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Dans le cadre d'une stratégie numérique à l'échelle du gouvernement qui vise à utiliser la technologie pour améliorer davantage les services publics de l'île de Man, Noble's Hospital s'est fixé pour objectif de supprimer les dossiers papier d'ici la fin de l'année 2018. Le projet "Digital Future" a consisté à numériser l'ensemble des archives médicales de l'hôpital, qui compte 20 services et 314 lits, soit quelque 90 000 dossiers, ainsi qu'à effectuer des numérisations quotidiennes continues à mesure que de nouvelles notes cliniques sont créées, afin d'accroître l'efficacité et d'offrir de meilleurs soins à tous les patients.

Défi

La numérisation de l'ensemble de la bibliothèque des dossiers médicaux a marqué le début du voyage de transformation numérique de l'hôpital Noble's. Le Dr Gregor Peden, responsable de l'information clinique, a déclaré que le projet était motivé par deux éléments clés. "Nous utilisions les dossiers numériques comme pierre angulaire du reste de la stratégie Digital Future et nous avions donc besoin d'une forme de référentiel numérique pour alimenter tous nos autres projets."

Il a ajouté : "Tous nos projets produisaient des informations numériques plutôt que du papier et nous avions besoin d'un endroit pour les stocker, nous avons donc pensé que le meilleur endroit pour commencer serait de numériser les dossiers médicaux et d'y transférer tout le reste."

Les 90 000 dossiers médicaux conservés dans des chemises en papier occupaient de plus en plus d'espace de stockage, ce qui a été l'autre moteur du changement. Le Dr Peden explique : "Nous n'avions littéralement plus d'espace physique, la bibliothèque des dossiers était pleine et nous nous étions déjà agrandis dans un Portakabin à l'arrière de l'hôpital. Il fallait soit construire un autre endroit pour stocker le papier, soit investir pour numériser ces informations, libérer l'espace et le rendre à l'hôpital pour qu'il soit réutilisé."

Solution

Kodak Alaris partenaire MISL, un important fournisseur de services de bureau et de BPO, a remporté l'appel d'offres pour numériser l'ensemble des archives des dossiers médicaux. Comme tous les dossiers devaient rester facilement accessibles aux cliniciens tout au long du cycle de vie du projet, ils devaient rester sur l'île. Pour répondre à cette exigence, MISL a désigné le revendeur Kodak Alaris Manx BusinessSolutions pour gérer le programme de numérisation des dossiers.

MISL a spécifié des Kodak i5850S Production Scanners et Kodak Logiciel Capture Pro, qui convertit rapidement des lots de papier en images de haute qualité, afin d'accélérer la numérisation en masse de tous les dossiers hérités du passé. Des Kodak Scanner i3400 ont été fournis pour effectuer la numérisation quotidienne sur site.

La première étape a consisté à effectuer un déploiement initial contrôlé par un pilote. L'hôpital a choisi de numériser d'abord les dossiers de maternité, car ils sont distincts des dossiers médicaux généraux. Nous avons adopté cette approche pour que les problèmes éventuels soient limités à un seul domaine", explique le Dr Peden, qui ajoute : "Ce premier déploiement s'est déroulé sans problème : "Ce premier déploiement s'est déroulé sans problème, il n'y a pas eu de problème.

Lorsque le projet a été mis en œuvre, le Noble's Hospital a utilisé les dossiers des patients ambulatoires comme point de départ. L'équipe chargée des dossiers médicaux a récupéré tous les dossiers des patients six jours avant leur rendez-vous à la clinique. Ces dossiers ont été mis en boîte et collectés par Manx Business Solutions pour être numérisés, de sorte que lorsque les patients se sont présentés à leur rendez-vous, les dossiers étaient numérisés. "Nous avons décidé d'extraire les dossiers une semaine à l'avance plutôt que quelques jours pour soutenir notre programme de formation. Nous avons pu former les consultants dans leurs propres cliniques, ce qui leur a permis d'examiner les dossiers qu'ils allaient consulter cette semaine-là, plutôt que des dossiers fictifs", a déclaré le Dr Peden.

La numérisation au jour le jour a été menée en parallèle en interne. Le personnel chargé des dossiers médicaux a été formé à l'utilisation de l'équipement et a simultanément atteint la norme BS 10008 : 2014 qui garantit l'authenticité, l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations électroniques.

Le personnel a utilisé des scanners de Kodak Alaris pour numériser les dossiers papier directement dans la solution de MediViewer de gestion électronique des documents (GED) de l'hôpital. Conçue spécifiquement pour les établissements de santé par IMMJSystems, partenaire de Kodak Alaris, MediViewer indexe les dossiers avec des métadonnées essentielles, qui peuvent ensuite être recherchées par patient, par type de contenu ou par lieu. Fait important, la solution est BS 10008 : 2014 conforme, garantissant que le dossier du patient ne peut être supprimé ou modifié de quelque manière que ce soit, et fournissant une piste d'audit complète.

Bénéfices

La rétro-numérisation des 90 000 dossiers a été achevée en un peu moins de 12 mois, ce qui signifie que l'hôpital a atteint son objectif de supprimer les dossiers papier d'ici la fin de l'année 2018. "Nous avons démarré lentement, mais le projet a rapidement pris de l'ampleur et, à un moment donné, Manx Business Solutions collectait 75 boîtes par jour - le nombre de dossiers par boîte variait car certains dossiers sont plus épais que d'autres", a déclaré le Dr Peden.

