Situation
Durch den Einsatz von MFPs und manueller Dateneingabe kommt es bei Truck Country® zu Datenverlusten, Zeitverschwendung und ineffizienten Prozessen.

Ziele
Erreichen Sie die digitale Transformation auf eine umfassende, produktive Weise - durch die Integration von Scannern, Erfassungs-, Datenmanagement- und Unternehmensautomatisierungssoftware.

Lösung
Siebenundzwanzig Kodak S2050 Scanner, zusammen mit individuellen Software-Programmen, die alle nahtlos zusammenarbeiten, um eine End-to-End-Lösung für Informationsmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung zu schaffen.

Ergebnisse
Einsparungen von Zehntausenden von Dollar allein im ersten Jahr, dank der Reduzierung der Kosten für die Papierablage, Produktivitätssteigerungen durch die Automatisierung von Aufgaben, zusammen mit rationalisierten, vereinfachten Arbeitsabläufen, neben anderen Vorteilen.

Truck Country's Digital Transformation

Auf die Frage, warum Truck Country® beschlossen hat, sich auf die Reise der digitalen Transformation zu begeben, antwortete Cameron Wolfe, interner Prüfer und Koordinator für kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens: "Damit wir ins einundzwanzigste Jahrhundert kommen können!" Truck Country, das zur McCoy Group gehört, ist die größte Freightliner-Händlergruppe in den USA und betreut Kunden an 23 Standorten in Iowa, Indiana, Ohio, Minnesota und Wisconsin. Und obwohl sie nicht gänzlich auf digitale Systeme verzichteten, ließ ihre Abhängigkeit von MFP-Geräten für die Bilderfassung doch sehr zu wünschen übrig. "Wir verwendeten auch noch eine Reihe manueller Prozesse", erinnert sich Wolfe. "Und oft sah man eine Gruppe von Mitarbeitern, die darauf warteten, das MFP-Gerät zu benutzen oder einen weiteren Papierstau zu beseitigen. Die Bilder, die die MFPs erzeugten, waren groß, und unser IT-Team war genervt, weil einige Standorte riesige PDF-Dateien erstellten und im Netzwerk speicherten." Die störenden MFPs führten auch zu Datenverlusten, schlechter Erfassungsqualität, Beschädigung von Dokumenten und verringerter Mitarbeiterproduktivität.

Auch die uneinheitlichen Papierprozesse beeinträchtigten die Effizienz. "Die Ablagesysteme variierten je nach Standort", sagte Wolfe. "Einige ordneten nach Datum, andere nach Auftragsnummer oder Kundenname. Das Auffinden von Dokumenten war nicht immer ein schneller Prozess."

Dynamic Excellence in Information (DEI) bringt alles zusammen

Terry Abrams, CEO von Kodak Alaris Authorized Reseller Dynamic Excellence in Information (DEI) aus Houston, TX, stellte Truck Country eine robuste End-to-End-Lösung für die digitale Transformation vor. Was das Management von Truck Country beeindruckte, waren der Umfang und die zahlreichen Vorteile des Vorschlags, einschließlich der Automatisierung von Geschäftsprozessen und einer hochintegrierten Workflow-Lösung, die Scanner, Software und Dienstleistungen umfasst.

"Im Vorfeld wussten wir, dass die Kodak S2050 Scanner ideal sein würden, dank ihrer Langlebigkeit, dem dokumentierten Fehlen von Ausfallzeiten und der Fähigkeit, verschiedene Papiergewichte und -formate ohne Probleme zu verarbeiten", so Abrams. "Dann eine Software-Suite zur Optimierung der gestochen scharfen Bilder, die die Perfect Page Bildverbesserung von Kodak Alaris bietet, die ideal für OCR geeignet ist und von einer hervorragenden Serviceorganisation unterstützt wird." Die Erfassungssoftware von Psigen wurde ausgewählt, um die Geschäftsdaten vom Papier zu lösen, während die Software von DocuPhase für die Automatisierung, die Verbindung gemeinsamer Anwendungen und die Rationalisierung von Geschäftsabläufen sorgt. Die DocuPhase-Software überträgt die Informationen in Geschäftsanwendungen wie Procede, das Truck Country bei der Verwaltung des Ersatzteilbestands unterstützt, indem es die Transaktionen in Echtzeit aktualisiert und so wertvollere, äußerst nützliche Geschäftseinblicke schafft.

Upfront Scanning Power From Kodak Alaris Sets The Stage

Was DEI in Bezug auf die Hardware/Software-Synergie versprach, erwies sich schnell als praktisch und leistungsstark. "Alles beginnt mit dem Scannen", so Wolfe. "Und hier glänzen die S2050 Scanner. Die Leute füttern sie mit fettigen, zerknitterten Dokumenten, und diese werden mit einer gleichmäßig exzellenten Bildqualität gescannt." Wolfe stellte fest, dass viele Bereiche der Organisation nachweislich von den Vorteilen profitiert haben, Dazu gehören -

  • Teilebestandsmanagement - das Unternehmen sieht jetzt Echtzeit-Verkaufs-/Bestandsdaten, die es ihm ermöglichen, schlanker zu arbeiten und gleichzeitig den Kunden einen größeren Wert zu bieten
  • HR Onboarding - das Unternehmen ist rationalisiert und vertrauliche Daten sind sicherer als je zuvor
  • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung - das Unternehmen kann Einnahmen schneller erhalten und Schulden auf strategischer Ebene effektiver verwalten

Zurzeit verwendet Truck Country siebenundzwanzigsieben Kodak S2050 Scanner und plant, dieses Volumen innerhalb der nächsten sechs Monate zu verdoppeln. Allein im ersten Jahr hat das Unternehmen 1,5 Millionen Seiten eingescannt, oft in Dokumentensätzen von drei bis fünf Seiten.

