La transformación digital y la adopción de procesos Paper-light han supuesto un importante ahorro de costes y tiempo, así como una mejora de la eficiencia interna y la productividad, en el Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust (OUH).

OUH, un centro de excelencia clínica de renombre mundial y uno de los mayores centros de enseñanza del Reino Unido, colaboró con MISL, socio de Kodak Alaris, para digitalizar todos sus registros de RR.HH. tras reubicar su función central de RR.HH. en las nuevas instalaciones de Cowley, Oxford.

MISL especificó Kodak i5850S Scanner para llevar a cabo el escaneado masivo de todos los archivos heredados. La OUH tenía unos 13.000 archivos, cada uno con varias páginas que debían digitalizarse. MISL lo hizo por lotes, organizando dos colecciones al mes. Se tardaron unas 16 semanas en procesar 2,5 millones de imágenes.

Una vez capturados, todos los documentos digitales se introdujeron en Folding Space EDRMS (Electronic Data & Record Management System). Esta solución segura de gestión de documentos y registros permite la visualización y presentación de todos los documentos (escaneados o creados digitalmente) a través de una experiencia de usuario en una única pantalla.

El escaneado diario, un proceso continuo que ahora gestiona internamente el equipo de registros de RR.HH., se realiza con escáneres inalámbricos Kodak i1190WN. Estos escáneres flexibles y potentes están diseñados para ser compartidos en un grupo de trabajo y permiten al equipo de registros de RRHH de la OUH capturar sin problemas los documentos a medida que llegan y cargarlos directamente en el EDRMS.

El Trust se ha asegurado importantes ahorros financieros en términos de ahorro de tiempo y aumento de la eficiencia, también ha reducido los costes de impresión y el gasto en resmas de papel ahora que RRHH Corporativo y las divisiones no están imprimiendo documentos. "Estamos seguros de que la inversión realizada en esta iniciativa será muy rentable", declaró Caroline Davies, directora interina de Contratación y Retención de la OUH. Los formularios de cambio, las notificaciones de salud y bienestar, las revisiones de rendimiento y otras comunicaciones de los directores se reciben ahora por correo electrónico y pueden cargarse sin problemas en el sistema de registros.

"Estos documentos solían tener que enviarse a través del sistema de correo interno, lo que llevaba tiempo. Ahora estamos probando cestas de envío individuales para las divisiones con el fin de agilizar aún más el proceso", dijo Davies. "Con el antiguo sistema en papel se perdía mucho tiempo y esfuerzo. Ahora, todo el equipo puede conectarse al sistema y recuperar la información que necesite en cualquier momento".

Añadió: "Cada división tiene una función de RRHH y el plan es formar a los compañeros para que cada división pueda escanear y cargar directamente en el sistema. El equipo de registros supervisará y comprobará que se respetan los protocolos de denominación, etc. Pero este enfoque mejorará aún más nuestra eficacia y garantizará que la información sea fácilmente accesible en todos los centros casi en tiempo real".

La contratación se realiza ahora electrónicamente y para los nuevos empleados, la OUH sólo crea dos formularios físicos en papel: un formulario de nombramiento para la nómina, que se destruye después de la primera nómina, y un contrato de trabajo que se imprime para que lo firmen antes de escanearlo. Todo lo demás se deposita en una cesta electrónica, que recoge el equipo de registros y se guarda directamente en el EDRMS. La Fundación está a punto de poner a prueba los formularios electrónicos con su proveedor de nóminas con el objetivo de hacer de este un proceso sin papel también.

La Universidad de Ohio tiene una media de entre 150 y 200 nuevas incorporaciones al mes en todos los grupos de personal. También hay varios periodos fijos de contratación. "Los periodos de mayor rotación de médicos en formación son febrero y, sobre todo, agosto, y junio/julio para los enfermeros recién titulados. También tenemos una admisión regular en el extranjero, aunque el número puede variar mucho. Durante los periodos de máxima afluencia, estas cifras aumentan drásticamente. Es imposible cuantificar cuántas horas de trabajo ahorramos ahora que el proceso es totalmente digital (salvo unos pocos documentos), pero es una cifra considerable", explicó Davies.

El proyecto de transformación digital ha tenido tanto éxito que la fundación quiere extender la iniciativa a otras nueve direcciones.