Situation
Le bureau de services ViaTRON de la côte ouest traite trois millions de pages par semaine pour des clients issus principalement de l'administration publique, de l'enseignement supérieur et du secteur du divertissement, tels que les studios de cinéma et les casinos. Les services vont de la numérisation à la gestion de contenu d'entreprise (ECM) et au-delà.

Objectifs
Gérer les énormes demandes de numérisation et de traitement d'images aussi efficacement que possible, tout en répondant à toutes les exigences de conformité, en augmentant l'efficacité et en réalisant toujours le travail à temps et en respectant le budget.

Solution
Une flotte d'appareils Kodak i5000 et i4000 Series Scanners qui sont productifs, fiables et capables de se déplacer pour la capture sur site - associée à Kodak Logiciel Capture Pro de Kodak Alaris, optimisé pour les flux de travail de ViaTRON.

Résultats
Les scanners (et le logiciel) de Kodak Alaris de ViaTRON sont les principales raisons de son succès, de sa croissance et de sa capacité à ravir ses clients. Avec deux ou trois équipes, ces scanners robustes et éprouvés fonctionnent tous les jours.


Le président de ViaTRON, Geoff Erwin, ne tarit pas d'éloges sur le partenariat de son entreprise avec Kodak Alaris. "Nous ne réussirions pas sans les scanners et les logiciels de Kodak Alaris", déclare-t-il. "Nous utilisons les scanners de Kodak Alaris parce que ce sont des bêtes de somme qui fonctionnent avec deux ou trois équipes, parfois toute la journée et la nuit. Aucun autre scanner que nous avons essayé n'offre la qualité d'image, les vitesses réelles et les performances fluides dont nous avons besoin."

Avec plus de 200 employés, ViaTRON Systems, Inc. numérise des documents depuis 1990. Basé à Gardena (près de Los Angeles), en Californie, ViaTRON est un bureau de service américain de premier plan qui dispose d'installations supplémentaires à Las Vegas (NV) et à Dallas (TX). L'entreprise exploite également des "sites silos" dans les locaux de ses clients pour la capture sur place, en transportant ses scanners sur la route. Erwin attribue la croissance de l'entreprise au fait qu'elle se surpasse pour ses clients : microgestion des demandes et des mandats, préparation méticuleuse des documents, procédures de chaîne de possession sans faille et services supplémentaires à valeur ajoutée. "Nous misons sur la flexibilité pour nos clients", souligne M. Erwin. "Nous pouvons par exemple mettre en place une chaîne de montage dans un couloir d'un casino de Las Vegas ou numériser 3 000 boîtes dans Open Text en l'espace de quelques jours. Notre devise est 'Aucune page n'est oubliée' !"

Dévouement aux scanners et aux logiciels de Kodak Alaris

Aujourd'hui, ils utilisent onze Kodak Série Scanners i5000, cinq Kodak Série i4000, et s'appuient sur le Kodak Logiciel Capture Pro pour la numérisation, le contrôle de la qualité et l'indexation. ViaTRON traite environ 1 200 boîtes bancaires par semaine, soit environ trois millions de documents. Ces documents vont des dossiers des ressources humaines aux factures et aux chèques, des dossiers de projet aux reçus, des notes manuscrites aux cartes papier - pour des clients qui travaillent principalement dans l'administration publique, l'enseignement supérieur et le divertissement, y compris les studios de cinéma et les casinos.

ViaTRON revend également les produits Kodak Alaris. Si un client a besoin d'effectuer une capture distribuée à plus faible volume, ViaTRON lui recommandera l'un des modèles de bureau de Kodak Alaris, tels que la Kodak Série S2000, en citant la façon dont les fonctions que l'on ne trouvait auparavant que sur les scanners à haut volume de Kodak Alaris sont désormais proposées sur les modèles de bureau : des capacités telles que le traitement d'image embarqué et l'empilage contrôlé des sorties. "Nous apprécions également l'aide apportée par Kodak Alaris en ce qui concerne les unités de prêt pour les essais", déclare Erwin. "Si, par exemple, un établissement d'enseignement supérieur souhaite tester la numérisation dans son service des admissions ou dans d'autres domaines, il est très avantageux pour lui de pouvoir faire un essai pratique avant d'acheter."

Démontrer la supériorité de sa marque préférée

L'organisation d'Erwin ne se contente pas de croire aux produits de Kodak Alaris, elle valide cette performance en permanence. "Comme nous sommes un acteur important dans le monde des bureaux de services, d'autres fabricants nous fournissent régulièrement des scanners à tester", note Erwin. "Et à chaque fois, jusqu'à présent, ces scanners concurrents se sont révélés défaillants et ne pas atteindre les normes de haute performance qu'offrent nos unités Kodak Alaris."

