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Zusammenfassung

Tronitech, ein Unternehmen für Business Process Outsourcing (BPO), ersetzte erfolgreich sein ineffizientes altes Informationsverarbeitungssystem durch die Kodak Info Input Solution, eine Automatisierungssoftware für die intelligente Dokumentenverarbeitung, die den Weg vom Eingang des Dokuments bis zur Verwendung in den Geschäftssystemen vereinfacht. Die vorherige Software von Tronitech verursachte eine Reihe von kostspieligen geschäftlichen Herausforderungen. Die Umstellung auf die Info Input Lösung führte schnell zu einem großen Sprung in der betrieblichen Effizienz, einer drastischen Senkung der Ressourcen- und Ausrüstungskosten und einer verbesserten Fähigkeit, eine breite Palette von Kundenbedürfnissen zu bedienen. Tronitech bedient nun seinen vielfältigen Kundenstamm mit größerer Geschwindigkeit und Genauigkeit, und das mit weit weniger Infrastruktur. Das Unternehmen hat sein monatliches Volumen ohne zusätzliche Scanner oder Bediener verdoppelt.

Tronitech: Ein multidimensionales Dienstleistungsunternehmen

Tronitech ist ein BPO-Unternehmen mit Sitz in Indianapolis, das einen breit gefächerten Kundenstamm in vielen Bereichen bedient, darunter Gesundheitswesen, Behörden, Hochschulwesen, Fertigung und Finanzdienstleistungen. Tronitech verwaltet für seine Kunden eine breite Palette von Dokumententypen, wie z. B. Krankenakten, Kreditanträge, Verträge und Produktionsrechnungen. Die hauseigene Dokumentenverwaltungssoftware VaultView ist eine Microsoft Azure-Plattform, die Dokumente für den vielfältigen Kundenstamm zugänglich macht.

Das Unternehmen stand vor einer großen Herausforderung: Die Datenerfassungs- und -verarbeitungssoftware, auf die es sich seit vielen Jahren verließ, hatte erhebliche technische Schulden angehäuft und basierte auf veralteter Technologie. Sie mussten schnell handeln, um eine bessere Lösung zu finden und einzusetzen, eine moderne Unternehmenslösung, die sowohl die bestehenden Herausforderungen lösen als auch die Geschäftsergebnisse beschleunigen konnte.

Eine Reihe von technischen Herausforderungen

Tronitechs veraltetes Informationsverarbeitungssystem wies mehrere Probleme auf, die ständige Aufmerksamkeit der technischen Ressourcen erforderten, darunter:

  • Fehlgeschlagene und verlorene Chargen: Das System verlor häufig Stapel und erforderte einen Neuaufbau von Aufträgen, was zu einem Ressourcenverlust und frustrierenden Prozessineffizienzen führte.
  • Reguläre Verzögerungen bei Scanvorgängen: Technische Einschränkungen und ständige Fehlersuche führten zu Ressourcenbeschränkungen und erheblichen Verzögerungen bei Scanvorgängen.
  • Komplexe Infrastrukturanforderungen: Tronitech musste neun separate Server für drei verschiedene Systeme betreiben, um verschiedenen technischen Einschränkungen und Konfigurationen Rechnung zu tragen. Diese fragmentierte Einrichtung war ein Notbehelf, der über Jahre hinweg zusammengestellt wurde, um etwas zu finden, das innerhalb der vielen Einschränkungen des Systems funktionierte.
  • Konflikte mit dem Windows-Betriebssystem: Jedes Mal, wenn ein Windows-Update veröffentlicht wurde, kam es zu Fehlfunktionen des Systems, die häufig ein Rollback auf eine frühere Version erforderlich machten. Dies wirkte sich in zweifacher Hinsicht negativ auf die Produktivität und die Systemsicherheit aus.
  • Unzureichende Unterstützung für moderne Systeme: Tronitechs bestehende Lösung erforderte den Internet Explorer, einen veralteten Browser, der von Microsoft nicht mehr unterstützt wird. Dies führte zu zusätzlichen Sicherheitsrisiken und Leistungsproblemen.

