Die digitale Transformation und die Einführung papiersparender Prozesse haben beim Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust (OUH) zu erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen, verbesserter interner Effizienz und Produktivität geführt.

Das OUH, ein weltweit anerkanntes Zentrum für klinische Exzellenz und einer der größten National Health Serviced Teaching Trusts in Großbritannien, arbeitete mit dem Kodak Alaris Partner MISL zusammen, um nach dem Umzug der zentralen Personalabteilung in neue Räumlichkeiten in Cowley, Oxford, alle Personalakten zu digitalisieren.

MISL spezifizierte Kodak i5850S Scanner, um das Massenscannen aller Altakten durchzuführen. Das OUH hatte etwa 13.000 Akten mit jeweils mehreren Seiten, die digitalisiert werden mussten. MISL erledigte dies schubweise, indem es zwei Sammlungen pro Monat zusammenstellte. Es dauerte etwa 16 Wochen, um 2,5 Millionen Bilder zu verarbeiten.

Nach der Erfassung wurden alle digitalen Dokumente in Folding Space EDRMS (Electronic Data & Record Management System) eingespeist. Diese sichere Lösung für das Dokumenten- und Aktenmanagement ermöglicht die Anzeige und Präsentation aller (gescannten oder digital erstellten) Dokumente über einen einzigen Bildschirm.

Das Scannen von Dokumenten, ein fortlaufender Prozess, der jetzt intern vom Personalabteilungsteam verwaltet wird, erfolgt mit Kodak i1190WN Wireless Scanners. Diese flexiblen, leistungsstarken Scanner sind für die gemeinsame Nutzung in einer Arbeitsgruppe konzipiert und ermöglichen es dem HR-Records-Team des OUH, die eingehenden Dokumente nahtlos zu erfassen und direkt in das EDRMS hochzuladen.

Der Trust hat erhebliche finanzielle Einsparungen in Form von Zeitersparnis und Effizienzsteigerungen erzielt, außerdem wurden die Druckkosten und die Ausgaben für Unmengen von Papier reduziert, da die zentrale Personalabteilung und die Abteilungen nun keine Dokumente mehr ausdrucken. "Wir sind zuversichtlich, dass sich diese Initiative sehr stark auszahlen wird", sagte Caroline Davies, Interim Head of Recruitment & Retention am OUH.

Die Personalabteilung ist nun kurz davor, eine papierlose Umgebung zu schaffen. Änderungsformulare, Mitteilungen über Gesundheit und Wohlbefinden, Leistungsbeurteilungen und andere Mitteilungen von Vorgesetzten gehen jetzt alle per E-Mail ein und können nahtlos in das Datensystem hochgeladen werden.

"Früher mussten diese Dokumente über das interne Postsystem verschickt werden, was Zeit kostete. Wir testen jetzt einzelne Postkörbe für die Abteilungen, um den Prozess weiter zu rationalisieren", so Davies. "Mit dem alten papiergestützten System wurde viel Zeit und Mühe verschwendet. Jetzt kann sich das gesamte Team einfach in das System einloggen und die benötigten Informationen jederzeit abrufen."

Sie fügte hinzu: "Jede Abteilung hat eine Personalfunktion, und es ist geplant, die Kollegen so zu schulen, dass jede Abteilung die Dokumente scannen und direkt in das System hochladen kann. Das Archivteam wird die Einhaltung von Namensprotokollen usw. überwachen und überprüfen. Aber dieser Ansatz wird unsere Effizienz weiter verbessern und sicherstellen, dass Informationen an allen Standorten fast in Echtzeit zur Verfügung stehen."

Die Einstellung erfolgt jetzt elektronisch, und für neue Mitarbeiter erstellt OUH nur noch zwei physische Papierformulare: ein Ernennungsformular für die Gehaltsabrechnung, das nach der ersten Gehaltsabrechnung geschreddert wird, und einen Arbeitsvertrag, der ausgedruckt und unterschrieben wird, bevor er gescannt wird. Alles andere wird in einen elektronischen Ablagekorb gelegt, vom Archivteam abgeholt und direkt im EDRMS gespeichert. Der Trust ist dabei, mit seinem Gehaltsabrechnungsdienstleister ein Pilotprojekt für elektronische Formulare durchzuführen, um auch diesen Prozess papierlos zu gestalten.

Das OUH hat im Durchschnitt zwischen 150 und 200 Neueinstellungen pro Monat in allen Personalgruppen. Außerdem gibt es mehrere feste Aufnahmezeiten. "Die Spitzenzeiten für Assistenzärzte sind im Februar und insbesondere im August sowie im Juni/Juli für neu ausgebildete Krankenpfleger. Wir nehmen auch regelmäßig Mitarbeiter aus Übersee auf, wobei die Zahlen stark schwanken können. In Spitzenzeiten steigen diese Zahlen dramatisch an. Es ist unmöglich zu beziffern, wie viele Arbeitsstunden wir jetzt einsparen, da der Prozess (abgesehen von einigen Dokumenten) vollständig digital ist, aber es ist eine beträchtliche Zahl", erklärte Davies.

Das digitale Transformationsprojekt war so erfolgreich, dass der Trust nun die Initiative auf weitere neun Direktionen ausweiten will.