Situation
Das Dienstleistungsunternehmen ViaTRON an der Westküste verarbeitet wöchentlich drei Millionen Seiten für Kunden, die hauptsächlich in der staatlichen Verwaltung, im Hochschulwesen und in der Unterhaltungsbranche - wie Filmstudios und Kasinos - tätig sind. Die Dienstleistungen reichen vom Scannen bis zum Enterprise Content Management (ECM) und darüber hinaus.

Ziele
Die enormen Anforderungen an das Scannen und die Bildverarbeitung so effizient wie möglich zu bewältigen, dabei alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die Effizienz zu steigern und die Arbeit immer pünktlich und im Rahmen des Budgets zu erledigen.

Lösung
Eine Flotte von Kodak i5000 und i4000 Scannerserien, die produktiv und zuverlässig sind und auch unterwegs für die Erfassung vor Ort eingesetzt werden können - in Verbindung mit Kodak Capture Pro Software von Kodak Alaris, optimiert für ViaTRONs Arbeitsabläufe.

Ergebnisse
ViaTRONs Scanner (und Software) von Kodak Alaris sind einer der Hauptgründe für den Erfolg, das Wachstum und die Fähigkeit, Kunden zu begeistern. Im Zwei- oder Dreischichtbetrieb liefern diese bewährten Hochleistungsscanner jeden Tag ihre Leistung.


ViaTRON-Präsident Geoff Erwin lobt die Partnerschaft seines Unternehmens mit Kodak Alaris überschwänglich. "Ohne Scanner und Software von Kodak Alaris wären wir nicht erfolgreich", sagt er. "Wir verwenden Scanner von Kodak Alaris, weil sie Arbeitstiere sind, die in zwei bis drei Schichten, manchmal den ganzen Tag und die ganze Nacht, arbeiten. Kein anderer Scanner, den wir ausprobiert haben, bietet die Bildqualität, die echten Geschwindigkeiten und die reibungslose Leistung, die wir brauchen."

Mit über 200 Mitarbeitern scannt ViaTRON Systems, Inc. seit 1990 Dokumente. Mit Hauptsitz in Gardena (nahe Los Angeles), CA, ist ViaTRON ein führendes US-Servicebüro mit weiteren Einrichtungen in Las Vegas, NV und Dallas, TX. Darüber hinaus betreibt ViaTRON Silo-Standorte" in den Einrichtungen seiner Kunden, um die Dokumente vor Ort zu erfassen, und nimmt seine Scanner mit auf Reisen. Erwin führt das Wachstum des Unternehmens darauf zurück, dass man sich für die Kunden besonders ins Zeug legt: Mikromanagement von Anfragen und Aufträgen, sorgfältige Dokumentenvorbereitung, einwandfreie Chain-of-Custody-Verfahren und zusätzliche Mehrwertdienste. "Bei uns dreht sich alles um die Flexibilität für unsere Kunden", so Erwin. "Wir richten zum Beispiel einen Fließbandprozess in einem Flur eines Casinos in Las Vegas ein oder scannen innerhalb weniger Tage 3.000 Kartons in Open Text. Unser Motto lautet: 'Keine Seite bleibt zurück!'"

Das Unternehmen setzt auf Scanner und Software von Kodak Alaris

Heute sind elf Kodak Scanner der i5000 Serie und fünf Kodak Scanner der i4000 Serie im Einsatz und verlassen sich auf die Kodak Capture Pro Software für das Scannen, die Qualitätskontrolle und die Indexierung. ViaTRON verarbeitet etwa 1.200 Bankkartons pro Woche - etwa drei Millionen Dokumente. Diese reichen von Personalakten über Rechnungen und Schecks, Projektdateien und Quittungen bis hin zu handschriftlichen Notizen und Visitenkarten - vor allem für Kunden aus der staatlichen Verwaltung, dem Hochschulwesen und der Unterhaltungsbranche, einschließlich Filmstudios und Kasinos.

ViaTRON vertreibt auch Kodak Alaris Produkte. Wenn ein Kunde ein geringeres Volumen an verteilter Erfassung benötigt, empfiehlt ViaTRON eines der Desktop-Modelle von Kodak Alaris, wie z.B. die Kodak S2000 Scannerserie, und verweist darauf, dass Funktionen, die bisher nur bei den hochvolumigen Scannern von Kodak Alaris zu finden waren, nun auch bei den Desktop-Modellen angeboten werden: Funktionen wie integrierte Bildverarbeitung und kontrolliertes Stapeln der Ausgabe. "Wir schätzen auch, dass Kodak Alaris uns mit Leihgeräten für Testzwecke unterstützt", sagt Erwin. "Wenn zum Beispiel eine Hochschule das Scannen in ihrer Zulassungsabteilung oder in anderen Bereichen ausprobieren möchte, ist es für sie ein großer Vorteil, wenn sie es vor dem Kauf in der Praxis testen können."

Die Überlegenheit ihrer bevorzugten Marke demonstrieren

Erwins Unternehmen glaubt nicht nur an die Produkte von Kodak Alaris, sondern bestätigt diese Leistung auch kontinuierlich. "Da wir ein bedeutender Akteur in der Welt der Servicebüros sind, stellen uns andere Hersteller regelmäßig Scanner zum Testen zur Verfügung", so Erwin. "Und bisher hat sich jedes Mal herausgestellt, dass diese konkurrierenden Scanner zu wünschen übrig lassen und nicht den Hochleistungsstandards entsprechen, die unsere Kodak Alaris Geräte bieten."

