A Suvarna Technosoft (Suvarna), uma fornecedora de software que atende às demandas de nicho do setor de saúde, foi criada para trazer soluções e experiências prontas para o futuro ao mercado de saúde. Atualmente, esse estabelecimento com 17 anos de existência tem uma base de mais de 180 funcionários. A empresa é afiliada a mais de 270 hospitais e aos 10 principais centros de diagnóstico da Índia em todo o país. A Suvarna também é fornecedora de soluções para mais de 500 centros de diagnóstico na Índia e equipa esses centros com infraestrutura de última geração para atender a um mercado de alta demanda. A Suvarna também possui a experiência necessária para impulsionar a digitalização, permitindo que esses centros gerenciem uma presença on-line prolífica. Essa jornada rumo à digitalização eficiente impulsionou a necessidade de colaboração com a Kodak Alaris, para alcançar um alto grau de precisão e exatidão. Essa parceria foi formada com base em um relacionamento duradouro e de longa data para reforçar a eficácia das implantações de digitalização nesse setor altamente crítico.

Principais requisitos do setor de saúde

A Suvarna fornece aos hospitais um portfólio de soluções de ponta a ponta, como o Sistema de Gerenciamento Hospitalar (HMS), o Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) e o Sistema de Gerenciamento de Informações de Laboratório (LIMS).

Alguns de seus principais objetivos incluem:

  • Permitir que os médicos de saúde (HCPs) ou a administração do hospital tenham acesso eficiente aos registros de saúde do paciente (EHR) em tempo real.
  • Conectar dados estruturados e não estruturados para recuperar os dados necessários de todos os departamentos de saúde, a fim de facilitar a análise adequada pelos médicos.
  • Estabelecer um modo simplificado de comunicação entre médicos, enfermeiros e pacientes sempre que necessário.
  • Enviar alertas oportunos aos pacientes sobre o consumo de medicamentos específicos, exames laboratoriais pendentes ou informá-los sobre a frequência de check-ups com os médicos.
  • Fornecer à equipe do hospital informações em tempo real sobre a alta de um paciente e permitir o acesso para rastrear a disponibilidade de leitos em tempo real.
  • Coleta de todas as informações dos departamentos de pacientes internados, pacientes externos, faturamento e contas e atribuição de um número de identificação exclusivo (UIN). Isso permite que os usuários façam a digitalização ou o upload de dados estruturados com o UIN para uma melhor sincronização.

A equipe do Departamento de Registros Médicos verifica todos os documentos de cada paciente e, após a aprovação, todos esses documentos são digitalizados e armazenados em um banco de dados centralizado

É obrigatório que as instituições de saúde, como hospitais, centros de diagnóstico e laboratórios, mantenham registros de pacientes. Portanto, é fundamental que elas sejam adequadamente capacitadas nessa frente, com melhores ferramentas de gerenciamento de registros, digitalização e classificação precisa dos detalhes do paciente.

Todas as instituições de saúde precisam dos seguintes recursos para aprimorar seus recursos de digitalização:

  • Capacidade de digitalizar registros antigos, embora fisicamente danificados devido ao preenchimento e ao armazenamento, como furos, rugas ou desgaste.
  • Capacidade de reduzir a intervenção manual por meio da detecção automática de fins de orientação de texto, remoção de páginas em branco e leitura de código de barras.
  • Capacidade de digitalizar em uma resolução adequada para otimizar o tamanho do arquivo e melhorar a legibilidade do documento.

O Desafio

Para a maioria dos departamentos de saúde, o processo atual envolve a atualização e o monitoramento dos registros de um paciente durante a visita diária do médico por meio de uma abordagem baseada em papel, o que reduz consideravelmente a produtividade dos médicos.

O arquivamento desses registros de pacientes em papel não é apenas trabalhoso, mas o processo de recuperação também consome tempo. Essa metodologia resulta em uma comunicação ineficaz dentro do hospital e entre a equipe - médicos e profissionais de saúde.

A solução

A digitalização do procedimento de registros, desde o ponto de origem - para instalações de internação ou ambulatoriais, até vários departamentos do hospital - permite um fluxo mais contínuo de armazenamento e recuperação de informações. Por exemplo, o uso de scanners da Kodak Alaris forneceu ao departamento médico técnicas poderosas de processamento de imagens para acelerar o fluxo de informações e obter acesso quase em tempo real aos registros dos pacientes.

Esses processos de digitalização também ajudaram a instituição de saúde a aderir aos requisitos regulamentares em termos de tamanho do papel, formatos de arquivos de saída e qualidade dos documentos. Eles também ajudaram a instituição a melhorar o prazo de recuperação, o que ajuda a otimizar o processo de atendimento ao paciente. Além disso, ajudou a instituição a obter o credenciamento necessário das agências médicas pertinentes.

O uso dos scanners da Kodak Alaris ajudou a Suvarna a atender às suas expectativas do ponto de vista da capacitação digital, mostrando, assim, como os provedores de serviços de saúde podem não apenas se beneficiar da digitalização do processo de documentos em papel, mas também, e mais importante, possibilitar a transformação digital dos principais processos de negócios do setor.

Resultados

A implementação de um sistema eficiente de gerenciamento de informações e tecnologia de comunicação no centro de diagnósticos da Suvarna ajudou a melhorar o atendimento ao paciente e a aumentar significativamente a eficiência operacional, além de reduzir os custos. Após a implantação da solução de gerenciamento de informações da Kodak Alaris, foram observados os seguintes resultados principais:

  • Maior produtividade e eficiência: Acesso a dados em tempo real e a possibilidade de compartilhar informações em toda a cadeia do fluxo de trabalho de registro de pacientes. Isso reduziu o atraso na recuperação de informações.
  • O uso de Scanners com uma metodologia DMS, HMS e LIMS ajudou a fornecer uma integração perfeita com os sistemas legados existentes, garantindo assim a continuidade do fluxo de trabalho do sistema.
  • Obteve-se um cronograma mais curto para aprovações.
  • Obteve um prazo de resposta mais rápido para a resolução de consultas.
  • Melhorou a relação custo-benefício, devido à redução das despesas gerais inicialmente incorridas pela força de trabalho durante o processo de transferência de dados em papel.