Situación
Al utilizar equipos multifunción y la introducción manual de datos, Truck Country® sufre la pérdida de datos, la pérdida de tiempo y la ineficacia de los procesos.

Objetivos
Lograr la transformación digital de forma completa y productiva, integrando escáneres, captura, gestión de datos y software de automatización empresarial.

Solución
Veintisiete Scanners S2050 de Kodak, junto con programas de software individuales, trabajan juntos a la perfección para crear una solución integral de gestión de la información y automatización de procesos empresariales.

Resultados
Ahorro de decenas de miles de dólares sólo en el primer año, gracias a la reducción de los costes de almacenamiento de papel, el aumento de la productividad mediante la automatización de tareas y la racionalización y simplificación de los flujos de trabajo, entre otras ventajas.

La transformación digital de Truck Country

Cuando se le preguntó por qué Truck Country® decidió embarcarse en su viaje de transformación digital, Cameron Wolfe, Auditor Interno y Coordinador de Mejora Continua de la empresa, respondió: "¡Para poder entrar en el siglo XXI!". Truck Country, propiedad del Grupo McCoy, es el mayor grupo de concesionarios Freightliner de Estados Unidos y atiende a clientes en 23 ubicaciones de Iowa, Indiana, Ohio, Minnesota y Wisconsin. Y aunque no eran totalmente no digitales, su dependencia de los dispositivos MFP para la captura de imágenes dejaba mucho que desear. "También seguíamos utilizando una serie de procesos manuales", recuerda Wolfe. "Y a menudo veías a un grupo de empleados esperando para utilizar el dispositivo multifunción o solucionando otro atasco de papel. Las imágenes que creaban los equipos multifunción eran grandes, y nuestro equipo de TI se ponía de mal humor porque algunas ubicaciones creaban PDF masivos y los almacenaban en la red." Las problemáticas impresoras multifunción también provocaban pérdidas de datos, capturas de mala calidad, daños en los documentos y una reducción de la productividad de los empleados.

La incoherencia de los procesos en papel también mermaba la eficiencia. "Los sistemas de archivo variaban según la ubicación", explica Wolfe. "Algunos archivaban por fecha, otros por número de pedido o nombre de cliente. Encontrar los documentos no siempre era un proceso rápido"

Dynamic Excellence in Information (DEI) Puts It All Together

Entre Terry Abrams, CEO de Kodak Alaris Authorized Reseller Dynamic Excellence in Information (DEI) de Houston, TX, quien hizo una presentación a Truck Country que esbozaba una sólida solución de extremo a extremo para la transformación digital. Lo que resonó en la dirección de Truck Country fue la exhaustividad y las múltiples ventajas de la propuesta, incluida la automatización de los procesos empresariales y una solución de flujo de trabajo altamente integrada que abarcaba escáneres, software y servicios.

"Por adelantado, sabíamos que los Kodak S2050 Scanner serían ideales, gracias a su durabilidad, la ausencia documentada de tiempos de inactividad y la capacidad de manejar pesos y tamaños de papel mixtos sin problemas", señaló Abrams. "A continuación, un conjunto de software para optimizar las imágenes nítidas que proporciona la mejora de imagen Perfect Page de Kodak Alaris, idealmente adaptado para OCR, respaldado por una organización de servicio superior". Se seleccionó el software de captura Psigen para sacar los datos empresariales del papel, con el software DocuPhase para la automatización y para conectar aplicaciones comunes y agilizar los procesos de flujo de trabajo empresarial. El software DocuPhase traslada la información a aplicaciones de línea de negocio como Procede, que ayuda a Truck Country a gestionar su inventario de piezas actualizando las transacciones en tiempo real, creando perspectivas de negocio más valiosas y de gran utilidad.

La potencia de escaneado por adelantado de Kodak Alaris sienta las bases

Lo que DEI prometió en términos de sinergia hardware/software demostró rápidamente ser práctico y potente. "Todo empieza con el escaneado", declaró Wolfe. "Y aquí brillan los S2050 Scanner. La gente les entrega documentos grasientos y arrugados y éstos se escanean con una calidad de imagen que es uniformemente excelente." Wolfe señaló que muchas áreas de la organización han visto beneficios demostrados,

  • Gestión de inventario de piezas: ahora disponen de datos de ventas/inventario en tiempo real, lo que les permite trabajar de forma más eficiente y ofrecer más valor a los clientes
  • Incorporación de RR.HH.: ahora los datos confidenciales están más seguros que nunca
  • Cuentas por pagar y por cobrar: pueden recibir ingresos más rápidamente y gestionar la deuda a un nivel estratégico de forma más eficaz

En la actualidad, Truck Country utiliza veintisiete escáneres Kodak.siete Kodak S2050 Scanner con planes de duplicar este volumen en los próximos seis meses. Sólo en el primer año, la organización escaneó 1,5 millones de páginas, a menudo en conjuntos de documentos de tres a cinco páginas.

