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Resumen

Tronitech, una empresa de subcontratación de procesos empresariales (BPO), sustituyó con éxito su ineficiente sistema heredado de procesamiento de la información por Kodak Info Input Solution, un software inteligente de automatización del procesamiento de documentos que simplifica el proceso desde la llegada del documento hasta su uso en los sistemas empresariales. El software anterior de Tronitech había causado una serie de costosos problemas empresariales. El cambio a Info Input Solution se tradujo rápidamente en un enorme salto adelante en la eficacia operativa, una drástica reducción de los costes de recursos y equipos, y una mayor capacidad para atender una amplia gama de necesidades de los clientes. Tronitech atiende ahora a su variada base de clientes con mayor rapidez y precisión, y lo hace con mucha menos infraestructura. Han duplicado su volumen mensual sin necesidad de escáneres de documentos ni operadores adicionales.

Tronitech: Una oficina de servicios multidimensional

Situada en Indianápolis, Tronitech es una empresa de BPO que presta servicios a una clientela diversificada de numerosos sectores, como sanidad, administración pública, enseñanza superior, fabricación y servicios financieros. Tronitech gestiona una amplia gama de tipos de documentos para sus clientes, como historiales médicos, solicitudes de préstamos, contratos y facturas de fabricación. Su software interno de gestión de documentos, VaultView, es una plataforma de Microsoft Azure que hace que los documentos sean accesibles para su diversa base de clientes.

Se enfrentaban a un reto importante: el software de captura y procesamiento de datos en el que confiaban desde hacía muchos años había acumulado una importante deuda técnica y dependía de una tecnología obsoleta. Necesitaban actuar con rapidez para identificar e implantar un sistema más adecuado, una solución empresarial moderna que pudiera resolver sus retos actuales y acelerar los resultados empresariales.

Una serie de retos técnicos

El anticuado sistema de procesamiento de información de Tronitech presentaba varios problemas que requerían la atención constante de los recursos técnicos, entre ellos:

  • Lotes fallidos y perdidos: El sistema perdía lotes con frecuencia y requería la reconstrucción de trabajos, lo que provocaba una fuga de recursos y frustrantes ineficiencias en los procesos.
  • Retrasos periódicos en las operaciones de escaneado:Las limitaciones técnicas y la constante resolución de problemas provocaban limitaciones de recursos y graves retrasos en las operaciones de escaneado. Estos retrasos suponían una carga adicional para el personal y la eficacia de la empresa.
  • Complejos requisitos de infraestructura: Tronitech tenía que utilizar nueve servidores distintos para tres sistemas diferentes con el fin de adaptarse a diversas limitaciones y configuraciones técnicas. Esta configuración fragmentada fue un montaje improvisado durante años para encontrar algo que funcionara dentro de las muchas limitaciones del sistema.
  • Conflictos con el sistema operativo Windows: Cada vez que se publicaba una actualización de Windows, el sistema no funcionaba correctamente, lo que a menudo obligaba a volver a una versión anterior. Esto tenía un doble impacto negativo tanto en la productividad como en la seguridad del sistema.
  • Insuficiente compatibilidad con los sistemas modernos: La solución existente de Tronitech requería Internet Explorer, un navegador obsoleto que Microsoft ya no admite. Esto introducía riesgos de seguridad adicionales y problemas de rendimiento.

The Game Changer: KODAK Info Input Solution

Durante muchos años, Tronitech ha confiado en los galardonados escáneres de producción por los que Kodak Alaris es conocida en todo el mundo. Su flota de Escaneres Serie i4000 de Kodak y su larga colaboración con Kodak Alaris ayudaron a que la elección de una solución de software fuera una decisión fácil de tomar.

"Los Servicios Profesionales de Kodak Alaris trabajaron con Tronitech para configurar con éxito 265 trabajos existentes en Info Input Solution en sólo un par de semanas."

Después de un mes de evaluación de Kodak Info Input Solution ejecutándose en su entorno Azure, quedó claro que Info Input Solution encajaba perfectamente con sus flujos de trabajo existentes, requisitos de configuración, variada base de clientes y planes de crecimiento. También les proporcionó varias características avanzadas que podrían aprovechar en futuros proyectos.

Tronitech colaboró con los equipos de ventas y servicios profesionales de Kodak Alaris para configurar 265 trabajos en Info Input Solution. Estos trabajos de clientes se habían creado a lo largo de 17 años, y algunos de ellos se habían migrado desde diferentes soluciones de Software con el paso del tiempo. Fue tan complicado como parece y, sin embargo, todos los trabajos se migraron con éxito a Info Input Solution en sólo un par de semanas, y el procesamiento de estos trabajos es mucho más rápido que antes.

