Situation
Utilisant des MFP et la saisie manuelle des données, Truck Country® subit des pertes de données, des pertes de temps et des processus inefficaces.

Objectifs
Réaliser la transformation numérique de manière globale et productive - en intégrant des scanners, des logiciels de capture, de gestion des données et d'automatisation de l'entreprise.

Solution
Vingt-sept Kodak Scanner S2050, ainsi que des logiciels individuels, fonctionnant tous de manière transparente pour créer une solution de gestion des informations et d'automatisation des processus d'entreprise de bout en bout.

Résultats
Économies de dizaines de milliers de dollars rien que la première année, grâce à la réduction des coûts de stockage du papier, à l'augmentation de la productivité par l'automatisation des tâches, ainsi qu'à la rationalisation et à la simplification des flux de travail, entre autres avantages.

La transformation numérique de Truck Country

Quand on lui a demandé pourquoi Truck Country® avait décidé de se lancer dans la transformation numérique, Cameron Wolfe, auditeur interne et coordinateur de l'amélioration continue de l'entreprise, a répondu : "Pour pouvoir entrer dans le XXIe siècle !" Truck Country, qui appartient au groupe McCoy, est le plus grand groupe de concessionnaires Freightliner aux États-Unis, au service des clients dans 23 sites dans l'Iowa, l'Indiana, l'Ohio, le Minnesota et le Wisconsin. Bien qu'ils n'aient pas totalement abandonné le numérique, leur dépendance à l'égard des périphériques MFP pour la capture d'images laissait beaucoup à désirer. "Nous utilisions encore un certain nombre de processus manuels", se souvient M. Wolfe. "Souvent, on voyait un groupe d'employés attendant d'utiliser le MFP ou éliminant un autre bourrage papier. Les images créées par les MFP étaient volumineuses, et notre équipe informatique s'irritait de voir certains sites créer des PDF massifs et les stocker sur le réseau." Les multifonctions problématiques entraînaient également des pertes de données, des captures de mauvaise qualité, des dommages aux documents et une baisse de la productivité des employés. "Les systèmes de classement variaient d'un endroit à l'autre", a déclaré M. Wolfe. "Certains classaient les documents par date, d'autres par numéro de commande ou par nom de client. Trouver des documents n'était pas toujours un processus rapide."

Dynamic Excellence in Information (DEI) Puts It All Together

Enter Terry Abrams, PDG du revendeur agréé Kodak Alaris Dynamic Excellence in Information (DEI) de Houston, TX, qui a fait une présentation à Truck Country décrivant une solution robuste de bout en bout pour la transformation numérique. Ce qui a trouvé écho auprès de la direction de Truck Country, c'est l'exhaustivité et les multiples avantages de la proposition, notamment l'automatisation des processus métier et une solution de flux de travail hautement intégrée englobant les scanners, les logiciels et les services.

"D'emblée, nous savions que les Kodak S2050 Scanner seraient idéaux, grâce à leur durabilité, à l'absence documentée de temps d'arrêt et à leur capacité à gérer des poids et des formats de papier mixtes sans problème", a fait remarquer Abrams. "Ensuite, une suite de logiciels pour optimiser les images nettes que l'amélioration de l'image Perfect Page de Kodak Alaris fournit, idéalement adaptée à l'OCR, soutenue par une organisation de service de qualité supérieure." Le logiciel de capture Psigen a été choisi pour extraire les données commerciales du papier, avec le logiciel DocuPhase pour l'automatisation et pour connecter les applications communes et rationaliser les processus de flux de travail de l'entreprise. Le logiciel DocuPhase transfère les informations vers des applications métier telles que Procede, qui aide Truck Country à gérer son stock de pièces détachées en mettant à jour les transactions en temps réel, créant ainsi des informations commerciales plus précieuses et très utiles.

La puissance de numérisation initiale de Kodak Alaris prépare le terrain

Ce que la DEI a promis en termes de synergie matériel/logiciel s'est rapidement avéré être pratique et puissant. "Tout commence par la numérisation", a déclaré M. Wolfe. " Et c'est là que les Scanner S2050 brillent de mille feux. Les gens leur transmettent des documents gras et froissés qui sont numérisés avec une qualité d'image uniformément excellente." M. Wolfe a fait remarquer que de nombreux secteurs de l'organisation ont bénéficié de ces avantages, notamment -

  • Gestion des stocks de pièces - ils disposent désormais de données en temps réel sur les ventes et les stocks, ce qui leur permet de fonctionner au plus juste tout en offrant une plus grande valeur aux clients
  • Intégration des RH - elle est rationalisée et les données confidentielles sont plus sûres que jamais
  • Comptes créditeurs et débiteurs - ils peuvent recevoir les recettes plus rapidement et gérer les dettes à un niveau stratégique plus efficacement

Actuellement, Truck Country utilise vingt-sept KodsKodska®.sept Kodak Scanner S2050 et prévoit de doubler ce volume au cours des six prochains mois. Au cours de la première année seulement, l'organisation a numérisé 1,5 million de pages, souvent dans des ensembles de documents de trois à cinq pages.

