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Résumé

Tronitech, une société d'externalisation des processus métier (BPO), a remplacé avec succès son ancien système de traitement des informations inefficace par Kodak Info Input Solution, un logiciel intelligent d'automatisation du traitement des documents qui simplifie le parcours depuis l'arrivée du document jusqu'à son utilisation dans les systèmes de l'entreprise. Le logiciel précédent de Tronitech était à l'origine d'une série de problèmes commerciaux coûteux. Le passage à Info Input Solution s'est rapidement traduit par un bond en avant de l'efficacité opérationnelle, une réduction drastique des coûts de ressources et d'équipement, et une capacité accrue à répondre à un large éventail de besoins des clients. Tronitech sert désormais sa clientèle variée avec plus de rapidité et de précision, et ce avec beaucoup moins d'infrastructure. Elle a doublé son volume mensuel sans scanner de documents ni opérateurs supplémentaires.

Tronitech : Un bureau de services multidimensionnel

Située à Indianapolis, Tronitech est une société de BPO qui sert une clientèle diversifiée dans de nombreux secteurs, notamment les soins de santé, le gouvernement, l'enseignement supérieur, l'industrie manufacturière et les services financiers. Tronitech gère un large éventail de types de documents pour ses clients, tels que les dossiers médicaux, les demandes de prêt, les contrats et les factures de fabrication. Leur logiciel interne de gestion de documents, VaultView, est une plateforme Microsoft Azure qui rend les documents accessibles à leur clientèle diversifiée.

Ils ont été confrontés à un défi de taille : le logiciel de capture et de traitement de données sur lequel ils s'appuyaient depuis de nombreuses années avait accumulé une dette technique importante et dépendait d'une technologie obsolète. Ils devaient agir rapidement pour identifier et déployer une solution d'entreprise moderne mieux adaptée, capable à la fois de résoudre les problèmes existants et d'accélérer les résultats de l'entreprise.

Une série de défis techniques

Le système de traitement des informations obsolète de Tronitech présentait plusieurs problèmes qui nécessitaient une attention constante de la part des ressources techniques, notamment :

  • Les lots échoués et perdus : Le système perdait fréquemment des lots et nécessitait la reconstitution des tâches, ce qui entraînait un épuisement des ressources et une inefficacité frustrante des processus.
  • Retards réguliers dans les opérations de numérisation:Les limites techniques et le dépannage constant ont entraîné des contraintes de ressources et des retards importants dans les opérations de numérisation. Ces retards ont pesé sur le personnel et l'efficacité de l'entreprise.
  • Exigences complexes en matière d'infrastructure: Tronitech a dû exploiter neuf serveurs distincts pour trois systèmes distincts afin de s'adapter aux diverses limitations et configurations techniques. Cette configuration fragmentée était un arrangement de fortune mis en place au fil des ans pour trouver quelque chose qui fonctionne avec les nombreuses limitations du système.
  • Conflits avec le système d'exploitation Windows:À chaque fois qu'une mise à jour de Windows était publiée, le système fonctionnait mal, ce qui nécessitait souvent un retour à la version précédente. Cela avait un double impact négatif sur la productivité et la sécurité du système.
  • Une prise en charge insuffisante des systèmes modernes : La solution existante de Tronitech nécessitait Internet Explorer, un navigateur obsolète qui n'est plus pris en charge par Microsoft. Cela entraînait des risques de sécurité supplémentaires et des problèmes de performances.

La solution qui change la donne : KODAK Info Input Solution

Depuis de nombreuses années, Tronitech fait confiance aux scanners de production primés qui font la réputation de Kodak Alaris dans le monde entier. Leur flotte existante de Kodak Scanners i4000 Series et leur partenariat à long terme avec Kodak Alaris ont contribué à faire de leur choix d'une solution logicielle une décision facile à prendre.

"Les services professionnels de Kodak Alaris ont travaillé avec Tronitech pour configurer avec succès 265 travaux existants dans Info Input Solution en seulement deux semaines."

Après une évaluation d'un mois de Kodak Info Input Solution fonctionnant dans leur environnement Azure, il était clair qu'Info Input Solution correspondait parfaitement à leurs flux de travail existants, à leurs exigences de configuration, à leur clientèle variée et à leurs plans de croissance. Elle leur offrait également plusieurs fonctionnalités avancées dont ils pourraient tirer parti dans le cadre de projets futurs.

Tronitech a collaboré avec les équipes de vente et de services professionnels de Kodak Alaris pour configurer 265 travaux dans Info Input Solution. Ces jobs clients avaient été construits sur 17 ans, et certains d'entre eux avaient été migrés à partir de différentes solutions logicielles au fil du temps. C'était aussi compliqué que cela en a l'air, et pourtant chaque travail a été migré avec succès vers Info Input Solution en quelques semaines seulement - et le traitement de ces travaux est beaucoup plus rapide qu'auparavant.

