Kundenprofil

Als Teil einer regierungsweiten digitalen Strategie, die darauf abzielt, die öffentlichen Dienste der Insel Man durch den Einsatz von Technologie weiter zu verbessern, hat sich das Noble's Hospital das Ziel gesetzt, die Papierakten bis Ende 2018 abzuschaffen. Das Projekt "Digitale Zukunft" umfasste die Digitalisierung des gesamten Krankenaktenarchivs des 314-Betten-Krankenhauses mit 20 Stationen - etwa 90.000 Akten - sowie die Durchführung eines fortlaufenden Scannens am Tag, wenn neue klinische Notizen erstellt werden, um die Effizienz zu steigern und eine bessere Versorgung für alle Patienten zu gewährleisten.

Herausforderung

Das Scannen und Digitalisieren der gesamten Krankenaktenbibliothek bildete den Beginn der digitalen Transformation des Noble's Hospital. Dr. Gregor Peden, Chief Clinical Information Officer, sagte, dass es zwei Hauptgründe für das Projekt gab. "Er fügte hinzu: "Alle unsere Projekte produzierten digitale Informationen anstelle von Papier und wir brauchten einen Ort, an dem wir sie speichern konnten. Daher dachten wir, dass es am besten wäre, mit der Digitalisierung der Krankenakten zu beginnen und dann alles andere in diese Akten zu integrieren."

Die 90.000 Krankenakten, die in Papierordnern aufbewahrt wurden, beanspruchten immer mehr Speicherplatz, was der zweite Grund für die Veränderung war. Dr. Peden erklärte: "Wir hatten buchstäblich keinen Platz mehr, die Aktenbibliothek war voll, und wir hatten uns bereits in einem Portakabin im hinteren Teil des Krankenhauses ausgebreitet. Wir mussten entweder einen anderen Ort für die Papieraufbewahrung finden oder in die Digitalisierung der Informationen investieren, den Platz freigeben und ihn dem Krankenhaus zur Wiederverwendung zurückgeben."

Lösung

Kodak Alaris Partner MISL, ein führender Büro- und BPO-Anbieter, erhielt den Zuschlag für die Digitalisierung des gesamten Krankenaktenarchivs. Da alle Unterlagen während des gesamten Projektzeitraums für die Kliniker leicht zugänglich bleiben mussten, durften sie nicht auf der Insel verbleiben. Um diese Anforderung zu erfüllen, beauftragte MISL den Kodak Alaris Vertriebspartner Manx BusinessSolutions mit der Verwaltung des Backscanning-Programms.

MISL spezifizierte Kodak i5850S Production Scanner und Kodak Capture Pro Software, die Papierstapel schnell in qualitativ hochwertige Bilder umwandelt, um das Massenscannen aller Altakten durchzuführen. Kodak i3400 Scanner wurden geliefert, um das Scannen am Tag vor Ort durchzuführen.

Der erste Schritt war die Durchführung einer pilotgesteuerten Erstinstallation. Das Krankenhaus entschied sich dafür, zuerst die Mutterschaftsakten zu scannen, da diese von den allgemeinen medizinischen Akten getrennt sind. "Wir haben uns für diesen Ansatz entschieden, damit eventuelle Probleme auf einen Bereich beschränkt bleiben", erklärte Dr. Peden und fügte hinzu: "

Als das Projekt in Betrieb genommen wurde, nutzte das Noble's Hospital die ambulanten Akten als Ausgangspunkt. Das Team für die Krankenakten zog alle Patientenakten sechs Tage vor ihren Terminen in der Klinik. Diese wurden in Kisten verpackt und von Manx Business Solutions abgeholt, um digitalisiert zu werden, so dass die Patienten bei ihren Terminen die Akten digital vorfanden. "Wir haben uns dafür entschieden, die Unterlagen eine Woche im Voraus abzurufen und nicht nur ein paar Tage, um unser Schulungsprogramm zu unterstützen. Wir konnten die Berater in ihren Kliniken schulen, so dass sie die Akten, die sie in der Woche in der Klinik sehen würden, durchsehen konnten und nicht nur Dummy-Akten", so Dr. Peden.

