A transformação digital e a adoção de processos Paper-light proporcionaram economias significativas de custo e tempo, maior eficiência interna e produtividade no Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust (OUH).

O OUH, um centro de excelência clínica de renome mundial e um dos maiores fundos de ensino do Reino Unido, colaborou com a MISL, parceira da Kodak Alaris, para digitalizar todos os seus registros de RH após a realocação de sua função central de RH para novas instalações em Cowley, Oxford.

A MISL especificou Kodak i5850S Scanner para realizar a digitalização em massa de todos os arquivos antigos. A OUH tinha cerca de 13.000 arquivos, cada um com várias páginas que precisavam ser digitalizadas. A MISL fez isso em lotes, organizando duas coleções por mês. Foram necessárias cerca de 16 semanas para processar 2,5 milhões de imagens.

Uma vez capturados, todos os documentos digitais foram inseridos no Folding Space EDRMS (Electronic Data & Record Management System). Essa solução segura de gerenciamento de documentos e registros permite a visualização e a apresentação de todos os documentos (Scanner ou criados digitalmente) por meio de uma experiência de usuário em uma única tela.

A digitalização do dia seguinte, um processo contínuo agora gerenciado internamente pela equipe de registros de RH, é realizada usando scanners sem fio i1190WN da Kodak. Esses scanners flexíveis e potentes foram projetados para serem compartilhados em um grupo de trabalho e permitem que a equipe de registros de RH da OUH capture perfeitamente os documentos à medida que eles chegam e os carregue diretamente no EDRMS.

O Trust garantiu uma economia financeira significativa em termos de economia de tempo e ganhos de eficiência, além de ter reduzido os custos de impressão e os gastos com resmas de papel, agora que o RH corporativo e as divisões não estão imprimindo documentos. "Estamos confiantes de que o retorno sobre o investimento nessa iniciativa será muito forte", disse Caroline Davies, diretora interina de recrutamento e retenção da OUH.

A função de RH está agora muito próxima de alcançar um ambiente sem papel. Formulários de mudança, notificações de saúde e bem-estar, avaliações de desempenho e outras comunicações dos gerentes agora são recebidas por e-mail e podem ser carregadas sem problemas no sistema de registros.

"Esses documentos costumavam ser enviados pelo sistema de correio interno, o que levava tempo. Agora estamos testando cestas individuais para as divisões a fim de agilizar ainda mais o processo", disse Davies. "Havia muita perda de tempo e esforço com o antigo sistema baseado em papel. Agora, toda a equipe pode simplesmente fazer login no sistema e obter as informações de que precisa a qualquer momento."

Ela acrescentou: "Cada divisão tem uma função de RH e o plano é treinar os colegas para que cada divisão possa digitalizar e fazer upload diretamente no sistema. A equipe de registros supervisionará e verificará o cumprimento dos protocolos de nomes, etc. Mas essa abordagem aumentará ainda mais a nossa eficiência e garantirá que as informações sejam prontamente acessíveis em todos os locais quase em tempo real."

O recrutamento agora é realizado eletronicamente e, para os novos funcionários, o OUH cria apenas dois formulários físicos em papel: um formulário de compromisso para a folha de pagamento, que é triturado após a primeira execução da folha de pagamento, e um contrato de trabalho que é impresso para que eles assinem antes de ser digitalizado. Todo o resto é colocado em um cesto eletrônico, recolhido pela equipe de registros e salvo diretamente no EDRMS. O Trust está prestes a testar formulários eletrônicos com seu provedor de folha de pagamento, com o objetivo de tornar esse processo também sem papel.

O UH tem, em média, de 150 a 200 entradas por mês em todos os grupos de funcionários. Há também vários períodos de admissão definidos. "Os períodos de pico para os rodízios de médicos juniores são em fevereiro e, principalmente, em agosto, e em junho/julho para os enfermeiros recém-qualificados. Também temos uma admissão regular de estrangeiros, embora os números possam variar muito. Durante os períodos de pico, esses números aumentam drasticamente. É impossível quantificar quantas horas-homem estamos economizando agora que o processo é (com exceção de alguns documentos) totalmente digital, mas é um número substancial", explicou Davies.

O projeto de transformação digital foi tão bem-sucedido que o Trust agora está procurando implementar a iniciativa em outras nove diretorias.