Erwin cite un certain nombre de raisons pour lesquelles les scanners de Kodak Alaris en offrent toujours plus. "Tout d'abord, leur capacité à prendre en charge tout ce que nous leur demandons en termes de tailles et d'épaisseurs variables", explique Erwin. "Il y a moins de tri préalable à effectuer, ce qui représente un véritable gain de temps. Les scanners concurrents peuvent gagner la course statistique aux alimentations et aux vitesses sur le papier, mais ils ne s'imposent pas dans les conditions réelles. Comme le dit Erwin, "sortir du PPM annoncé est inutile si les mécanismes ne sont pas là pour empêcher les bourrages, les doubles alimentations et d'autres problèmes". Lorsque les opérateurs doivent continuellement interrompre les flux de travail, ouvrir les scanners et dégager le papier, la productivité en pâtit considérablement.

"Avec nos scanners de Kodak Alaris, ces interruptions sont très rares", affirme Erwin. "Et ce sont les seuls scanners que nous ayons jamais utilisés où nous pouvons activer plusieurs fonctions d'amélioration de l'image tout en maintenant les vitesses nominales." Il s'agit là d'un autre facteur essentiel pour ViaTRON, car la superbe qualité d'image et la précision fournies par la technologie Perfect Page de Kodak Alaris sont essentielles dans les images numérisées qu'ils fournissent aux clients, en particulier lorsque le projet exige une OCR par zone et une lecture de codes-barres.

En tant que partenaire de Kodak Alaris, ViaTRON a également participé au développement et à l'évolution des produits, notamment le logiciel Capture Pro. "Nos ingénieurs et experts travaillent en étroite collaboration avec les développeurs de Kodak Alaris, ce qui nous a permis de contribuer directement à l'évolution du programme, notamment en ce qui concerne la façon dont les lots sont ouverts et traités", cite Erwin. "Avec d'autres fabricants, nous avons parlé avec des chefs de produit, pas avec des ingénieurs, et parfois les idées se perdent ou s'embrouillent dans la traduction."

Faire le calcul pour des économies significatives

Récemment, ViaTRON a numérisé 19 000 boîtes de dossiers pour une Cour supérieure de Californie. La qualité des documents allait de médiocre à excellente, y compris des photocopies de pièces d'identité et des pages de deuxième génération. Les employés ont passé environ 1,5 heure à numériser chaque boîte, car il s'agissait de dossiers complexes.

En utilisant la numérisation à double flux, activée par le Logiciel Capture Pro, les images couleur et noir et blanc ont été capturées en une seule numérisation, ce qui a permis à l'opérateur d'économiser beaucoup de temps. Sans les capacités de double flux, des pages de séparation auraient dû être insérées - et plus tard retirées - pour identifier les pages/sections en couleur et en noir et blanc. Les images pourraient également être examinées au cours du processus de contrôle de qualité, ce qui permettrait aux opérateurs de sélectionner les images couleur pour obtenir la meilleure qualité possible. Viatron Savings

Faites le calcul : 1,5 heure par boîte multipliée par 19 000 boîtes équivaut à 28 500 heures au total. Si la numérisation à double flux n'était pas utilisée, ViaTRON estime qu'une demi-heure supplémentaire de préparation des documents serait nécessaire pour chaque boîte, en plus du temps requis pour les processus de feuille de séparation. Ces 0,5 heure par boîte représentent 9 500 heures supplémentaires. 9 500 x 20 dollars de l'heure, cela représente 190 000 dollars d'économies. Et c'est sans compter le coût d'achat et d'impression de 0,01¢ par feuille séparatrice. Sur la base d'environ 50 feuilles par boîte, 9 500 dollars d'économies supplémentaires ont été réalisés. Tout cela grâce à la capacité de double flux de Kodak Alaris.

Le partenariat porte ses fruits

"Travailler en étroite collaboration avec Kodak Alaris et participer à l'amélioration et au développement des produits est un atout majeur pour nous", déclare Erwin. "Le personnel, les produits et le service toujours présent sont autant d'aspects de ce qui constitue, pour nous, une relation idéale. Kodak Alaris incarne un véritable partenariat à bien des égards. C'est en grande partie grâce à eux que ViaTRON continue à remporter des contrats, à réussir et à se développer. Nous ne pourrions être plus satisfaits du professionnalisme et des performances de Kodak Alaris."

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