Le processus d'adoption de ce changement technologique s'est déroulé sans heurts. C'était nouveau et différent, mais lorsque les employés ont vu à quel point il était facile de numériser et d'envoyer des documents et des informations aux bons endroits et aux bonnes personnes, ils ont rapidement adopté la solution. "Les gens ici pensent maintenant que c'est la meilleure chose au monde", a déclaré M. Wolfe. "Chaque information est désormais à portée de main. Je ne pense pas que nous puissions évaluer à quel point cette transformation a été bénéfique."En termes d'avantages concrets, M. Wolfe mentionne -

  • Des économies opérationnelles de près de 30 000 dollars la première année - notamment une réduction des coûts d'affranchissement et de livraison de 10 000 dollars et des dépenses de stockage de papier de 18 000 dollars - avec un retour complet prévu de l'investissement dans les années à venir,000 $ - avec un retour sur investissement complet prévu en quelques années seulement
  • Réduction des coûts de stockage du papier - plus besoin de payer pour un stockage hors site ou d'encombrer les locaux avec des documents papier, ce qui permet d'économiser de l'argent et de l'argent.de stockage hors site ou d'encombrer les locaux avec de nombreux classeurs et boîtes de stockage
  • Des fichiers de taille nettement inférieure - ce qui permet de gagner de l'espace sur le réseau et de satisfaire l'équipe informatique
  • Des avantages en termes de productivité - tels que l'augmentation de la capacité de travail quotidienne - grâce à la possibilité d'utiliser la technologie Kodak Alaris Perfect Page via le pilote ISIS - ainsi que la vitesse des scanners S2050
  • Des flux de travail plus fluides - de la capture à la distribution en passant par le stockage, l'information circule désormais plus rapidement, Les opérations de numérisation sont entièrement automatisées - grâce à la numérisation de codes-barres à 200 ppp et au même processus de reconnaissance dans tous les sites et départements de Truck Country, Ainsi, tout le monde peut simplement appuyer sur " scanner " et envoyer les documents à archiver sans aucune indexation manuelle
  • Possibilité de commencer à numériser les anciens documents - les initiatives utilisant l'aide de l'été ont permis à des secteurs tels que les comptes créditeurs de numériser près de la moitié de leurs dossiers datant des années 90
  • Conformité avec les directives HIPPA sur les données médicales sensibles situées dans les dossiers RH - lorsque des dossiers numériques sont créés, les dossiers papier contenant des données sensibles peuvent être détruits, les dossiers papier contenant des données sensibles peuvent être détruits, créant ainsi un environnement plus sûr
  • Amélioration de la reprise après sinistre - en cas de catastrophe naturelle, les données sont désormais plus sûres (et redondantes) dans le Cloud, plutôt que sur papier dans un entrepôt ou un bureau

Qu'est-ce que ceux qui numérisent et Wolfe apprécient particulièrement à propos de leurs Scanner S2050 ?

  • Excellente capacité à manipuler des lots de documents mixtes, y compris l'alignement des pages, la suppression des marques de perforation et l'élimination des couleurs des formulaires, le tout automatiquement
  • Qualité de l'image, avec la technologie Perfect Page rendant souvent les images numérisées encore meilleures que les originaux
  • Vitesse du débit, en fonctionnant à la vitesse nominale maximale, même lorsque plusieurs fonctions d'amélioration de l'image sont activées
  • Gain de temps grâce à la réduction des opérations de pré-tri et de post-tri des documents
  • Précision des données et de l'alimentation, car une qualité d'image élevée se traduit par des informations précises et une précision de 99.99 % signifie que chaque document est capturé

Avec une solution de bout en bout en place et la satisfaction des clients, des utilisateurs et de la direction à un niveau élevé, Wolfe a noté que la prochaine initiative dans la file d'attente de Truck Country est la mise en œuvre de la numérisation distribuée chez les concessionnaires afin que les documents n'aient plus à être envoyés par la poste au siège social. Là encore, les frais d'affranchissement, le temps de travail manuel et les coûts seront considérablement réduits. "L'entrée dans le 21e siècle en termes de flux de travail et de processus numériques a été un grand succès ici", conclut M. Wolfe. "Et nous devons remercier DEI et Kodak Alaris d'avoir transformé cette vision en une réalité très productive."

Plus de moyens pour DEI et Kodak Alaris de continuer à rouler

Les initiatives de Truck Country ont aidé DEI à faire progresser des programmes similaires pour d'autres organisations de transport. En étroite collaboration avec Kodak Alaris, DEI propose désormais des prix exceptionnellement compétitifs à tous les concessionnaires de camions utilisant le Logiciel Procede. " Kodak Alaris est désormais un partenaire permanent de la plateforme de bureau sans papier, par le biais de Dynamic Excellence, avec Logiciel Procede en raison du succès de cette plateforme auprès de quatre concessionnaires de camions ", a déclaré Abrams. "Nous prévoyons qu'au moins 200 autres concessionnaires adopteront cette solution ECM au cours des cinq prochaines années, et encore plus à l'horizon par la suite."

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