Das Scannen im Voraus wurde parallel intern durchgeführt. Die Mitarbeiter der Krankenakte wurden im Umgang mit den Geräten geschult und erreichten gleichzeitig den Standard BS 10008: 2014, der die Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit elektronischer Informationen sicherstellt.

Die Mitarbeiter verwendeten Scanner von Kodak Alaris, um die Papierakten direkt in die MediViewer-Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) des Krankenhauses zu scannen. MediViewer wurde von Kodak Alaris' Partner IMMJSystems speziell für Einrichtungen des Gesundheitswesens entwickelt und indiziert Akten mit wichtigen Metadaten, die dann nach Patienten, Inhaltstyp oder Standort durchsucht werden können. Wichtig ist, dass die Lösung BS 10008: 2014-konform ist und sicherstellt, dass die Patientenakte nicht gelöscht oder in irgendeiner Weise verändert werden kann, sowie einen vollständigen Prüfpfad bietet.

Vorteile

Das Rückscannen der 90.000 Akten wurde in knapp 12 Monaten abgeschlossen, was bedeutet, dass das Krankenhaus sein Ziel erreicht hat, die Papierakten bis Ende 2018 zu entfernen. "Wir begannen langsam, aber das Projekt gewann schnell an Fahrt, und zu einem bestimmten Zeitpunkt sammelte Manx Business Solutions 75 Kartons pro Tag ein - die Anzahl der Akten pro Karton variierte, da einige Akten dicker sind als andere", so Dr. Peden.

Ein Element der Geschäftskontinuität wurde in die Phase des Rückscannens eingebaut. "Wir mussten davon ausgehen, dass ein Patient in die Notaufnahme kommen könnte, während seine Unterlagen extern gescannt wurden. Im Wesentlichen konnten wir jeden Datensatz am selben oder am nächsten Tag zurückrufen - wir haben es nicht oft benutzt, aber für die zehn Rückrufe, die angefordert wurden, hat es effizient funktioniert", fügte er hinzu.

Das fortlaufende Tagesscannen wurde mit Leichtigkeit eingeführt. Alle Pakete, die am nächsten Tag gescannt werden sollen, werden vom Krankenakten-Team mit einem vorgedruckten Deckblatt mit QR-Barcodes empfangen. "Wenn die Dokumente gescannt werden, erkennt das MediViewer-System den Patienten und den klinischen Bereich. Das medizinische Aufnahmeteam scannt einfach in einen zentralen Bereich, und die Software liest den Barcode genau ein und leitet die Dateien an alle relevanten Aufzeichnungen weiter", erklärt Dr. Peden.

Eine der wichtigsten SLA-Vorgaben ist, dass alle eingegangenen Dokumente innerhalb eines Zeitfensters von 24 Stunden gescannt und in MediViewer importiert werden müssen. "Sowohl das Dokumentenvolumen - das Team scannt etwa 7.000 Blätter pro Tag - als auch die kurze Bearbeitungszeit machten robuste, zuverlässige Scanner erforderlich. Die Tatsache, dass wir dieses SLA in den 18 Monaten seit der Inbetriebnahme nicht verletzt haben, spricht für das Engagement unseres Scanbüros und für die Qualität und Zuverlässigkeit der Scanner von Kodak Alaris", so Dr. Peden.

Das Krankenhaus wird in Kürze ein neues Projekt starten, das den Mitarbeitern direkten Zugriff auf die Akten ermöglicht. "Derzeit legen die Mitarbeiter, die mit den Patienten zu tun haben, die Dokumente in provisorische Brieftaschen, die dann bei der Entlassung oder bei Klinikschluss von den Mitarbeitern der Archivbibliothek abgeholt werden. Sobald die Dokumente abgeholt werden, beginnt die 24-Stunden-Uhr", fügte er hinzu.

