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Resumo

A Tronitech, uma empresa de terceirização de processos de negócios (BPO), substituiu com sucesso seu ineficiente sistema legado de processamento de informações pelo Kodak Info Input Solution, um software inteligente de automação de processamento de documentos que simplifica a jornada desde a chegada do documento até seu uso em sistemas comerciais. O software anterior da Tronitech estava causando uma série de desafios comerciais dispendiosos. A mudança para o Info Input Solution resultou rapidamente em um salto gigantesco na eficiência operacional, uma redução drástica nos custos de recursos e equipamentos e uma maior capacidade de atender a uma ampla gama de necessidades dos clientes. A Tronitech agora atende à sua variada base de clientes com maior velocidade e precisão, e faz isso com muito menos infraestrutura. Eles dobraram seu volume mensal sem Scanner de documentos ou operadores adicionais.

Tronitech: Um Bureau de Serviços Multidimensional

Localizada em Indianápolis, a Tronitech é uma empresa de BPO que atende a uma clientela diversificada em muitos setores, incluindo saúde, governo, ensino superior, manufatura e serviços financeiros. A Tronitech gerencia uma ampla gama de tipos de documentos para seus clientes, como registros médicos, pedidos de empréstimo, contratos e faturas de fabricação. Seu software interno de gerenciamento de documentos, o VaultView, é uma plataforma do Microsoft Azure que torna os documentos acessíveis para sua base de clientes diversificada.

Eles enfrentaram um desafio significativo: o software de captura e processamento de dados com o qual contaram por muitos anos havia acumulado uma dívida técnica significativa e dependia de uma tecnologia ultrapassada. Eles precisavam agir rapidamente para identificar e implantar uma solução empresarial moderna e mais adequada, que pudesse resolver os desafios existentes e acelerar os resultados comerciais.

Uma série de desafios técnicos

O sistema de processamento de informações desatualizado da Tronitech apresentava vários problemas que exigiam atenção constante dos recursos técnicos, incluindo:

  • Falhas e perda de lotes: O sistema frequentemente perdia lotes e exigia a reconstrução do trabalho, o que resultava em drenagem de recursos e ineficiências frustrantes do processo.
  • Atrasos regulares nas operações de digitalização: As limitações técnicas e a constante solução de problemas levaram a restrições de recursos e atrasos graves nas operações de digitalização. Esses atrasos prejudicavam ainda mais a eficiência da equipe e dos negócios.
  • Requisitos complexos de infraestrutura: A Tronitech teve que operar nove servidores separados para três sistemas distintos para acomodar várias limitações e configurações técnicas. Essa configuração fragmentada foi um arranjo improvisado ao longo de anos para encontrar algo que funcionasse dentro das muitas limitações do sistema.
  • Conflitos com o sistema operacional Windows: Sempre que uma atualização do Windows era lançada, o sistema apresentava mau funcionamento, muitas vezes exigindo uma reversão para uma versão anterior. Isso teve um impacto negativo duplo na produtividade e na segurança do sistema.
  • Suporte insuficiente para sistemas modernos: A solução existente da Tronitech exigia o Internet Explorer, um navegador desatualizado que não é mais suportado pela Microsoft. Isso trouxe riscos adicionais à segurança e problemas de desempenho.

O divisor de águas: Info Input Solution da KODAK

Durante muitos anos, a Tronitech confiou nos premiados scanners de produção de grande porte pelos quais a Kodak Alaris é conhecida em todo o mundo. Sua frota existente de Scanners da série i4000 da Kodak Alaris e sua parceria de longo prazo com a Kodak Alaris ajudaram a tornar a escolha de uma solução de software uma decisão fácil de ser tomada.

"Os Serviços Profissionais da Kodak Alaris trabalharam com a Tronitech para configurar com sucesso 265 trabalhos existentes na Info Input Solution em apenas algumas semanas."

Após uma avaliação de um mês do Kodak Info Input Solution em execução em seu ambiente Azure, ficou claro que o Info Input Solution era a opção perfeita para seus fluxos de trabalho existentes, requisitos de configuração, base de clientes variada e planos de crescimento. Ele também forneceu vários recursos avançados que poderiam ser aproveitados em projetos futuros.

A Tronitech colaborou com as equipes de vendas e serviços profissionais da Kodak Alaris para configurar 265 trabalhos no Info Input Solution. Esses trabalhos de clientes foram criados ao longo de 17 anos, e alguns deles foram migrados de diferentes soluções de software ao longo do tempo. O processo foi tão confuso quanto parece e, no entanto, todos os trabalhos foram migrados com sucesso para o Info Input Solution em apenas algumas semanas - e o processamento desses trabalhos é muito mais rápido do que antes.