Der Game Changer: KODAK Info Input Lösung

Seit vielen Jahren verlässt sich Tronitech auf die preisgekrönten Produktionsscanner, für die Kodak Alaris weltweit bekannt ist. Die vorhandene Flotte von Kodak Scannern der i4000 Serie und die langjährige Partnerschaft mit Kodak Alaris machten die Entscheidung für eine Software-Lösung leicht.

"Die Professional Services von Kodak Alaris arbeiteten mit Tronitech zusammen, um 265 bestehende Jobs in der Info Input Lösung in nur ein paar Wochen erfolgreich zu konfigurieren."

Nach einer einmonatigen Evaluierung der Kodak Info Input Lösung in ihrer Azure-Umgebung war klar, dass die Info Input Lösung perfekt zu den bestehenden Arbeitsabläufen, den Konfigurationsanforderungen, dem vielfältigen Kundenstamm und den Wachstumsplänen des Unternehmens passte. Außerdem bot sie dem Unternehmen mehrere fortschrittliche Funktionen, die es in zukünftigen Projekten nutzen konnte.

Tronitech arbeitete mit den Vertriebs- und Professional Services-Teams von Kodak Alaris zusammen, um 265 Jobs in der Info Input Lösung zu konfigurieren. Diese Kundenaufträge waren über 17 Jahre hinweg erstellt worden, und einige von ihnen waren im Laufe der Zeit von verschiedenen Software-Lösungen migriert worden. Es war genauso chaotisch, wie es sich anhört, und doch wurde jeder Job in nur wenigen Wochen erfolgreich auf die Info Input Lösung migriert - und die Verarbeitung dieser Jobs ist viel schneller als zuvor.

So funktioniert das System auf hohem Niveau:

  1. Dokumentenerfassung: Papierdokumente verschiedener Größen und Typen werden mit Kodak Scannern der i4000 Serie gescannt, die für ihre Geschwindigkeit, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und hohe Kapazität geschätzt werden.
  2. Datenverarbeitung: Kodak Info Input Solution klassifiziert, extrahiert, kategorisiert und indexiert Daten automatisch. Neben Papierdokumenten verarbeitet das System auch E-Mails und deren Anhänge, wie Bilder, E-Mails, PDFs, Word-Dokumente und Excel-Dateien.
  3. KI und maschinelles Lernen (ML): Info Input Lösung integriert sich mit Microsoft Cognitive Services, um bei Bedarf auf bestimmte Daten zu reagieren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine große Kundenumfrage verschickt, kann es die Cognitive Services nutzen, um Adressen zu überprüfen und so die Genauigkeit und Rücklaufquote zu verbessern.
  4. Datenvalidierung: Die extrahierten Daten werden über Unternehmenssysteme und RPA-Tools automatisch überprüft und ergänzt.
  5. Lieferung: Die verifizierten Daten werden schließlich in verschiedene Geschäftssysteme und Unternehmensanwendungen integriert, einschließlich der VaultView Software von Tronitech für die Speicherung und den Abruf von Kunden.

"Tronitech kann nun mehr Kunden in kürzerer Zeit bedienen, was das Unternehmen auf einen beschleunigten Wachstumspfad bringt, ohne dass zusätzliche Hardware oder Mitarbeiter benötigt werden."

Eine erfolgreiche Transformation auf vielen Ebenen

Die Unterschiede zwischen dem vorherigen System und der Kodak Info Input Lösung waren dramatisch. Tronitech kann nun mehr Kunden in kürzerer Zeit bedienen und ist damit auf einem beschleunigten Wachstumspfad, ohne dass zusätzliche Hardware oder Mitarbeiter eingestellt werden müssen.

