Situación
La oficina de servicios de la costa oeste ViaTRON procesa tres millones de páginas a la semana para clientes principalmente de la administración pública, la educación superior y el ocio, como estudios de cine y casinos. Los servicios abarcan desde el escaneado hasta la gestión de contenidos empresariales (ECM) y mucho más.

Objetivos
Gestionar las enormes demandas de escaneado y procesamiento de imágenes de la forma más eficiente posible, cumpliendo al mismo tiempo todas las exigencias de conformidad, aumentando la eficiencia y realizando siempre el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.

Solución
Una flota de Escaneres Serie i5000 e i4000 de Kodak que son productivos, fiables y capaces de desplazarse para realizar capturas in situ, junto con Kodak Capture Pro Software de Kodak Alaris, optimizado para los flujos de trabajo de ViaTRON.

Resultados

Los escáneres (y el software) de Kodak Alaris de ViaTRON son las principales razones de su éxito, crecimiento y capacidad para satisfacer a sus clientes. Funcionando en dos o tres turnos, estos escáneres probados de alta resistencia dan resultados cada día.


El Presidente de ViaTRON, Geoff Erwin, elogia efusivamente la asociación de su empresa con Kodak Alaris. "No tendríamos éxito sin los escáneres y el Software de Kodak Alaris", afirma. "Utilizamos escáneres de Kodak Alaris porque son caballos de batalla que trabajan en dos o tres turnos, a veces todo el día y toda la noche. Ningún otro escáner que hayamos probado ofrece la calidad de imagen, la velocidad real y el rendimiento fluido que necesitamos"

Con más de 200 empleados, ViaTRON Systems, Inc. lleva escaneando documentos desde 1990. Con sede en Gardena (cerca de Los Ángeles), CA, ViaTRON es una de las principales empresas de servicios de EE.UU., con instalaciones adicionales en Las Vegas, NV y Dallas, TX. También operan "silos" en las instalaciones de los clientes para la captura in situ, llevando sus escáneres de viaje. Erwin atribuye el crecimiento de la empresa a que hace todo lo posible por sus clientes: microgestión de solicitudes y mandatos, preparación meticulosa de documentos, procedimientos impecables de cadena de custodia y servicios adicionales de valor añadido. "Para nuestros clientes, lo más importante es la flexibilidad", afirma Erwin. "Por ejemplo, podemos montar una cadena de montaje en un pasillo de un casino de Las Vegas o escanear 3.000 cajas en Open Text en pocos días. Nuestro lema es "¡Que no quede ninguna página atrás!"

Dedicados a los escáneres y al software de Kodak Alaris

Actualmente, utilizan once Escáneres Kodak Serie i5000, cinco Escáneres Kodak Serie i4000, y confían en Kodak Capture Pro Software para el escaneado, el control de calidad y la indexación. ViaTRON procesa unas 1.200 cajas semanales, aproximadamente tres millones de documentos. Estos documentos abarcan desde registros de RR.HH. hasta facturas y cheques, archivos de proyectos, recibos, notas escritas a mano y tarjetas impresas, para clientes principalmente de la administración pública, la enseñanza superior y el ocio, incluidos estudios de cine y casinos.

ViaTRON también distribuye productos Kodak Alaris. Si un cliente necesita realizar una captura distribuida de menor volumen, ViaTRON le recomendará uno de los modelos de sobremesa de Kodak Alaris, como el Kodak Serie S2000, citando cómo las características que antes sólo se encontraban en los escáneres de gran volumen de Kodak Alaris se ofrecen ahora en los modelos de sobremesa: capacidades como el procesamiento de imágenes integrado y el apilamiento de salida controlado. "También apreciamos la ayuda de Kodak Alaris con unidades de préstamo para pruebas", dice Erwin. "Si, por ejemplo, una universidad quiere probar el escaneado en su departamento de admisiones o en otras áreas, es una gran ventaja para ellos poder hacer una prueba práctica antes de comprar."

Demostrando la superioridad de su marca preferida

La organización de Erwin no sólo cree en los productos de Kodak Alaris, sino que valida este rendimiento continuamente. "Como somos un actor importante en el mundo de las oficinas de servicios, otros fabricantes nos proporcionan regularmente escáneres para que los probemos", señala Erwin. "Y en todas las ocasiones, hasta ahora, estos escáneres de la competencia han resultado ser deficientes y no han estado a la altura de los estándares de alto rendimiento que ofrecen nuestras unidades Kodak Alaris."

