Iniciada como uma empresa familiar há mais de 185 anos, a Globus é uma das maiores varejistas da Alemanha. Ao longo dessa longa história, a empresa se reinventou várias vezes e, por mais de duas décadas, a digitalização desempenhou um papel importante na evolução da Globus.

A Globus está sediada em St. Wendel, onde Franz Bruch abriu uma mercearia em 1828 que acabaria se tornando a cadeia de varejo Globus de hipermercados, estações Globus Drive (faça o pedido on-line e escolha um dos locais de retirada), lojas eletrônicas e lojas de bricolagem.

Pioneira no gerenciamento de documentos digitais

Com presença em três países (Alemanha, Rússia e República Tcheca), ideias inovadoras e processos eficientes são fundamentais na estratégia da empresa para prosperar no segmento de varejo altamente competitivo.

A Globus começou a criar um arquivo eletrônico em 1996, digitalizando documentos em papel críticos para os negócios e, portanto, sendo pioneira no gerenciamento de documentos digitais. Inicialmente, a empresa começou com uma abordagem centralizada.

O varejista tem três Scanners de produção (Kodak série i4000) e um Scanner para operações diárias em sua sede. Nesse ambiente centralizado de sala de correspondência, todos os documentos recebidos, como faturas, contratos e outras correspondências, eram digitalizados e processados.

Mudando da captura centralizada para a descentralizada

Agora, a Globus mudou para um modelo descentralizado de digitalização de documentos em seus 46 hipermercados e no centro de logística para economizar tempo e dinheiro.

As notas de entrega são digitalizadas no local. Para isso, cada local é equipado com scanners Kodak i2900 Scanner, que economizam espaço. Tudo isso é suportado por um software de digitalização personalizado no ambiente Microsoft .NET.

Os principais motivos pelos quais a Globus decidiu optar por um modelo descentralizado incluem economia de custos (os documentos são digitalizados e transformados em informações digitais no ponto de entrada), economia de tempo, menos "pressão" sobre o escritório central, otimização de processos e aumento da produtividade, pois os dados ficam disponíveis muito mais rapidamente.

Mais organizações escolheram uma abordagem de digitalização descentralizada/distribuída, mas é claro que não há uma resposta única para a questão de optar por uma solução centralizada ou descentralizada. Há muitos parâmetros e, como sempre, o contexto e as metas individuais são importantes.

No caso da Globus, as motivações são claras. Obter documentos mais rapidamente nos processos de negócios, sem necessidade de enviar documentos (e nesse processo talvez até mesmo perder documentos), processos mais rápidos, etc.

Com Scanners que permitem digitalizar grandes volumes e, ao mesmo tempo, ocupam pouco espaço, eles são perfeitos para a empresa de varejo. Um elemento importante a ser considerado é a facilidade de uso, reduzindo, assim, o tempo necessário para treinar a equipe em vários locais, um dos muitos motivos pelos quais a Globus escolheu a Kodak Alaris.

Markus Bölinger, responsável pelo gerenciamento de documentos na sede da empresa em St. Wendel, explica sua escolha pelos scanners da Kodak Alaris: "Fomos pioneiros na digitalização e adquirimos muito know-how, inclusive em relação ao Scanner. Após os testes, os scanners da Kodak Alaris se destacaram como os mais robustos e confiáveis".

Para garantir a continuidade dos negócios, a Globus também assinou um contrato de serviços.