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Como parte de uma estratégia digital de todo o governo que visa usar a tecnologia para melhorar ainda mais os serviços públicos da Ilha de Man, o Noble's Hospital estabeleceu uma meta para eliminar os registros em papel até o final de 2018. O projeto 'Digital Future' envolveu a digitalização de todo o arquivo de registros médicos do hospital de 20 enfermarias e 314 leitos - cerca de 90.000 registros - bem como a realização de digitalizações diárias contínuas à medida que novas anotações clínicas eram criadas, para aumentar a eficiência e oferecer um atendimento aprimorado a todos os pacientes.

Desafio

A digitalização e a digitalização de toda a biblioteca de registros médicos formaram o início da jornada de transformação digital do Noble's Hospital. O diretor de informações clínicas, Dr. Gregor Peden, disse que o projeto teve dois fatores importantes. "Estávamos usando os registros digitais como a pedra angular do restante da estratégia Digital Future, portanto, precisávamos de algum tipo de repositório digital para alimentar todos os nossos outros projetos."

Ele acrescentou: "Todos os nossos projetos produziam informações digitais em vez de papel e precisávamos de algum lugar para armazená-las, portanto, achamos que o melhor lugar para começar seria digitalizar os registros médicos e, em seguida, colocar todo o resto nesse registro."

Os 90.000 registros médicos mantidos em pastas de papel ocupavam um espaço de armazenamento cada vez maior, o que foi o outro motivador da mudança. O Dr. Peden explicou: "Nós tínhamos literalmente ficado sem espaço físico, a biblioteca de registros estava cheia e já tínhamos expandido para um Portakabin nos fundos do hospital. Era preciso construir outro lugar para armazenar papel ou investir na digitalização dessas informações, liberar o espaço e devolvê-lo ao hospital para ser reaproveitado."

Solução

A Kodak Alaris parceira da MISL, uma provedora líder de bureau e BPO, venceu a licitação para digitalizar todo o arquivo de registros médicos. Como todos os registros tinham que permanecer prontamente acessíveis aos médicos durante todo o ciclo de vida do projeto, eles tinham que permanecer na ilha. Para atender a esse requisito, a MISL nomeou o revendedor da Kodak Alaris Manx BusinessSolutions para gerenciar o programa de digitalização retroativa.

A MISL especificou Kodak i5850S Production Scanners e o Kodak Capture Pro Software, que converte rapidamente lotes de papel em imagens de alta qualidade, para realizar a digitalização em massa de todos os arquivos legados. Kodak i3400 Scanner foram fornecidos para realizar a digitalização diária no local.

A primeira etapa foi realizar uma implantação inicial controlada como piloto. O hospital optou por digitalizar primeiro os registros da maternidade, pois eles são separados dos registros médicos gerais. "Adotamos essa abordagem para que, se houvesse algum problema, ele ficasse restrito a uma área", explicou o Dr. Peden, acrescentando: "

Quando o projeto entrou em operação, o Noble's Hospital usou os registros ambulatoriais como ponto de partida. A equipe de registros médicos retirou todos os registros dos pacientes seis dias antes de suas consultas clínicas, que foram encaixotados e coletados pela Manx Business Solutions para serem digitalizados, de modo que, quando os pacientes compareceram às consultas, os registros eram digitais. "Tomamos a decisão de extrair os registros com uma semana de antecedência, em vez de alguns dias, para apoiar nosso programa de treinamento. Pudemos treinar os consultores em suas clínicas reais, permitindo que eles analisassem os registros que seriam examinados na clínica naquela semana, em vez de arquivos fictícios", disse o Dr. Peden.

A digitalização do dia seguinte foi realizada paralelamente na empresa. A equipe de registros médicos foi treinada para usar o equipamento e, simultaneamente, alcançou o padrão BS 10008: 2014, que garante a autenticidade, a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade das informações eletrônicas.

A equipe usou scanners da Kodak Alaris para digitalizar os registros em papel diretamente para a solução de MediViewer Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDM) do hospital. Criado especificamente para instituições de saúde pelo parceiro da Kodak Alaris IMMJSystems, o MediViewer indexa registros com metadados essenciais, que podem ser pesquisados por paciente, tipo de conteúdo ou local. É importante ressaltar que a solução está em conformidade com a norma BS 10008: 2014, garantindo que o registro do paciente não possa ser excluído ou alterado de forma alguma, além de fornecer uma trilha de auditoria completa.

Benefícios

A digitalização reversa dos 90.000 registros foi concluída em pouco menos de 12 meses, o que significa que o hospital atingiu sua meta de remover registros em papel até o final de 2018. "Começamos devagar, mas o projeto ganhou força rapidamente e, em um determinado momento, a Manx Business Solutions estava coletando 75 caixas por dia - o número de registros por caixa variava, pois alguns arquivos são mais grossos do que outros", disse o Dr. Peden.