Erwin cita una serie de razones por las que los escáneres de Kodak Alaris siempre ofrecen más. "En primer lugar, su capacidad para aceptar cualquier cosa que carguemos en ellos en términos de tamaños y grosores variables", afirma Erwin. "Se necesita menos preclasificación, lo que supone un verdadero ahorro de tiempo". Los escáneres de la competencia pueden ganar la carrera estadística de alimentación y velocidad sobre el papel, pero no lo hacen en condiciones reales. Como dice Erwin, "Salirse de los PPM anunciados no sirve de nada si no existen los mecanismos necesarios para evitar atascos, dobles alimentaciones y otros problemas". Cuando los operarios deben detener continuamente los flujos de trabajo, abrir los escáneres y retirar el papel, la productividad se resiente considerablemente.

"Con nuestros escáneres de Kodak Alaris, estas interrupciones son muy poco frecuentes", afirma Erwin. "Y son los únicos escáneres que hemos utilizado en los que podemos activar múltiples funciones de mejora de la imagen y seguir manteniendo las velocidades nominales". Este es otro factor crítico para ViaTRON, ya que la magnífica calidad de imagen y la precisión que ofrece la Tecnología Perfect Page de Kodak Alaris son esenciales en las imágenes escaneadas que proporcionan a los clientes, especialmente cuando el proyecto exige OCR zonal y lectura de códigos de barras.

Como socio de Kodak Alaris, ViaTRON también ha participado en el desarrollo y evolución de productos, incluido Capture Pro Software. "Nuestros ingenieros y expertos trabajan en estrecha colaboración con los desarrolladores de Kodak Alaris, por lo que hemos tenido una aportación directa en la evolución del programa, como la forma de abrir y manejar los lotes", cita Erwin. "Con otros fabricantes hemos hablado con gerentes de producto, no con ingenieros, y a veces las ideas se pierden o se confunden en la traducción."

Haciendo cuentas para ahorros significativos

Recientemente, ViaTRON escaneó 19,000 cajas de archivos de casos para una Corte Superior en California. La calidad de los documentos variaba de pobre a excelente, incluyendo fotocopias de documentos de identidad y páginas de segunda generación. Los empleados emplearon cerca de 1.5 horas escaneando cada caja, ya que estos eran archivos complicados.

Usando el escaneo de doble flujo, habilitado por el Capture Pro Software, las imágenes en color y blanco y negro fueron capturadas en un solo escaneo, ahorrando una gran cantidad de tiempo al operador. Sin la función de doble flujo, era necesario insertar páginas separadoras (y retirarlas posteriormente) para identificar las páginas o secciones en color y en blanco y negro. Las imágenes también podrían revisarse durante el proceso de control de calidad, lo que permitiría a los operarios seleccionar imágenes en color para obtener la mejor calidad cuando fuera necesario. Viatron Savings

Haciendo cuentas: 1,5 horas por caja multiplicado por 19.000 cajas equivale a 28.500 horas en total. Si no se utilizara el escaneado de doble flujo, ViaTRON estima que se necesitaría media hora adicional de preparación de documentos por caja, junto con el tiempo necesario para los procesos de hoja separadora. Estas 0,5 horas/caja suman 9.500 horas adicionales. 9.500 x 20 dólares por hora equivalen a 190.000 dólares de ahorro. Y eso sin incluir los 0,01 céntimos de coste de compra e impresión por hoja separadora. Sobre la base de unas 50 hojas por caja, se obtuvieron otros 9.500 dólares de ahorro. Todo ello gracias a la capacidad de doble flujo de Kodak Alaris.

La colaboración tiene sus recompensas

"Trabajar tan estrechamente con Kodak Alaris y participar en la mejora y el desarrollo de productos es una gran ventaja para nosotros", afirma Erwin. Su personal, sus productos y un servicio que siempre está ahí... todos estos son aspectos de lo que es, para nosotros, una relación ideal". Kodak Alaris encarna la verdadera colaboración de muchas maneras significativas. Es una de las principales razones por las que ViaTRON sigue ganando contratos, triunfando y expandiéndose. No podríamos estar más contentos con la profesionalidad y el rendimiento de Kodak Alaris."

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