  • Reduzierte Infrastruktur und Lizenzierung: Tronitech konnte seine Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur von neun Servern und mehreren Lizenzen auf einen Server und eine Lizenz reduzieren. Obwohl das neue System weit weniger Rechenleistung benötigt, ist es schneller und produktiver.
  • Weniger Ressourcenbedarf: Der Übergang von neun separaten Servern, auf denen drei komplizierte Systeme laufen, zu einem einzigen, vollständig integrierten System auf einem einzigen Server hat für die Mitarbeiter von Tronitech einen großen Unterschied gemacht.
  • Schnellere Auftragskonfiguration: Der Zeitaufwand für die Einrichtung einzelner Aufträge wurde von 2 Stunden auf nur 20 Minuten reduziert. Wenn man dies auf den gesamten Kundenstamm von Tronitech hochrechnet, sind die Produktivitätsgewinne leicht zu errechnen.
  • Größeres Verarbeitungsvolumen: Tronitech kann jetzt das doppelte Verarbeitungsvolumen auf einem einzigen Server bewältigen, verglichen mit der vorherigen Konfiguration mit neun Servern.
  • Geringere Betriebs- und Wartungskosten: Die Kosten für den Besitz, den Betrieb und die Wartung dieser neun Server wurden durch Einfachheit, Geschwindigkeit und nahtlose Automatisierung ersetzt.
  • Systemflexibilität und Sicherheit: Das neue System ist vollständig kompatibel mit modernen Anwendungen und Windows-Updates, wodurch Sicherheitsrisiken und die Notwendigkeit von System-Rollbacks und anderen zeitaufwändigen IT-Konfigurationsaufgaben entfallen.Es funktioniert jetzt und ist für die Zukunft gerüstet.
  • Eingebaute Funktionen, die einen Mehrwert schaffen: Die Fähigkeit, E-Mails und ihre Anhänge wie PDFs, Excel-Dateien, Word-Dokumente und Bilder zu verarbeiten - ohne zusätzliche Kosten - hat einen großen Unterschied für den Gewinn von Tronitech gemacht.
  • Zukunftssicherheit mit KI: Die Info Input Lösung lässt sich sofort mit den weltweit fortschrittlichsten KI-Engines, wie Microsoft Cognitive Services, integrieren. Diese Fähigkeit bietet einen enormen Mehrwert für die Kunden von Tronitech und macht ihre Dokumentenverarbeitungsfähigkeiten zukunftssicher.
  • Automatisches Reporting: Es ist einfach, Berichte in tägliche E-Mails für schnelle Updates und Teambesprechungen zu ziehen. Audit- und Statistikdaten sind ohne zusätzliche Kosten enthalten, und Power BI-Berichtsvorlagen werden für typische Berichtsanforderungen bereitgestellt. Mit Power BI ist keine zusätzliche Lizenzierung für die Erstellung von Berichten erforderlich.

Abschluss: Der richtige Partner für die digitale Transformation

"Die Professional Services von Kodak Alaris arbeiteten mit Tronitech zusammen, um 265 bestehende Jobs in der Info Input Lösung in nur wenigen Wochen erfolgreich zu konfigurieren."

Die Entscheidung, auf die Kodak Info Input Lösung umzusteigen, löste viele Herausforderungen und ebnete den Weg für eine effizientere, kostengünstigere und skalierbare Zukunft für das Geschäft von Tronitech. Auch Spezialisten für die digitale Transformation können ihre eigene digitale Transformationsreise machen, alles im Namen des Fortschritts und der Leistung. Die digitale Transformation von Tronitech mit der Technologie und Unterstützung von Kodak Alaris zeigt, wie der richtige Partner den Unterschied ausmachen kann, wenn es darum geht, einen klaren und nachhaltigen Wachstumspfad einzuschlagen.

"Tronitech kann jetzt mehr Kunden in kürzerer Zeit bedienen und ist damit auf einem beschleunigten Wachstumspfad, ohne zusätzliche Hardware oder Mitarbeiter."