Situação
O bureau de serviços da Costa Oeste dos EUA, ViaTRON, processa três milhões de páginas por semana para clientes, principalmente do governo estadual, ensino superior e entretenimento, como estúdios de cinema e cassinos. Os serviços vão desde a digitalização até o gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) e muito mais.

Objetivos
Lidar com as enormes demandas de digitalização e processamento de imagens da forma mais eficiente possível, atendendo a todas as exigências de conformidade, aumentando a eficiência e sempre realizando o trabalho dentro do prazo e do orçamento.

Solução
Uma frota de Kodak Scanners da série i5000 e i4000 que são produtivos, confiáveis e capazes de viajar para capturar no local - em conjunto com Kodak Capture Pro Software da Kodak Alaris, otimizado para os fluxos de trabalho da ViaTRON.

Resultados
Os scanners (e o software) da ViaTRON da Kodak Alaris são os principais motivos de seu sucesso, crescimento e capacidade de encantar os clientes. Operando em dois ou três turnos, esses scanners comprovadamente resistentes produzem resultados todos os dias.


O presidente da ViaTRON, Geoff Erwin, elogia efusivamente a parceria de sua empresa com a Kodak Alaris. "Não teríamos sucesso sem os scanners e o Software da Kodak Alaris", diz ele. "Usamos os scanners da Kodak Alaris porque eles são potentes e funcionam em dois ou três turnos, dia e noite, às vezes. Nenhum outro scanner que experimentamos oferece a qualidade de imagem, a velocidade real e o desempenho suave de que precisamos."

Com mais de 200 funcionários, a ViaTRON Systems, Inc. vem digitalizando documentos desde 1990. Com sede em Gardena (perto de Los Angeles), CA, a ViaTRON é uma agência de serviços líder nos EUA, com instalações adicionais em Las Vegas, NV e Dallas, TX. Eles também operam "silo sites" nas instalações do cliente para captura no local, levando seus Scanners para a estrada. Erwin atribui o crescimento da empresa ao fato de ela se esforçar ao máximo pelos clientes: microgerenciamento de solicitações e mandatos, preparação meticulosa de documentos, procedimentos impecáveis de cadeia de custódia e serviços adicionais de valor agregado. "Nosso objetivo é a flexibilidade para nossos clientes", observa Erwin. "Configuraremos um processo de linha de montagem em um corredor de um cassino em Las Vegas, por exemplo, ou digitalizaremos 3.000 caixas para o Open Text em poucos dias. Nosso lema é 'Nenhuma página é deixada para trás!'"

Devotados aos scanners e ao software da Kodak Alaris

Atualmente, eles utilizam onze Kodak Scanners da série i5000, cinco Kodak Scanners da série i4000 e contam com o Kodak Software Capture Pro para digitalização, controle de qualidade e indexação. A ViaTRON processa cerca de 1.200 caixas bancárias por semana - aproximadamente três milhões de documentos. Esses documentos variam de registros de RH a faturas e cheques, de arquivos de projetos a recibos, de anotações manuscritas a cartões impressos - para clientes principalmente do governo estadual, ensino superior e entretenimento, incluindo estúdios de cinema e cassinos.

A ViaTRON também revende produtos Kodak Alaris. Se um cliente precisar realizar uma captura distribuída de menor volume, a ViaTRON recomendará um dos modelos de desktop da Kodak Alaris, como o Kodak Série S2000, citando como os recursos encontrados anteriormente apenas em Scanners de alto volume da Kodak Alaris agora são oferecidos em modelos de desktop: recursos como processamento de imagem integrado e empilhamento de saída controlado. "Também apreciamos o fato de a Kodak Alaris ajudar com unidades de empréstimo para teste", diz Erwin. "Se, por exemplo, uma faculdade quiser experimentar a digitalização em seu departamento de admissões ou em outras áreas, é um grande benefício para ela poder fazer um teste prático antes de comprar."

Demonstrando a superioridade de sua marca preferida

A organização de Erwin não apenas acredita nos produtos da Kodak Alaris, como também valida esse desempenho continuamente. "Como somos um participante importante no mundo dos birôs de serviços, outros fabricantes nos fornecem regularmente scanners para teste", observa Erwin. "E todas as vezes, até o momento, esses scanners da concorrência foram considerados insuficientes e não estavam à altura dos padrões de alto desempenho que nossas unidades Kodak Alaris oferecem."