Der Prozess der Einführung dieses technologischen Wandels verlief reibungslos. Es war neu und anders, aber als die Mitarbeiter sahen, wie einfach es war, Dokumente und Informationen zu scannen und an die richtigen Stellen und Personen zu senden, nahmen sie die Lösung schnell an. "Die Leute hier halten das für die tollste Sache der Welt", so Wolfe. "Jede Information ist jetzt auf Knopfdruck verfügbar. Ich glaube, wir können gar nicht einschätzen, wie vorteilhaft diese Umstellung war."

Eine Wagenladung positiver Ergebnisse

Als konkrete Vorteile nennt Wolfe -

  • Betriebliche Einsparungen von fast 30.000 Dollar im ersten Jahr - einschließlich einer Senkung der Porto- und Lieferkosten um 10.000 Dollar und der Ausgaben für die Papierlagerung um 18,000 $ - mit einer erwarteten vollständigen Amortisierung der Investition innerhalb weniger Jahre
  • Reduzierung der Kosten für die Papierlagerung - keine Notwendigkeit für dieDie Produktivitätsvorteile - wie z. B. die erhöhte tägliche Arbeitsleistung - dank der Möglichkeit, die Kodak Alaris Perfect Page-Technologie über den ISIS-Treiber zu nutzen, sowie die Geschwindigkeiten der S2050 Scanner
  • Gleichmäßigere Arbeitsabläufe - von der Erfassung über die Speicherung bis zur Verteilung, Informationen bewegen sich jetzt schneller, sicher und reibungslos durch das gesamte Unternehmen
  • Voll automatisierte Scanvorgänge - mit Barcode-Scanning bei 200 dpi und dem gleichen Erkennungsprozess an allen Truck Country Standorten und Abteilungen, so dass jeder einfach auf "Scannen" drücken und senden kann, um Dokumente ohne manuelle Indizierung zu archivieren
  • Möglichkeit, mit dem Scannen von Altdokumenten zu beginnen - Initiativen, die die Hilfe des Sommers nutzen, haben es Bereichen wie der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht, fast die Hälfte ihrer Unterlagen zu digitalisieren, die bis in die 90er Jahre zurückreichen
  • Einhaltung der HIPPA-Richtlinien in Bezug auf sensible medizinische Daten, die sich in Personalunterlagen befinden - wenn digitale Unterlagen erstellt werden, Wenn digitale Unterlagen erstellt werden, können Papierunterlagen mit sensiblen Daten vernichtet werden, wodurch eine sicherere Umgebung geschaffen wird
  • Verbesserte Wiederherstellung im Katastrophenfall - sollte es zu einer Naturkatastrophe kommen, sind die Daten jetzt in der Cloud sicherer (und redundanter) als auf Papier in einem Lager oder Büro

Was gefällt denjenigen, die scannen, und Wolfe besonders an ihren S2050 Scannern?

  • Ausgezeichnete Fähigkeit, gemischte Dokumentenstapel verarbeiten, einschließlich der automatischen Ausrichtung von Seiten, dem Entfernen von Lochmarkierungen und dem Entfernen von Farben aus Formularen
  • Die Bildqualität ist dank der Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie oft sogar besser als die Originale
  • Durchsatzgeschwindigkeit, Betrieb bei voller Nenngeschwindigkeit, selbst wenn mehrere bildverbessernde Funktionen aktiviert sind
  • Zeitersparnis durch weniger Vor- und Nachsortieraufwand für Dokumente
  • Daten- und Einzugsgenauigkeit, da hohe Bildqualität zu präzisen Informationen und 99 führt.99% Einzugsgenauigkeit bedeutet, dass jedes Dokument erfasst wird

Nachdem eine End-to-End-Lösung vorhanden ist und die Zufriedenheit von Kunden, Anwendern und Management einen hohen Stand erreicht hat, merkte Wolfe an, dass die nächste Initiative in der Warteschlange von Truck Country die Implementierung von verteiltem Scannen an den Händlerstandorten ist, so dass Dokumente nicht mehr per Post an die Zentrale geschickt werden müssen. Auch hier werden die Portokosten und der manuelle Arbeitsaufwand erheblich reduziert. "Die Umstellung auf das 21. Jahrhundert in Bezug auf digitale Arbeitsabläufe und Prozesse war hier ein großer Erfolg", so Wolfe abschließend. "Und wir müssen DEI und Kodak Alaris dafür danken, dass sie diese Vision in eine sehr produktive Realität verwandelt haben."

More Ways For DEI and Kodak Alaris To Keep On Trucking

Die Initiativen von Truck Country haben DEI geholfen, ähnliche Programme für andere Transportorganisationen voranzutreiben. In enger Zusammenarbeit mit Kodak Alaris bietet DEI nun allen Lkw-Händlern, die die Procede Software nutzen, besonders günstige Preise an. "Kodak Alaris ist jetzt über Dynamic Excellence ein ständiger Partner für die papierlose Büroplattform mit Procede Software, da diese Plattform bei vier Lkw-Händlern erfolgreich eingesetzt wird", so Abrams. "Wir gehen davon aus, dass in den nächsten fünf Jahren mindestens 200 weitere Autohäuser auf diese ECM-Lösung umsteigen werden, und danach werden es noch mehr sein."

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