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En el marco de una estrategia digital gubernamental cuyo objetivo es utilizar la tecnología para seguir mejorando los servicios públicos de la Isla de Man, Noble's Hospital se fijó el objetivo de eliminar los historiales en papel para finales de 2018. El proyecto "Futuro digital" consistió en digitalizar todo el archivo de historias clínicas del hospital de 20 salas y 314 camas (unos 90.000 registros), así como en escanear día a día las nuevas notas clínicas que se vayan creando, con el fin de aumentar la eficiencia y ofrecer una mejor atención a todos los pacientes.

Desafío

El escaneado y la digitalización de toda la biblioteca de historias clínicas constituyeron el inicio del viaje hacia la transformación digital del Hospital Noble. El Dr. Gregor Peden, Director de Información Clínica, explicó que el proyecto tenía dos objetivos principales. "

Añadió: "Todos nuestros proyectos generaban información digital en lugar de papel y necesitábamos un lugar donde almacenarla, así que pensamos que el mejor lugar para empezar sería digitalizar las historias clínicas y luego aterrizar todo lo demás en ese registro".

Las 90.000 historias clínicas guardadas en carpetas de papel ocupaban cada vez más espacio de almacenamiento, lo que fue el otro motor del cambio. El Dr. Peden explicó: "Nos habíamos quedado literalmente sin espacio físico, la biblioteca de historias clínicas estaba llena y ya nos habíamos ampliado a un Portakabin en la parte trasera del hospital. Había que construir otro lugar para almacenar el papel o invertir en digitalizar la información, liberar espacio y devolvérselo al hospital para que lo reutilizara"

Solución

Kodak Alaris socio MISL, proveedor líder de servicios de oficina y BPO, ganó el concurso para digitalizar todo el archivo de historias clínicas. Como todos los historiales debían seguir siendo fácilmente accesibles para los médicos durante todo el ciclo de vida del proyecto, tenían que permanecer en la isla. Para cumplir este requisito, MISL designó al distribuidor de Kodak Alaris Manx BusinessSolutions para gestionar el programa de escaneado de documentos anteriores.

MISL especificó Kodak i5850S Production Scanners y Kodak Capture Pro Software, que convierte rápidamente lotes de papel en imágenes de alta calidad, para impulsar el escaneado masivo de todos los archivos heredados. Kodak i3400 Scanner se suministraron para llevar a cabo el escaneado diario in situ.

El primer paso fue realizar un despliegue inicial piloto controlado. El hospital optó por escanear primero los historiales de maternidad, ya que están separados de los historiales médicos generales. "Adoptamos este enfoque para que, si surgía algún problema, se limitara a una sola área", explicó el Dr. Peden: "

Cuando se puso en marcha el proyecto, el Hospital Noble utilizó los historiales de los pacientes ambulatorios como punto de partida. El equipo de historias clínicas extrajo todos los historiales de los pacientes seis días antes de sus citas, los metió en cajas y los recogió Manx Business Solutions para digitalizarlos, de modo que cuando los pacientes acudieron a sus citas, los historiales estaban en formato digital. "Tomamos la decisión de extraer los historiales con una semana de antelación en lugar de un par de días para apoyar nuestro programa de formación. Pudimos formar a los consultores en sus consultas reales, lo que les permitió revisar los historiales que iban a ver en la consulta esa semana, en lugar de archivos ficticios", explica el Dr. Peden. El personal de registros médicos recibió formación sobre el uso de los equipos y, al mismo tiempo, cumplió la norma BS 10008: 2014, que garantiza la autenticidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información electrónica.

El personal utilizó scanners de Kodak Alaris para escanear los registros en papel directamente en la solución de gestión electrónica de documentos (GED) MediViewer del hospital. Creada específicamente para instituciones sanitarias por el socio de Kodak Alaris IMMJSystems, MediViewer indexa los registros con metadatos esenciales, que luego se pueden buscar por paciente, tipo de contenido o ubicación. Es importante destacar que la solución cumple con BS 10008: 2014, lo que garantiza que el registro del paciente no se puede eliminar ni alterar de ninguna manera, además de proporcionar una pista de auditoría completa.

Beneficios

El escaneado posterior de los 90.000 registros se completó en poco menos de 12 meses, lo que significa que el hospital logró su objetivo de eliminar los registros en papel a finales de 2018. "Empezamos despacio, pero el proyecto fue ganando impulso rápidamente y, en un momento dado, Manx Business Solutions estaba recogiendo 75 cajas al día; el número de registros por caja variaba, ya que algunos archivos son más gruesos que otros", explicó el Dr. Peden.