Erwin nennt eine Reihe von Gründen, warum Scanner von Kodak Alaris durchweg mehr bieten. "Erstens können sie alles verarbeiten, was wir in Form von unterschiedlichen Größen und Dicken einlegen", sagt Erwin. "Es ist weniger Vorsortierung erforderlich, was eine echte Zeitersparnis bedeutet. Konkurrierende Scanner mögen zwar auf dem Papier in Bezug auf Einzug und Geschwindigkeit die Nase vorn haben, aber unter realen Bedingungen können sie nicht mithalten. Erwin sagt: "Die angekündigte PPM ist nutzlos, wenn die Mechanismen nicht vorhanden sind, um Staus, doppelte Zuführungen und andere Probleme zu verhindern." Wenn Bediener ständig Arbeitsabläufe unterbrechen, Scanner öffnen und Papier wegräumen müssen, leidet die Produktivität erheblich.

"Mit unseren Scannern von Kodak Alaris sind diese Unterbrechungen sehr selten", sagt Erwin. "Und sie sind die einzigen Scanner, die wir je eingesetzt haben, bei denen wir mehrere Bildverbesserungsfunktionen aktivieren können und trotzdem die Nenngeschwindigkeit beibehalten." Dies ist ein weiterer entscheidender Faktor für ViaTRON, da die hervorragende Bildqualität und Genauigkeit, die die Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie von Kodak Alaris liefert, für die gescannten Bilder, die sie ihren Kunden zur Verfügung stellen, von entscheidender Bedeutung sind, insbesondere wenn das Projekt eine zonale OCR und Barcode-Lesung erfordert.

Als Kodak Alaris Partner hat ViaTRON auch an der Entwicklung und Weiterentwicklung von Produkten, einschließlich der Capture Pro Software, teilgenommen. "Unsere Ingenieure und Experten arbeiten eng mit den Entwicklern von Kodak Alaris zusammen, so dass wir direkten Einfluss auf die Weiterentwicklung des Programms haben, z.B. auf die Art und Weise, wie Stapel geöffnet und gehandhabt werden", führt Erwin an. "Bei anderen Herstellern haben wir mit Produktmanagern und nicht mit Ingenieuren gesprochen, und manchmal gehen Ideen bei der Übersetzung verloren oder werden durcheinander gebracht."

Die Rechnung für erhebliche Einsparungen

Kürzlich scannte ViaTRON 19.000 Kisten mit Fallakten für ein Gericht in Kalifornien. Die Qualität der Dokumente reichte von schlecht bis ausgezeichnet, darunter Fotokopien von Ausweisen und Seiten der zweiten Generation. Die Mitarbeiter verbrachten etwa 1,5 Stunden mit dem Scannen jedes Kartons, da es sich um komplizierte Akten handelte.

Durch das von der Capture Pro Software ermöglichte Dual-Stream-Scannen wurden Farb- und Schwarz-Weiß-Bilder in einem einzigen Scanvorgang erfasst, was dem Bediener viel Zeit sparte. Ohne Dual-Stream-Funktionen müssten Trennseiten eingefügt - und später wieder entfernt - werden, um Farb- und Schwarzweißseiten/-abschnitte zu identifizieren. Die Bilder könnten auch während des Qualitätskontrollprozesses überprüft werden, so dass die Bediener gegebenenfalls Farbbilder für die beste Qualität auswählen könnten. Viatron Savings

Rechnet man nach: 1,5 Stunden pro Kiste mal 19.000 Kisten ergibt 28.500 Gesamtstunden. Wenn das Dual-Stream-Scannen nicht eingesetzt würde, schätzt ViaTRON, dass für jeden Karton eine zusätzliche halbe Stunde für die Dokumentenvorbereitung erforderlich wäre, zusammen mit der Zeit, die für die Trennblattprozesse benötigt wird. Diese 0,5 Stunden pro Kiste summieren sich zu zusätzlichen 9.500 Stunden. 9.500 x 20 Dollar pro Stunde ergibt 190.000 Dollar an Einsparungen. Und dabei sind die 0,01 Cent Einkaufs- und Druckkosten pro Trennblatt noch nicht eingerechnet. Auf der Grundlage von etwa 50 Blättern pro Karton wurden weitere 9.500 Dollar an Einsparungen erzielt. All dies dank der Dual-Stream-Fähigkeit von Kodak Alaris.

Partnerschaft zahlt sich aus

"Die enge Zusammenarbeit mit Kodak Alaris und die Möglichkeit, an Produktverbesserungen und -entwicklungen mitzuwirken, ist ein großes Plus für uns", sagt Erwin. "Die Mitarbeiter, die Produkte und der Service, der immer da ist - all das sind Aspekte, die für uns eine ideale Beziehung ausmachen. Kodak Alaris verkörpert echte Partnerschaft in vielerlei Hinsicht. Sie sind ein wichtiger Grund dafür, dass wir bei ViaTRON weiterhin Aufträge erhalten, erfolgreich sind und expandieren. Wir könnten mit der Professionalität und der Leistung von Kodak Alaris nicht zufriedener sein."

Wollen Sie mehr Erfolgsgeschichten wie diese sehen?

Besuchen Sie die Fallstudien-Seite in unserem Insights-Bereich, um mehr zu lesen.

© 2020 Kodak Alaris Inc. TM/MC/MR: Alaris Alle verwendeten Marken und Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Die Marke Kodak und die Aufmachung werden unter Lizenz von Eastman Kodak Company verwendet.