Das Projekt hat eine Reihe klinischer Vorteile gebracht. Dr. Peden erklärte: "Die Digitalisierung hat dem medizinischen und pflegerischen Personal einen wesentlich schnelleren Zugriff auf Patienteninformationen ermöglicht. Mehrere Personen können gleichzeitig auf einen Datensatz zugreifen, was mit Papier nicht möglich ist, und die Tatsache, dass mehrere Ärzte einen Patienten am Telefon besprechen können, während sie alle denselben Datensatz einsehen, hat die Situation völlig verändert."

Dr. Peden sagt, dass insbesondere die Entscheidung, in Farbe zu scannen, einen echten Mehrwert gebracht hat. "Ich plädiere nachdrücklich dafür, dass das Scannen in Farbe ein Muss ist. Wenn man sich eine Reihe von Miniaturbildern auf einem Bildschirm ansieht, ist es viel einfacher, ein Farbbild, z. B. eines EKGs, zu erkennen, und zwar viel schneller als ein Graustufenbild."

Das Krankenhaus konnte den Zeit- und Kostenaufwand für die manuelle Ablage, Verfolgung, Suche und Abfrage von Unterlagen erheblich reduzieren. Fünf Mitarbeiter, die früher für die Bereitstellung der Unterlagen zuständig waren, wurden in andere Vertragsarten versetzt, was sich in barer Münze auszahlte. "Wir haben auch ein Satellitenkrankenhaus im Norden der Insel, das 40 Autominuten entfernt liegt. Früher gab es einen Notizen-Transportdienst, der die Notizen dorthin brachte und sie am Ende des Tages in unsere Archivabteilung zurückbrachte. Jetzt, da die Aufzeichnungen digital sind, brauchen wir das nicht mehr zu tun", sagte Dr. Peden.

Mit der Abschaffung von mehr als 16 Millionen Blatt Papier ist die Lagerung kein Problem mehr. Die elektronische Aufbewahrung ist viel billiger als das Papieräquivalent, leichter zugänglich und sicherer. Der Raum, der früher für die Aufbewahrung von Krankenakten genutzt wurde, wurde dem Krankenhaus zurückgegeben, damit es ihn wieder nutzen kann. Außerdem werden neue Akten, die mit einer Geschwindigkeit von etwa 7.000 Blatt pro Tag erstellt werden, automatisch gescannt und in das EDM-System eingefügt, so dass in Zukunft kein Platz mehr für die Lagerung von Papierakten benötigt wird.

"Wir haben unser ursprüngliches Ziel übererfüllt. Wir haben nicht nur die gesamte Krankenaktenbibliothek digitalisiert, sondern auch eine erhebliche Menge an Sterbefällen und einige Spezialakten, die auf dem Dachboden gelagert wurden und ursprünglich nicht in Frage kamen", fügte Dr. Peden hinzu.

Zu den Rückmeldungen der Kliniker auf die papierlose Initiative sagt Dr. Peden, dass sie gemischt ausfielen. "Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass die meisten Auszubildenden jetzt ein gewisses Maß an digitalen Gesundheitsinitiativen erwarten, wenn sie die Pflege übernehmen. In der Vergangenheit wurde Papier für Auslöser und Aufforderungen verwendet, so dass ein Arzt beispielsweise durch einen Blick auf die Stapel von Notizen auf seinem Schreibtisch einen visuellen Hinweis darauf hatte, wie viele Briefe er diktieren musste; bei einer digitalen Akte gibt es keine physische Erinnerung.

"Bei jeder digitalen Transformation muss man die damit einhergehenden Prozessänderungen berücksichtigen. Durch die Digitalisierung haben wir die Prozesse gestrafft und eine Änderung der Arbeitsabläufe erzwungen - aber der Blick auf einen Bildschirm statt auf Papier ist kein neues Thema. Als Ärzte verbringen wir ohnehin viel Zeit mit dem Blick auf den Bildschirm. Wenigstens können wir jetzt daran arbeiten, alles an einem Ort zu haben", schloss er.