Un élément de continuité des activités a été intégré à la phase de rétro-numérisation. "Nous avons dû partir du principe qu'un patient pouvait se présenter aux urgences pendant que son dossier était en cours de numérisation hors site, et nous avons donc mis en place un processus de rappel urgent à deux niveaux. En gros, nous pouvions rappeler n'importe quel dossier le jour même ou le lendemain - nous ne l'avons pas utilisé souvent, mais pour les dix rappels qui ont été demandés, cela a fonctionné efficacement", a-t-il ajouté.

La numérisation du jour suivant a été adoptée facilement. L'équipe chargée des dossiers médicaux reçoit tous les dossiers à scanner le jour suivant avec une page de garde préimprimée comportant des codes-barres QR. "Lorsque les documents sont scannés, le système MediViewer reconnaît le patient et la zone clinique. L'équipe chargée des dossiers médicaux n'a plus qu'à scanner dans une zone centrale et le logiciel lit avec précision le code-barres et achemine les fichiers vers tous les dossiers concernés", explique le Dr Peden.

L'un des principaux accords de niveau de service fixés est que tous les documents reçus doivent être scannés et importés dans MediViewer dans un délai de 24 heures. "Le volume de documents - l'équipe numérise environ 7 000 feuilles par jour - et les délais serrés ont fait de la robustesse et de la fiabilité des scanners des conditions préalables. Le fait que nous n'ayons pas dépassé cet accord de niveau de service au cours des 18 mois qui ont suivi la mise en service témoigne du dévouement de notre bureau de numérisation ainsi que de la qualité et de la fiabilité des scanners de Kodak Alaris", a déclaré le Dr Peden.

L'hôpital lancera prochainement un nouveau projet permettant au personnel d'accéder directement aux dossiers. "Actuellement, le personnel en contact avec les patients place les documents dans des portefeuilles temporaires, puis à la sortie ou à la fermeture de la clinique, le personnel de la bibliothèque des dossiers les récupère, et une fois les documents récupérés, l'horloge de 24 heures démarre", a-t-il ajouté.

Le projet a apporté un certain nombre d'avantages cliniques. Le Dr Peden explique : "La numérisation a permis au personnel médical et infirmier de première ligne d'accéder beaucoup plus rapidement aux informations sur les patients. Plus d'une personne peut accéder à un dossier à la fois, ce qui est impossible avec le papier, et le fait que plusieurs cliniciens puissent discuter d'un patient au téléphone tout en regardant le même dossier a complètement changé la donne". "Je suis convaincu que la numérisation en couleur est indispensable. Lorsqu'on regarde une série de vignettes sur un écran, il est beaucoup plus facile de reconnaître une image en couleur d'un ECG, par exemple, beaucoup plus rapidement qu'une image en niveaux de gris."

L'hôpital a bénéficié d'une réduction considérable du temps et des coûts associés au classement manuel, au suivi, à la recherche et à l'extraction des dossiers. Cinq membres du personnel qui géraient la livraison des dossiers ont été affectés à d'autres types de contrats, ce qui a permis de réaliser un gain de trésorerie. "Nous avons également un hôpital satellite dans le nord de l'île, à 40 minutes de route. Auparavant, un service de transport de notes se chargeait d'acheminer les notes jusqu'à cet hôpital et de les ramener à notre service des archives en fin de journée. Maintenant que les dossiers sont numérisés, nous n'avons plus besoin de faire cela", a déclaré le Dr Peden.

Avec l'élimination de plus de 16 millions de feuilles de papier, le stockage n'est plus un problème. Le stockage électronique est beaucoup moins coûteux que l'équivalent papier, plus accessible et plus sûr. L'espace précédemment utilisé pour conserver les dossiers médicaux a été rendu à l'hôpital pour être réaffecté. En outre, lorsque de nouveaux dossiers sont créés au rythme d'environ 7 000 feuilles par jour, ils sont automatiquement scannés et insérés dans la GED, ce qui a supprimé la nécessité de trouver davantage d'espace pour stocker les dossiers papier à l'avenir.

"Nous avons dépassé notre objectif initial. Outre la numérisation de l'ensemble de la bibliothèque des dossiers médicaux, nous avons également fait une entaille importante dans les dossiers de personnes décédées et de certaines spécialités qui étaient stockés dans le grenier et n'étaient pas concernés à l'origine", a ajouté le Dr Peden.

En ce qui concerne les réactions des cliniciens à l'initiative de dématérialisation, le Dr Peden déclare qu'elles sont mitigées. "Il est juste de dire que la plupart des stagiaires s'attendent désormais à un certain degré d'initiatives de santé numérique lorsqu'ils dispensent des soins. Historiquement, le papier servait de déclencheur et d'incitateur ; par exemple, en regardant les piles de notes sur son bureau, un consultant avait une indication visuelle du nombre de lettres qu'il devait dicter ; avec un dossier numérique, il n'y a pas de rappel physique.

"Avec toute transformation numérique, vous devez tenir compte des changements de processus qui l'accompagnent. En passant au numérique, nous avons rationalisé les processus et imposé un changement dans les pratiques de travail, mais le fait de regarder un écran plutôt que du papier n'est pas un problème nouveau. En tant que médecins, nous passons de toute façon beaucoup de temps à regarder des écrans. Au moins, nous pouvons maintenant nous efforcer de tout regrouper en un seul endroit", conclut-il.