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Au Sri Lanka, le crédit-bail est un secteur où de nombreuses parties prenantes, y compris le gouvernement, jouent un rôle actif dans les opérations commerciales quotidiennes, générant ainsi un volume important d'informations pertinentes pour le secteur et les consommateurs.

Une société de crédit-bail sri-lankaise de renom, qui s'adresse à une clientèle variée, allant des particuliers aux PME, en passant par les entreprises de premier ordre dans toute l'île, cherchait à stimuler ses performances opérationnelles en utilisant la technologie. Compte tenu de la dépendance fondamentale du secteur à l'égard des données et de la documentation, une approche solide de la numérisation était nécessaire pour accélérer les opérations et permettre un fonctionnement en temps réel.

L'entreprise devait améliorer les opérations de ses succursales pour mieux aider les clients. En pratique, la majorité des décisions commerciales prises dans l'ensemble de ses établissements sont basées sur des documents attachés au système de gestion de l'information de l'entreprise. La numérisation des documents importants pour les services offerts aux clients était donc une étape cruciale dans l'ensemble de la chaîne des opérations.

Le défi

La société de crédit-bail dessert plus de 200 000 clients au Sri Lanka et offre des solutions et des services dans les domaines de l'assurance, de la micro-finance et des facilités de crédit. Des services tels que ceux proposés par l'entreprise nécessitent de conserver des archives fiables et sécurisées des données des clients. Avec de nombreuses étapes impliquées dans le processus d'approbation des services commerciaux fournis par l'organisation, la numérisation des documents est devenue une tâche essentielle dans les opérations suivantes :

  • Récupération des dossiers de marketing des succursales pour l'approbation des facilités de crédit (crédit-bail / prêts)
  • Numérisation des documents de sécurité du siège pour le processus de paiement des facilités de crédit
  • Numérisation de tous les documents des succursales pour permettre l'archivage de tous les mandats de dépôts fixes et d'épargne
  • Formulaires de demande et autres documents des succursales pour l'approbation des polices d'assurance
  • Factures avec photos des véhicules après réparation pour tout processus de règlement des sinistres

Dans ce contexte, un accès rationalisé aux données était nécessaire, Dans ce contexte, il était nécessaire de rationaliser l'accès aux données afin de réduire les coûts liés à la photocopie de documents inutiles, ce qui aurait pour effet d'accroître la productivité de l'entreprise. En outre, l'entreprise avait besoin de scanners de documents pouvant s'intégrer de manière transparente à la solution d'archivage de documents existante. Une solution intelligente de capture de documents était nécessaire pour améliorer l'expérience client. En outre, avec plusieurs départements de l'organisation, à savoir le département des dépôts fixes et de l'épargne, le département de coordination des succursales, le département de gestion des coopératives et les responsables de la numérisation des départements répartis dans tout le pays, la société était confrontée au défi de mettre en œuvre des scanners capables d'accélérer le processus de numérisation, de faciliter le partage des documents en interne et de permettre une maintenance minimale.

Solution

Dans le but d'accélérer les opérations commerciales et d'affiner les services à la clientèle, la société a décidé de mettre en œuvre un mécanisme de numérisation qui pourrait fusionner sans effort avec le système de capture de documents de l'entreprise. Après une étude de marché approfondie et une forte recommandation de DMS Logiciel Solutions - un fournisseur de systèmes de gestion de l'information pour l'entreprise, la direction était convaincue que le scanner Kodak i2400 était le mieux adapté pour répondre aux exigences de l'entreprise. En outre, deux scanners Kodak i3200 ont été déployés pour la numérisation en masse au siège social. Quatre ans après le déploiement de ces scanners de Kodak Alaris, la qualité et la convivialité des produits se sont révélées être une ressource tangible pour les activités de l'entreprise. En outre, l'entreprise a mis en place le scanner de livres SceyeX A3, qui a simplifié la numérisation des documents reliés, conformément aux exigences du service juridique de l'entreprise. Compte tenu des plans d'expansion futurs de l'entreprise et de l'accent mis sur la consolidation des opérations, ils sont certains que les scanners de Kodak Alaris, sont équipés pour assumer la charge de travail dynamique et fournir des résultats impressionnants.

Résultats

Après avoir déployé les solutions de gestion de l'information de Kodak Alaris, les résultats suivants ont été obtenus:

  • Les documents liés à une pléthore de processus commerciaux ; à travers les processus d'approbation et de paiement des facilités de crédit, l'archivage de tous les documents liés aux dépôts fixes et à l'épargne, les approbations et les réclamations des polices d'assurance, étaient désormais disponibles en cliquant sur un bouton et la dépendance à l'égard des documents papier a considérablement diminué.
  • La qualité, la durabilité et la vitesse des scanners ont permis d'augmenter la productivité de 90 %. Les scanners de pointe de Kodak Alaris ont permis d'accroître l'efficacité du travail et d'éviter à l'entreprise de photocopier des documents inutiles.
  • Les scanners de Kodak Alaris nécessitent un minimum de maintenance, ce qui a permis à l'entreprise de réduire ses coûts de 40 % dans toutes les succursales du pays.
  • Après avoir utilisé les scanners Kodak i2400 pendant plus de quatre ans, l'entreprise s'est récemment tournée vers l'utilisation des scanners Kodak i3200. Une unité de numérisation distincte a été créée au siège de l'entreprise, où deux scanners i3200 ont été déployés pour la numérisation en masse, doublant ainsi l'efficacité commerciale des processus de back-end.
  • L'entreprise est en train de numériser l'ensemble du processus commercial au siège en ajoutant d'autres départements et en les intégrant dans le système global de gestion de l'information. Cela permettra à l'organisation d'utiliser des documents numérisés dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise, réduisant ainsi le temps nécessaire à l'extraction des informations et à leur traitement, ce qui accélérera le versement des indemnités et la résolution des problèmes des clients.