A seguir, veja como o sistema funciona, em um alto nível:

  1. Captura de documentos: Documentos em papel de vários tamanhos e tipos são digitalizados usando os Scanners da série i4000 da Kodak, altamente considerados por sua velocidade, precisão, confiabilidade e alta capacidade.
  2. Processamento de dados: O KODAK Info Input Solution classifica, extrai, categoriza e indexa dados automaticamente. Além de documentos em papel, o sistema também processa e-mails e seus anexos, como imagens, e-mails, PDFs, documentos do Word e arquivos do Excel.
  3. AI e aprendizado de máquina (ML): O Info Input Solution se integra ao Microsoft Cognitive Services para agir sobre determinados dados quando necessário. Por exemplo, se uma empresa envia uma grande pesquisa com clientes, ela pode usar os Serviços Cognitivos para verificar endereços e melhorar a precisão e a taxa de retorno.
  4. Validação de dados: Os dados extraídos passam por verificação e aumento automáticos por meio de sistemas corporativos e ferramentas de RPA.
  5. Entrega: Os dados verificados são finalmente integrados a vários sistemas de negócios e aplicativos corporativos, incluindo o software VaultView da Tronitech para armazenamento e recuperação de clientes.

"A Tronitech agora pode atender a mais clientes em menos tempo, colocando-a em um caminho de crescimento acelerado sem adicionar hardware ou equipe."

Uma transformação bem-sucedida em muitos níveis

As diferenças entre o sistema anterior e o Kodak Info Input Solution foram dramáticas. A Tronitech agora pode atender a mais clientes em menos tempo, o que a coloca em um caminho de crescimento acelerado sem adicionar hardware ou equipe.Eles alcançaram muitos resultados comerciais importantes, incluindo:

  • Infraestrutura e licenciamento reduzidos: A Tronitech conseguiu reduzir sua infraestrutura de processamento de documentos de nove servidores e várias licenças para um servidor e uma licença. Apesar de exigir muito menos em termos de capacidade de computação, o novo sistema é mais rápido e mais produtivo.
  • Menos requisitos de recursos: A transição de nove servidores separados que executavam três sistemas complicados para um sistema único e totalmente integrado em um único servidor fez uma enorme diferença para a equipe da Tronitech.
  • Configuração mais rápida de trabalhos: O tempo necessário para configurar trabalhos individuais foi reduzido de 2 horas para apenas 20 minutos. Se você extrapolar isso para toda a base de clientes da Tronitech, os ganhos de produtividade são fáceis de calcular.
  • Maior volume de processamento: A Tronitech agora pode lidar com o dobro do volume de processamento em um único servidor, em comparação com a configuração anterior de nove servidores.
  • Custos operacionais e de manutenção mais baixos:Os custos para possuir, operar e manter esses nove servidores foram substituídos por simplicidade, velocidade e automação contínua.
  • Flexibilidade e segurança do sistema:O novo sistema é totalmente compatível com aplicativos modernos e atualizações do Windows, eliminando assim os riscos de segurança e a necessidade de reversões do sistema e outras tarefas de configuração de TI demoradas.Ele funciona agora e está pronto para o futuro.
  • Recursos integrados que agregam valor: A capacidade de processar e-mails e seus anexos, como PDFs, arquivos do Excel, documentos do Word e imagens, sem custos adicionais, fez uma grande diferença nos resultados financeiros da Tronitech.
  • Proteção para o futuro com IA: Desde o primeiro momento, o Info Input Solution se integra aos mecanismos de IA mais avançados do mundo, como o Microsoft Cognitive Services. Esse recurso agrega um valor imenso para os clientes da Tronitech e prepara seus recursos de processamento de documentos para o futuro.
  • Relatórios automáticos: É fácil gerar relatórios em e-mails diários para atualizações rápidas e revisões de equipe. Os dados de auditoria e estatísticas estão incluídos sem custo adicional e os modelos de relatórios do Power BI são fornecidos para as necessidades típicas de relatórios. Com o Power BI, não é necessário nenhum licenciamento adicional para gerar relatórios.

Conclusão: O parceiro certo para a transformação digital

"Os serviços profissionais da Kodak Alaris trabalharam com a Tronitech para configurar com sucesso 265 trabalhos existentes no Info Input Solution em apenas algumas semanas."

A decisão de mudar para o Kodak Info Input Solution resolveu muitos desafios e abriu caminho para um futuro mais eficiente, econômico e escalável para os negócios da Tronitech. Até mesmo os especialistas em transformação digital podem ter sua própria jornada de transformação digital, tudo em nome do progresso e do desempenho. A transformação digital da Tronitech com a tecnologia e o suporte da Kodak Alaris demonstra como o parceiro certo pode fazer toda a diferença no esforço para definir um caminho claro e sustentável para o crescimento.

"A Tronitech agora pode atender mais clientes em menos tempo, colocando-os em um caminho de crescimento acelerado sem adicionar hardware ou equipe."