En la fase de retroescaneado se incorporó un elemento de continuidad empresarial. "Tuvimos que partir de la base de que un paciente podía acudir a urgencias mientras se escaneaba su historial, por lo que pusimos en marcha un proceso de recuperación urgente de dos niveles. Básicamente, podíamos recuperar cualquier historial el mismo día o al día siguiente; no lo utilizamos a menudo, pero para las diez recuperaciones que se solicitaron, funcionó eficazmente", añadió. El equipo de historias clínicas recibe todos los paquetes de escaneado con una portada preimpresa con códigos de barras QR. "A medida que se escanean los documentos, el sistema MediViewer reconoce al paciente y el área clínica. El equipo de historias clínicas simplemente escanea en una zona central y el software lee con precisión el código de barras y dirige los archivos a todos los registros pertinentes", explicó el Dr. Peden.

Uno de los principales acuerdos de nivel de servicio establecidos es que todos los documentos recibidos deben escanearse e importarse a MediViewer en un plazo de 24 horas. "Tanto el volumen de documentos (el equipo escanea unas 7.000 hojas al día) como el ajustado plazo de entrega exigían escáneres robustos y fiables. El hecho de que no hayamos incumplido este acuerdo de nivel de servicio en los 18 meses transcurridos desde la puesta en marcha demuestra la dedicación de nuestro equipo de escaneado y la calidad y fiabilidad de los escáneres de Kodak Alaris", afirma el Dr. Peden.

El hospital pondrá en marcha en breve un nuevo proyecto que permitirá al personal acceder directamente a los registros. "En la actualidad, el personal que atiende a los pacientes deposita los documentos en carteras temporales y, cuando se le da el alta o se cierra la clínica, el personal de la biblioteca de historias clínicas los recoge. El Dr. Peden explicó: "La digitalización ha facilitado al personal médico y de enfermería de primera línea un acceso mucho más rápido a la información de los pacientes. Más de una persona puede acceder a la vez a un expediente, lo que con el papel es imposible, y el hecho de que varios médicos puedan hablar por teléfono con un paciente mientras todos consultan el mismo expediente ha cambiado por completo las reglas del juego"

El Dr. Peden afirma que la decisión de escanear en color, en particular, ha aportado un valor añadido real. "Recomiendo encarecidamente el escaneado en color. Al ver una serie de imágenes en miniatura en una pantalla, es mucho más fácil reconocer una imagen en color de, por ejemplo, un ECG, que una en escala de grises".

El hospital ha reducido considerablemente el tiempo y los costes asociados al archivado manual, el seguimiento, la búsqueda y la recuperación de historiales. Cinco empleados que gestionaban la entrega de expedientes han pasado a otros tipos de contrato, lo que ha supuesto un beneficio económico. "También tenemos un hospital satélite en el norte de la isla, a 40 minutos en coche. Antes había un servicio de transporte de documentos que los llevaba hasta allí y los devolvía a nuestro departamento de expedientes al final del día. Ahora, como los expedientes son digitales, ya no tenemos que hacerlo", explica el Dr. Peden. El almacenamiento electrónico es mucho más barato que el equivalente en papel, más accesible y más seguro. El espacio que antes se utilizaba para albergar los historiales médicos se ha devuelto al hospital para que lo reutilice. Además, a medida que se crean nuevos historiales, a un ritmo aproximado de 7.000 hojas al día, se escanean automáticamente y se introducen en el EDM, lo que ha eliminado la necesidad de encontrar más espacio para almacenar historiales en papel en el futuro.

"Hemos superado nuestro objetivo inicial. Además de digitalizar toda la biblioteca de historias clínicas, también hemos hecho un importante recorte en las historias de pacientes fallecidos y de algunas especialidades que se almacenaban en el desván y que en un principio estaban fuera de nuestro alcance", añadió el Dr. Peden.

En cuanto a las opiniones de los médicos sobre la iniciativa sin papel, el Dr. Peden afirma que han sido variadas. "Es justo decir que la mayoría de los estudiantes esperan ahora un cierto grado de iniciativas de salud digital en la prestación de atención. Históricamente, el papel se utilizaba para dar avisos y, por ejemplo, al mirar las pilas de notas que había sobre la mesa, el médico tenía una indicación visual de cuántas cartas tenía que dictar; con un registro digital, no hay recordatorio físico.

"Con cualquier transformación digital, hay que tener en cuenta los cambios de proceso que la acompañan. Con la digitalización hemos agilizado los procesos y forzado un cambio en las prácticas de trabajo; sin embargo, mirar una pantalla en lugar de papel no es algo nuevo. Los médicos pasamos mucho tiempo mirando pantallas. Al menos ahora podemos trabajar para tenerlo todo en el mismo sitio", concluye.