Voici comment le système fonctionne, à un niveau élevé:

  1. Capture de documents:Des documents papier de tailles et de types variés sont scannés à l'aide de Kodak Scanners de la série i4000, très réputés pour leur vitesse, leur précision, leur fiabilité et leur grande capacité.
  2. Traitement des données : Kodak Info Input Solution classe, extrait, catégorise et indexe automatiquement les données. Outre les documents papier, le système traite également les courriels et leurs pièces jointes, telles que les images, les courriels, les PDF, les documents Word et les fichiers Excel.
  3. AI et apprentissage automatique (ML) : Info Input Solution s'intègre à Microsoft Cognitive Services pour agir sur certaines données lorsque cela est nécessaire. Par exemple, si une entreprise envoie une grande enquête auprès de ses clients, elle peut utiliser Cognitive Services pour vérifier les adresses afin d'améliorer la précision et le taux de retour.
  4. Validation des données : Les données extraites font l'objet d'une vérification et d'une augmentation automatiques via les systèmes d'entreprise et les outils RPA.
  5. Livraison : Les données vérifiées sont finalement intégrées dans divers systèmes commerciaux et applications d'entreprise, notamment le logiciel VaultView de Tronitech pour le stockage et la recherche de clients.

"Tronitech peut désormais servir plus de clients en moins de temps, ce qui les met sur la voie d'une croissance accélérée sans ajout de matériel ou de personnel."

Une transformation réussie à plusieurs niveaux

Les différences entre le système précédent et Kodak Info Input Solution ont été spectaculaires. Tronitech peut désormais servir plus de clients en moins de temps, ce qui lui permet d'accélérer sa croissance sans ajouter de matériel ou de personnel. L'entreprise a obtenu de nombreux résultats clés, notamment :

  • Réduction de l'infrastructure et des licences : Tronitech a pu réduire son infrastructure de traitement des documents de neuf serveurs et de plusieurs licences à un seul serveur et une seule licence. Bien qu'il nécessite beaucoup moins de puissance de calcul, le nouveau système est plus rapide et plus productif.
  • Moins de ressources nécessaires: Le passage de neuf serveurs distincts exécutant trois systèmes alambiqués à un seul système entièrement intégré sur un seul serveur a fait une énorme différence pour le personnel de Tronitech.
  • Configuration plus rapide des tâches: Le temps nécessaire à la configuration des tâches individuelles a été réduit de 2 heures à seulement 20 minutes. Si vous extrapolez cela à l'ensemble de la clientèle de Tronitech, les gains de productivité sont faciles à calculer.
  • Augmentation du volume de traitement :
  • Moins de coûts d'exploitation et de maintenance: Les coûts de possession, d'exploitation et de maintenance de ces neuf serveurs ont été remplacés par la simplicité, la vitesse et l'automatisation transparente.
  • Flexibilité et sécurité du système: Le nouveau système est entièrement compatible avec les applications modernes et les mises à jour Windows, ce qui élimine les risques de sécurité et la nécessité de revenir en arrière et d'effectuer d'autres tâches de configuration informatique fastidieuses.Il fonctionne dès maintenant et est prêt pour l'avenir.
  • Des fonctionnalités intégrées qui ajoutent de la valeur: La capacité à traiter les courriels et leurs pièces jointes comme les PDF, les fichiers Excel, les documents Word et les images - sans coûts supplémentaires - a fait une grande différence pour les résultats financiers de Tronitech.
  • La pérennité avec l'IA : Dès la sortie de la boîte, Info Input Solution s'intègre aux moteurs d'IA les plus avancés au monde, tels que Microsoft Cognitive Services. Cette capacité ajoute une immense valeur pour les clients de Tronitech et assure la pérennité de leurs capacités de traitement des documents.
  • Rapports automatiques:Il est facile de tirer des rapports dans les courriels quotidiens pour des mises à jour rapides et des examens d'équipe. Les données d'audit et de statistiques sont incluses sans frais supplémentaires et des modèles de rapports Power BI sont fournis pour les besoins typiques en matière de rapports. Avec Power BI, aucune licence supplémentaire n'est nécessaire pour générer des rapports.

Conclusion : Le bon partenaire pour la transformation numérique

" Les services professionnels de Kodak Alaris ont travaillé avec Tronitech pour configurer avec succès 265 travaux existants dans Info Input Solution en quelques semaines seulement. "

La décision de passer à Kodak Info Input Solution a permis de résoudre de nombreux problèmes et d'ouvrir la voie à un avenir plus efficace, plus rentable et plus évolutif pour l'entreprise de Tronitech. Même les spécialistes de la transformation numérique peuvent avoir leur propre parcours de transformation numérique, tout cela au nom du progrès et de la performance. La transformation numérique de Tronitech avec la technologie et le soutien de Kodak Alaris montre comment le bon partenaire peut faire toute la différence dans l'effort pour définir une voie claire et durable vers la croissance.

"Tronitech peut désormais servir plus de clients en moins de temps, ce qui les place sur une voie de croissance accélérée sans ajouter de matériel ou de personnel."