejorar los servicios al cliente, la empresa decidió implementar un mecanismo de escaneado que pudiera fusionarse sin esfuerzo con el sistema de captura de documentos de la empresa. Tras una exhaustiva investigación de mercado y una sólida recomendación de DMS Software Solutions, un proveedor de sistemas de gestión de la información para la empresa, la dirección estaba segura de que el escáner Kodak i2400 era el más adecuado para satisfacer los requisitos de la empresa. Además, se instalaron dos escáneres Kodak i3200 para el escaneado masivo en la oficina central. En los cuatro años transcurridos desde que se instalaron estos escáneres de Kodak Alaris, la calidad y facilidad de uso de los productos han demostrado ser un recurso tangible para las operaciones empresariales. Además, la empresa implementó el escáner de libros SceyeX A3, que simplificó el escaneado de documentos encuadernados, en línea con los requisitos del departamento jurídico de la empresa. Dados los futuros planes de expansión de la empresa y su enfoque en la consolidación de las operaciones, están seguros de que los escáneres de Kodak Alaris están equipados para asumir la carga de trabajo dinámica y ofrecer resultados impresionantes.

Resultados

Después de implantar las soluciones de gestión de la información de Kodak Alaris, se consiguieron los siguientes resultados:

  • Los documentos relacionados con una plétora de procesos empresariales, como los procesos de aprobación y pago de líneas de crédito, el archivo de todos los documentos relacionados con depósitos a plazo fijo y ahorros, las aprobaciones y reclamaciones de pólizas de seguros, estaban ahora disponibles con sólo pulsar un botón y la dependencia de los documentos en papel se redujo significativamente.
  • La calidad, durabilidad y velocidad de los Scanners aumentaron la productividad en un 90%. Los escáneres de última generación de Kodak Alaris ayudaron a aumentar la eficiencia del trabajo y a ahorrar a la empresa el coste de fotocopiar documentos innecesarios.
  • Los escáneres de Kodak Alaris requieren un mantenimiento mínimo y esto ha permitido a la empresa reducir los costes en un 40% en todas las sucursales del país.
  • Después de utilizar escáneres Kodak i2400 durante más de cuatro años, la empresa se inclinó recientemente por utilizar los escáneres Kodak i3200. Se creó una unidad de escaneado independiente en la sede central de la empresa, donde se instalaron dos i3200 Scanner para el escaneado masivo, con lo que se duplicó la eficiencia empresarial de los procesos de back-end.
  • La empresa está digitalizando todo el proceso empresarial de la sede central añadiendo más departamentos e integrándolos en el sistema de gestión de la información general. Esto permitirá a la organización utilizar documentos escaneados en el funcionamiento cotidiano de la empresa, reduciendo así el tiempo necesario para extraer información y actuar en consecuencia, lo que se traducirá en un desembolso más rápido de las reclamaciones y una resolución más rápida de las consultas de los clientes.
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