Um elemento de continuidade de negócios foi incorporado à fase de digitalização reversa. "Tivemos que trabalhar com base no fato de que um paciente poderia comparecer ao pronto-socorro enquanto seus registros estivessem sendo digitalizados fora do local, portanto, implementamos um processo de retirada urgente em dois níveis. Essencialmente, podíamos recuperar qualquer registro no mesmo dia ou no dia seguinte - não usamos isso com frequência, mas para as dez recuperações solicitadas, funcionou de forma eficiente", acrescentou. Todos os pacotes de digitalização do dia seguinte são recebidos pela equipe de registros médicos com uma folha de rosto pré-impressa com códigos de barras QR. "À medida que os documentos são digitalizados, o sistema MediViewer reconhece o paciente e a área clínica. A equipe de registros médicos simplesmente escaneia em uma área central e o Software lê com precisão o código de barras e encaminha os arquivos para todos os registros relevantes", explicou o Dr. Peden.

Um dos principais SLAs definidos é que todos os documentos recebidos devem ser escaneados e importados para o MediViewer em um período de 24 horas. "Tanto o volume de documentos - a equipe digitaliza cerca de 7.000 folhas por dia - quanto o prazo de entrega apertado significavam que Scanners robustos e confiáveis eram um pré-requisito. O fato de não termos violado esse SLA nos 18 meses desde a entrada em operação demonstra a dedicação de nosso departamento de Scanner e a qualidade e confiabilidade dos scanners da Kodak Alaris", disse o Dr. Peden.

O hospital lançará em breve um novo projeto que dará aos funcionários acesso direto aos registros. "No momento, os funcionários que lidam com os pacientes colocam os documentos em carteiras temporárias e, quando recebem alta ou fecham a clínica, os funcionários da biblioteca de registros os recolhem. O Dr. Peden explicou: "A digitalização proporcionou à equipe médica e de enfermagem da linha de frente um acesso significativamente mais rápido às informações do paciente. Mais de uma pessoa pode acessar um registro ao mesmo tempo, o que era impossível com o papel, e o fato de vários médicos poderem conversar com um paciente por telefone enquanto olham para o mesmo registro foi um divisor de águas."

O Dr. Peden diz que a decisão de digitalizar em cores, em particular, proporcionou um valor agregado real. "Eu defendo enfaticamente que a digitalização em cores é imprescindível. Ao observar uma série de imagens em miniatura em uma tela, é muito mais fácil reconhecer uma imagem colorida de, por exemplo, um ECG, muito mais rápido do que uma imagem em escala de cinza."

O hospital teve uma redução considerável no tempo e no custo associados ao arquivamento manual, rastreamento, pesquisa e recuperação de registros. Cinco funcionários que costumavam gerenciar a entrega de registros foram transferidos para outros tipos de contrato, o que gerou um benefício em dinheiro. "Anteriormente, havia um serviço de transporte de anotações que levava as anotações até lá e as trazia de volta ao nosso departamento de registros no final do dia. Agora, como os registros são digitais, não precisamos mais fazer isso", disse o Dr. Peden.

Com a eliminação de mais de 16 milhões de folhas de papel, o armazenamento não é mais um problema. O armazenamento eletrônico é muito mais barato do que o equivalente em papel, mais acessível e mais seguro. O espaço anteriormente usado para abrigar os registros de saúde foi devolvido ao hospital para ser reaproveitado. Além disso, à medida que novos registros são criados, a uma taxa de aproximadamente 7.000 folhas por dia, eles são automaticamente digitalizados e inseridos no EDM, o que eliminou a necessidade de encontrar mais espaço para armazenar registros em papel no futuro.

"Superamos nossa meta inicial. Além de digitalizar toda a biblioteca de registros médicos, também fizemos uma redução significativa nos registros de falecidos e de algumas especialidades que eram armazenados no sótão e que estavam originalmente fora do escopo", acrescentou o Dr. Peden.

Comentando sobre o feedback dos médicos sobre a iniciativa sem papel, o Dr. Peden diz que ele tem sido misto. "É justo dizer que a maioria dos estagiários agora espera um certo grau de iniciativas de saúde digital ao prestar atendimento. Historicamente, o papel era usado para acionadores e avisos, de modo que, por exemplo, ao olhar para as pilhas de anotações em sua mesa, um consultor teria uma indicação visual de quantas cartas teria que ditar; com um registro digital, não há lembrete físico."

"Com qualquer transformação digital, é preciso levar em conta as mudanças de processo que a acompanham. Ao nos tornarmos digitais, simplificamos os processos e forçamos uma mudança nas práticas de trabalho - no entanto, olhar para uma tela em vez de olhar para o papel não é um problema novo. Como médicos, passamos muito tempo olhando para telas de qualquer maneira. Pelo menos agora podemos trabalhar para ter tudo em um só lugar", concluiu.