Erwin cita vários motivos pelos quais os scanners da Kodak Alaris oferecem consistentemente mais. "Primeiro, sua capacidade de aceitar tudo o que carregamos neles em termos de tamanhos e espessuras variados", diz Erwin. "É necessário menos pré-classificação, o que economiza muito tempo." Os scanners concorrentes podem vencer a corrida estatística de velocidade e alimentação no papel, mas não o fazem em condições reais. Como diz Erwin, "sair do PPM anunciado é inútil se não houver mecanismos para evitar atolamentos, alimentações duplas e outros problemas". Quando os operadores precisam interromper continuamente os fluxos de trabalho, abrir os scanners e limpar o papel, a produtividade sofre significativamente.

"Com nossos scanners da Kodak Alaris, essas interrupções são muito raras", diz Erwin. "E eles são os únicos scanners que já usamos em que podemos ativar vários recursos de aprimoramento de imagem e ainda manter as velocidades nominais." Esse é outro fator crítico para a ViaTRON, pois a excelente qualidade de imagem e a precisão proporcionadas pela tecnologia Perfect Page da Kodak Alaris são essenciais nas imagens digitalizadas que eles fornecem aos clientes, especialmente quando o projeto exige OCR zonal e leitura de código de barras.

Como parceira da Kodak Alaris, a ViaTRON também participou do desenvolvimento e da evolução de produtos, incluindo o Capture Pro Software. "Nossos engenheiros e especialistas trabalham em estreita colaboração com os desenvolvedores da Kodak Alaris, por isso tivemos participação direta na evolução do programa, como, por exemplo, na forma como os lotes são abertos e manuseados", cita Erwin. "Com outros fabricantes, falamos com gerentes de produtos, não com engenheiros, e às vezes as ideias se perdem ou ficam confusas na tradução."

Fazendo as contas para obter economias significativas

Recentemente, a ViaTRON digitalizou 19.000 caixas de arquivos de processos para um Tribunal Superior na Califórnia. A qualidade dos documentos variava de ruim a excelente, incluindo fotocópias de documentos de identidade e páginas de segunda geração. Os funcionários gastaram cerca de uma hora e meia digitalizando cada caixa, pois se tratava de arquivos complicados.

Usando a digitalização de fluxo duplo, habilitada pelo Capture Pro Software, as imagens coloridas e em preto e branco foram capturadas em uma única digitalização, economizando muito tempo do operador. Sem os recursos de fluxo duplo, as páginas separadoras precisariam ser inseridas - e posteriormente removidas - para identificar as páginas/seções coloridas e em preto e branco. As imagens também poderiam ser revisadas durante o processo de CQ, permitindo que os operadores selecionassem imagens coloridas para obter a melhor qualidade, quando apropriado. Viatron Savings

Fazendo as contas: 1,5 hora por caixa vezes 19.000 caixas é igual a 28.500 horas no total. Se a digitalização de fluxo duplo não fosse usada, a ViaTRON estima que seria necessária mais meia hora de preparação de documentos para cada caixa, além do tempo necessário para os processos de folha separadora. Essas 0,5 horas/caixa totalizam 9.500 horas adicionais. 9.500 x US$ 20 por hora equivalem a US$ 190.000 em economia. E isso não inclui os 0,01 centavos de custo de compra e impressão por folha separadora. Com base em cerca de 50 folhas por caixa, foram obtidos outros US$ 9.500 em economia. Tudo isso graças à capacidade de fluxo duplo da Kodak Alaris.

A parceria tem suas recompensas

"Trabalhar tão de perto com a Kodak Alaris e ter informações sobre aprimoramentos e desenvolvimento de produtos é uma grande vantagem para nós", diz Erwin. "Seu pessoal, seus produtos e o serviço que está sempre presente... todos esses são aspectos do que é, para nós, um relacionamento ideal. A Kodak Alaris incorpora a verdadeira parceria de muitas maneiras significativas. Eles são um dos principais motivos pelos quais continuamos a ganhar contratos, ter sucesso e expandir a ViaTRON. Não poderíamos estar mais felizes com o profissionalismo e o desempenho da Kodak Alaris."

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