Así es como funciona el sistema, a alto nivel:

  1. Captura de documentos: Documentos en papel de varios tamaños y tipos se escanean utilizando Escaneres KODAK Serie i4000, muy apreciados por su velocidad, precisión, fiabilidad y alta capacidad.
  2. Procesamiento de datos: KODAK Info Input Solution clasifica, extrae, categoriza e indexa automáticamente los datos. Además de documentos en papel, el sistema también procesa correos electrónicos y sus archivos adjuntos, como imágenes, correos electrónicos, PDF, documentos de Word y archivos de Excel.
  3. AI y aprendizaje automático (ML): Info Input Solution se integra con Microsoft Cognitive Services para actuar sobre determinados datos cuando sea necesario. Por ejemplo, si una empresa envía una gran encuesta a los clientes, puede utilizar Cognitive Services para verificar las direcciones con el fin de mejorar la precisión y la tasa de devolución.
  4. Validación de datos: Los datos extraídos se someten a verificación y aumento automáticos a través de sistemas empresariales y herramientas RPA.
  5. Entrega: Los datos verificados se integran finalmente en diversos sistemas de negocio y aplicaciones empresariales, incluido el software VaultView de Tronitech para el almacenamiento y la recuperación de clientes.

"Tronitech puede ahora atender a más clientes en menos tiempo, lo que les sitúa en una senda de crecimiento acelerado sin necesidad de añadir hardware ni personal."

Una transformación exitosa a muchos niveles

Las diferencias entre el sistema anterior y Kodak Info Input Solution han sido espectaculares. Ahora Tronitech puede atender a más clientes en menos tiempo, lo que les permite acelerar su crecimiento sin necesidad de añadir hardware ni personal.

  • Infraestructura y licencias reducidas: Tronitech ha podido reducir su infraestructura de procesamiento de documentos de nueve servidores y varias licencias a un servidor y una licencia. A pesar de requerir mucho menos en términos de potencia informática, el nuevo sistema es más rápido y productivo.
  • Menos requisitos de recursos: La transición de nueve servidores independientes que ejecutaban tres sistemas enrevesados a un único sistema totalmente integrado en un único servidor ha supuesto una gran diferencia para el personal de Tronitech.
  • Configuración de trabajos más rápida: El tiempo necesario para configurar trabajos individuales se redujo de 2 horas a tan sólo 20 minutos. Si se extrapola esto a toda la base de clientes de Tronitech, las ganancias de productividad son matemáticas fáciles.
  • Mayor volumen de procesamiento: Tronitech puede gestionar ahora el doble de volumen de procesamiento en un solo servidor, en comparación con la configuración anterior de nueve servidores.
  • Menos costes operativos y de mantenimiento: Los costes de propiedad, funcionamiento y mantenimiento de esos nueve servidores se han sustituido por simplicidad, velocidad y automatización sin fisuras.
  • Flexibilidad y seguridad del sistema: El nuevo sistema es totalmente compatible con las aplicaciones modernas y las actualizaciones de Windows, lo que elimina los riesgos de seguridad y la necesidad de realizar reversiones del sistema y otras tareas de configuración de TI que llevan mucho tiempo.Funciona ahora y está preparado para el futuro.
  • Características integradas que añaden valor: La capacidad de procesar correos electrónicos y sus archivos adjuntos, como PDF, archivos de Excel, documentos de Word e imágenes, sin costes adicionales, ha marcado una gran diferencia en los resultados de Tronitech.
  • Futuro a prueba de IA: Desde el primer momento, Info Input Solution se integra con los motores de IA más avanzados del mundo, como Microsoft Cognitive Services. Esta capacidad añade un inmenso valor para los clientes de Tronitech y prepara para el futuro sus capacidades de procesamiento de documentos.
  • Informes automáticos: Es fácil extraer informes en correos electrónicos diarios para actualizaciones rápidas y revisiones del equipo. Los datos de auditoría y estadísticas se incluyen sin cargo adicional y se proporcionan plantillas de informes de Power BI para las necesidades típicas de generación de informes. Con Power BI, no se necesitan licencias adicionales para generar informes.

Conclusión: El socio adecuado para la transformación digital

"Los servicios profesionales de Kodak Alaris trabajaron con Tronitech para configurar con éxito 265 trabajos existentes en Info Input Solution en tan solo un par de semanas."

La decisión de cambiar a Kodak Info Input Solution resolvió muchos retos y allanó el camino hacia un futuro más eficiente, rentable y escalable para el negocio de Tronitech. Incluso los especialistas en transformación digital pueden tener su propio viaje de transformación digital, todo en nombre del progreso y el rendimiento. La transformación digital de Tronitech con la tecnología y el soporte de Kodak Alaris demuestra cómo el socio adecuado puede marcar la diferencia en el esfuerzo por establecer un camino claro y sostenible hacia el crecimiento.

"Tronitech ahora puede atender a más clientes en menos tiempo, lo que les sitúa en una senda de crecimiento acelerado sin necesidad de añadir hardware o personal"

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