Situação
Usando MFPs e entrada manual de dados, a Truck Country® experimenta perda de dados, desperdício de tempo e processos ineficientes.

Objetivos
Alcançar a transformação digital de uma forma abrangente e produtiva - integrando scanners, captura, gerenciamento de dados e software de automação empresarial.

Solução
Vinte e sete scanners S2050 da KODAK, juntamente com softwares individuais, todos funcionando perfeitamente juntos para criar uma solução completa de gerenciamento de informações e automação de processos de negócios.

Resultados
Poupança de dezenas de milhares de dólares só no primeiro ano, graças à redução dos custos de armazenamento de papel, aumento da produtividade por meio da automação de tarefas, além de fluxos de trabalho otimizados e simplificados, entre outros benefícios.

Truck Country's Digital Transformation

Quando perguntado por que a Truck Country® decidiu embarcar em sua jornada de transformação digital, Cameron Wolfe, auditor interno e coordenador de melhoria contínua da empresa, disse: "Para que pudéssemos entrar no século XXI!" A Truck Country, de propriedade do McCoy Group, é o maior grupo de revendedores Freightliner dos EUA, atendendo a clientes em 23 locais em Iowa, Indiana, Ohio, Minnesota e Wisconsin. E, embora não fossem totalmente não digitais, sua dependência de dispositivos MFP para captura de imagens deixava muito a desejar. "Ainda usávamos vários processos manuais também", lembrou Wolfe. "E, muitas vezes, você via um grupo de funcionários esperando para usar a multifuncional ou para resolver outro atolamento de papel. As imagens que as multifuncionais criavam eram grandes, e nossa equipe de TI ficava irritada com o fato de alguns locais criarem PDFs enormes e armazená-los na rede." As multifuncionais problemáticas também estavam resultando em perda de dados, captura de baixa qualidade, danos aos documentos e redução da produtividade dos funcionários.

Também estavam reduzindo a eficiência os processos inconsistentes de papel. "Os sistemas de arquivamento variavam de acordo com o local", disse Wolfe. "Alguns arquivavam por data, outros por número de pedido ou nome do cliente. Encontrar documentos nem sempre era um processo rápido."

Dynamic Excellence in Information (DEI) Puts It All Together

Entre Terry Abrams, CEO da revendedora autorizada Kodak Alaris Dynamic Excellence in Information (DEI) de Houston, TX, que fez uma apresentação para a Truck Country que delineou uma solução robusta de ponta a ponta para a transformação digital. O que chamou a atenção da gerência da Truck Country foi a abrangência e as múltiplas vantagens da proposta, incluindo a automação de processos de negócios e uma solução de fluxo de trabalho altamente integrada que englobava scanners, software e serviços.

"De antemão, sabíamos que os Kodak S2050 Scanner seriam ideais, graças à sua durabilidade, à ausência documentada de tempo de inatividade e à capacidade de lidar com papéis de diferentes gramaturas e tamanhos sem problemas", observou Abrams. "Em seguida, um conjunto de software para otimizar as imagens nítidas que o aprimoramento de imagem Perfect Page da Kodak Alaris proporciona, idealmente adaptado para OCR, com o apoio de uma organização de serviços superior." O software de captura Psigen foi selecionado para retirar os dados comerciais do papel, com o software DocuPhase para automação e para conectar aplicativos comuns e agilizar os processos de fluxo de trabalho comercial. O software DocuPhase transfere as informações para aplicativos de linha de negócios, como o Procede, que ajuda a Truck Country a gerenciar seu estoque de peças atualizando as transações em tempo real, criando percepções de negócios mais valiosas e altamente úteis.

A potência de digitalização inicial da Kodak Alaris define o cenário

O que a DEI prometeu em termos de sinergia de hardware/software rapidamente provou ser prático e poderoso. "Tudo começa com a digitalização", afirmou Wolfe. "E aqui os S2050 Scanners brilham. As pessoas os alimentam com documentos gordurosos e amassados e eles são digitalizados com uma qualidade de imagem uniformemente excelente." Wolfe observou que muitas áreas da organização tiveram benefícios comprovados, incluindo: -

  • Gerenciamento de estoque de peças - agora com dados de vendas/inventário em tempo real, o que permite operar de forma mais enxuta e agregar mais valor aos clientes
  • Integração de RH - está simplificada, com dados confidenciais mais seguros do que nunca
  • Contas a pagar e a receber - pode receber receita mais rapidamente e gerenciar dívidas em um nível estratégico de forma mais eficaz

Atualmente, a Truck Country está usando vinte esete Kodak S2050 Scanners, com planos de dobrar esse volume nos próximos seis meses. Somente no primeiro ano, a organização digitalizou 1,5 milhão de páginas, muitas vezes em conjuntos de documentos de três a cinco páginas.

