La transformation numérique et l'adoption de processus Paper-light ont permis de réaliser d'importantes économies de coûts et de temps, d'améliorer l'efficacité interne et la productivité, à Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust (OUH).

OUH, un centre d'excellence clinique de renommée mondiale et l'une des plus grandes fiducies d'enseignement du National Health Serviced au Royaume-Uni, a collaboré avec MISL, partenaire de Kodak Alaris, pour numériser tous ses dossiers RH après avoir déménagé sa fonction RH centrale dans de nouveaux locaux situés à Cowley, à Oxford.Kodak Scanner i5850S pour numériser en masse tous les anciens dossiers. OUH disposait d'environ 13 000 fichiers, chacun comportant plusieurs pages à numériser. MISL a procédé par lots, en organisant deux collections par mois. Il a fallu environ 16 semaines pour traiter 2,5 millions d'images.

Une fois capturés, tous les documents numériques ont été introduits dans le système EDRMS (Electronic Data & Record Management System) de Folding Space. Cette solution sécurisée de gestion des documents et des dossiers permet de visualiser et de présenter tous les documents (scannés ou créés numériquement) via un seul écran.

La numérisation au jour le jour, un processus continu désormais géré en interne par l'équipe des dossiers RH, est réalisée à l'aide de scanners sans fil Kodak i1190WN. Ces scanners flexibles et puissants sont conçus pour être partagés au sein d'un groupe de travail et permettent à l'équipe des dossiers RH de l'OUH de capturer de manière transparente les documents à mesure qu'ils arrivent, et de les télécharger directement dans le SGEDD.

Le Trust a obtenu des économies financières significatives en termes de gain de temps et d'efficacité, il a également réduit les coûts d'impression et les dépenses en ramettes de papier maintenant que le Corporate HR et les divisions n'impriment plus de documents. "Nous sommes convaincus que le retour sur investissement de cette initiative sera très important", a déclaré Caroline Davies, responsable intérimaire du recrutement et de la fidélisation à l'OUH.

La fonction RH est désormais très proche d'un environnement sans papier. Les formulaires de changement, les notifications relatives à la santé et au bien-être, les évaluations des performances et les autres communications des responsables sont désormais tous reçus par courrier électronique et peuvent être téléchargés en toute transparence dans le système d'archivage. Nous pilotons actuellement des paniers de dépôt individuels pour les divisions afin de rationaliser davantage le processus", a déclaré M. Davies. "L'ancien système papier entraînait beaucoup de pertes de temps et d'efforts. Désormais, toute l'équipe peut simplement se connecter au système et récupérer les informations dont elle a besoin à tout moment".

Elle ajoute : "Chaque division a une fonction RH et le plan consiste à former les collègues afin que chaque division puisse numériser et télécharger directement dans le système. L'équipe chargée des archives supervisera et vérifiera que les protocoles de dénomination sont respectés, etc. Mais cette approche améliorera encore notre efficacité et garantira que les informations sont facilement accessibles sur tous les sites, presque en temps réel".

Le recrutement est désormais effectué électroniquement et pour les nouveaux arrivants, OUH ne crée que deux formulaires papier : un formulaire de nomination pour la paie, qui est détruit après la première paie, et un contrat de travail qui est imprimé pour qu'ils le signent avant qu'il ne soit scanné. Tout le reste est déposé dans une corbeille électronique, récupéré par l'équipe chargée des dossiers et sauvegardé directement dans le SGEDD. Le Trust est sur le point de piloter des formulaires électroniques avec son fournisseur de paie dans le but de faire de ce processus un processus sans papier également.

L'UH a en moyenne entre 150 et 200 entrées par mois dans tous les groupes de personnel. Il y a également plusieurs périodes d'admission fixes. "Les périodes de pointe pour les rotations de jeunes médecins se situent en février et, en particulier, en août, et en juin/juillet pour les infirmières nouvellement qualifiées. Nous avons également un contingent régulier d'étrangers, bien que leur nombre puisse varier considérablement. Pendant les périodes de pointe, ces chiffres augmentent considérablement. Il est impossible de quantifier le nombre d'heures de travail que nous économisons maintenant que le processus est (à quelques documents près) entièrement numérique, mais il s'agit d'un nombre substantiel", a expliqué M. Davies.