El proceso de adopción de este cambio tecnológico fue como la seda. Era algo nuevo y diferente, pero cuando los empleados vieron lo fácil que era escanear y enviar documentos e información a los lugares y personas adecuados, adoptaron la solución rápidamente. "La gente de aquí piensa que es lo mejor del mundo", afirma Wolfe. "Ahora tienen toda la información al alcance de la mano. No creo que podamos ni siquiera poner un valor a lo beneficiosa que ha sido esta transformación."

Un camión cargado de resultados positivos

En términos de beneficios concretos, Wolfe menciona -

  • Un ahorro operativo de casi 30.000 dólares en el primer año -incluida la reducción de los gastos de envío en 10.000 dólares y de los gastos de almacenamiento de papel en 18.000 dólares,000 dólares, y se prevé que la inversión se amortizará en unos pocos años
  • Reducción de los costes de almacenamiento de papel, sin necesidad de pagarni saturar las ubicaciones con muchos archivadores y cajas de almacenamiento
  • Significativamente menor tamaño de los archivos, lo que ahorra espacio en la red y hace feliz al equipo de TI
  • Ventajas de productividad, como una mayor capacidad de trabajo diario, gracias a la posibilidad de utilizar la Tecnología Perfect Page de Kodak Alaris sobre el controlador ISIS, además de las velocidades de los S2050 Scanner
  • Flujos de trabajo más fluidos, desde la captura hasta el almacenamiento y la distribución, la información ahora se mueve más rápidamente, con seguridad y elegancia en toda la organización
  • Operaciones de escaneado totalmente automatizadas: mediante el escaneado de códigos de barras a 200 ppp y el mismo proceso de reconocimiento en todas las ubicaciones y departamentos de Truck Country, para que todo el mundo pueda simplemente pulsar "escanear" y enviar a archivar documentos sin ninguna indexación manual
  • Capacidad para comenzar a escanear documentos heredados - las iniciativas que utilizan la ayuda de verano han permitido a áreas como Cuentas a Pagar digitalizar casi la mitad de sus registros que se remontan a los años 90
  • Cumplimiento de las directrices HIPPA sobre datos médicos sensibles ubicados en los registros de RR.HH. - cuando se crean registros digitales, se pueden destruir los registros en papel que contienen datos sensibles, creando un entorno más seguro
  • Mejora de la recuperación ante desastres: en caso de que se produzca un desastre natural, los datos están ahora más seguros (y redundantes) en la Nube, en lugar de en papel en un almacén u oficina

¿Qué les gusta especialmente a los que escanean y a Wolfe de sus S2050 Scanner?

  • Excelente capacidad para manejar lotes de documentos mixtos, incluyendo alineación de páginas, eliminación de marcas de perforación y eliminación de colores de formularios, todo automáticamente
  • Calidad de imagen, con la Tecnología Perfect Page que a menudo hace que las imágenes escaneadas sean incluso mejores que los originales
  • Velocidad de rendimiento, Funciona a la máxima velocidad nominal incluso con varias funciones de mejora de la imagen activadas
  • Ahorro de tiempo gracias a una menor necesidad de preclasificación y postclasificación de documentos
  • Precisión de datos y alimentación, ya que la alta calidad de imagen se traduce en información precisa y en un 99% de precisión de alimentación.El 99% de precisión de alimentación significa que cada documento es capturado

Con una solución de extremo a extremo en su lugar y la satisfacción del cliente, el usuario y la gestión en un punto alto, Wolfe señaló que la siguiente iniciativa en la cola de Truck Country es la implementación de escaneo distribuido en las ubicaciones de los concesionarios para que los documentos ya no tengan que ser enviados por correo a la sede. Una vez más, se reducirán considerablemente los gastos de envío y de mano de obra. "Entrar en el siglo XXI en términos de flujos de trabajo y procesos digitales ha sido un gran éxito aquí", concluye Wolfe. "Y tenemos que dar las gracias a DEI y Kodak Alaris por haber convertido esta visión en una realidad muy productiva."

Más formas de que DEI y Kodak Alaris sigan avanzando

Las iniciativas de Truck Country han ayudado a DEI a avanzar en programas similares para otras organizaciones de transporte. En estrecha colaboración con Kodak Alaris, DEI ofrece ahora precios excepcionalmente competitivos a todos los concesionarios de camiones que utilizan el Software Procede. "Kodak Alaris es ahora un socio permanente de la plataforma de oficina sin papel, a través de Dynamic Excellence, con Procede Software debido al éxito de esta plataforma en cuatro concesionarios de camiones", dijo Abrams. "Esperamos que al menos 200 concesionarios más se pasen a esta solución ECM en los próximos cinco años, e incluso más en el horizonte después de eso."

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