O processo de adoção dessa mudança tecnológica ocorreu sem problemas. Era algo novo e diferente, mas quando os funcionários viram como era fácil digitalizar e enviar documentos e informações para os lugares e as pessoas certas, eles adotaram a solução rapidamente. "As pessoas aqui agora acham que isso é a melhor coisa do mundo", disse Wolfe. "Todas as informações estão agora na ponta de seus dedos. Não acho que possamos sequer avaliar o quanto essa transformação foi benéfica."

Um caminhão de resultados positivos

Em termos de benefícios concretos, Wolfe menciona -

  • Poupança operacional de quase US$ 30.000 no primeiro ano, incluindo a redução dos custos de postagem e entrega em US$ 10.000 e das despesas de armazenamento de papel em US$ 18,000, com previsão de retorno total do investimento em apenas alguns anos
  • Redução dos custos de armazenamento de papel - não há necessidade de pagar por armazenamento fora do local ou de entulhar locais.não é necessário pagar por armazenamento externo ou encher os locais com muitos armários de arquivos e caixas de armazenamento
  • Tamanhos de arquivos significativamente menores - economizando espaço na rede e deixando a equipe de TI satisfeita
  • Vantagens de produtividade - como maior capacidade de trabalho diário - graças à possibilidade de usar a tecnologia Perfect Page da Kodak Alaris por meio do driver ISIS - além das velocidades dos S2050 Scanner
  • Fluxos de trabalho mais suaves - da captura ao armazenamento e à distribuição, as informações agora se movem mais rapidamente, com mais rapidez, segurança e elegância em toda a organização
  • Operações de digitalização totalmente automatizadas - usando a leitura de código de barras a 200 dpi e o mesmo processo de reconhecimento em todos os locais e departamentos da Truck Country, para que todos possam simplesmente clicar em "digitalizar" e enviar para arquivar documentos sem nenhuma indexação manual
  • Capacidade de começar a digitalizar documentos antigos - as iniciativas que usam a ajuda do verão permitiram que áreas como a de Contas a Pagar digitalizassem quase metade de seus registros que datam dos anos 90
  • Conformidade com as diretrizes da HIPPA sobre dados médicos confidenciais localizados em registros de RH - quando são criados registros digitais, registros em papel contendo dados confidenciais podem ser destruídos, criando um ambiente mais seguro
  • Recuperação de desastres aprimorada - caso ocorra um desastre natural, os dados agora estão mais seguros (e redundantes) na nuvem, em vez de estarem em papel em um depósito ou escritório

O que aqueles que digitalizam e a Wolfe gostam especialmente em seus S2050 Scanner?

  • Excelente capacidade de manipular lotes de documentos mistos, incluindo alinhamento de páginas, remoção de marcas de perfuração e remoção de cores de formulários, tudo automaticamente
  • Qualidade de imagem, com a Tecnologia Perfect Page, que muitas vezes torna as imagens digitalizadas ainda melhores do que os originais
  • Velocidade de processamento, operando em velocidades nominais completas, mesmo com vários recursos de melhoria de imagem ativados
  • Poupança de tempo devido à menor necessidade de pré e pós-classificação de documentos
  • Exatidão de dados e alimentação, pois a alta qualidade de imagem se traduz em informações precisas e 99.99% de precisão na alimentação significa que todos os documentos são capturados

Com uma solução de ponta a ponta implementada e com a satisfação do cliente, do usuário e da gerência em alta, Wolfe observou que a próxima iniciativa na fila da Truck Country é implementar a digitalização distribuída nas concessionárias para que os documentos não precisem mais ser enviados para a sede. Novamente, o tempo e os custos de postagem e de trabalho manual serão bastante reduzidos. "Entrar no século XXI em termos de fluxos de trabalho e processos digitais foi um grande sucesso aqui", conclui Wolfe. "E temos que agradecer ao DEI e à Kodak Alaris por transformarem essa visão em uma realidade muito produtiva."

Mais maneiras de o DEI e a Kodak Alaris continuarem caminhando

As iniciativas da Truck Country ajudaram o DEI a promover programas semelhantes para outras organizações de transporte. Trabalhando em estreita colaboração com a Kodak Alaris, o DEI agora está oferecendo preços excepcionalmente competitivos a todas as concessionárias de caminhões que usam o Software Procede. "A Kodak Alaris agora é parceira permanente da plataforma de escritório sem papel, por meio da Dynamic Excellence, com a Procede Software, devido ao sucesso dessa plataforma em quatro concessionárias de caminhões", disse Abrams. "Esperamos que pelo menos mais 200 concessionárias migrem para essa solução de ECM nos próximos cinco anos, com ainda mais no horizonte depois disso."

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