ASL group

Perfil do cliente

O ASL Group é um dos maiores fornecedores de serviços gerenciados de escritório do Reino Unido. A empresa realizou várias aquisições nos últimos dez anos e hoje trabalha com mais de 7.500 clientes em todo o país, todos atendidos localmente a partir de um dos nove escritórios no Reino Unido.

O desafio: Sistemas manuais desatualizados criavam ineficiências

Em 2023, a ASL adquiriu dois provedores de serviços gerenciados de impressão (MPS) - Copyrite Digital Systems e Sharples Group. Um dos desafios do processo de integração pós-aquisição foi permitir o acesso ininterrupto aos contratos de clientes e contratos de locação de ambas as empresas.

De acordo com Faye Webster, gerente de processamento de pedidos de vendas da ASL, os clientes estavam solicitando cópias de seus contratos e a equipe de vendas da ASL precisava ter acesso a esses registros de clientes. "O maior problema era que ambas as organizações operavam com um sistema baseado em papel e as informações de que precisávamos estavam arquivadas aleatoriamente em cerca de 30 caixas grandes, portanto, era fundamental digitalizar os contratos MPS e os contratos de arrendamento e carregá-los rapidamente em nosso sistema."

Em aquisições anteriores, a ASL havia usado dispositivos multifuncionais (MFDs) para digitalizar os registros, mas esse era um processo manual e demorado. Os documentos tinham que ser colocados individualmente no dispositivo e, se uma única página fosse perdida, o documento inteiro tinha que ser digitalizado novamente e os arquivos digitais tinham que ser renomeados manualmente e carregados no sistema."

"Esse processo demorou muito e, por não termos implementado uma solução de digitalização adequada, ainda estamos recuperando um projeto de quatro anos atrás - alguns dos arquivos digitais ainda não foram arquivados adequadamente", disse Faye. "Desta vez, queríamos fazer isso da maneira certa, e foi por isso que pedimos ajuda à Kodak Alaris."

Soluções da Kodak Alaris

A Kodak Alaris trabalhou em estreita colaboração com o diretor comercial, Simon Whapshott, para projetar e configurar uma solução sob medida, aproveitando o Scanner KODAK i4850 e KODAK Info Input Solution, que é um software de Intelligent Document Processing (IDP) habilitado para IA.

"O suporte técnico que recebemos de toda a equipe foi de primeira classe, desde a nossa conversa inicial até a configuração e construção", disse Simon. "O verdadeiro valor agregado foi o treinamento que eles forneceram, o que me permitiu fazer todos os ajustes ou alterações necessários no sistema, quando necessário."

A ASL tinha vários requisitos para esse projeto. Especificamente, o Scanner tinha que ser capaz de lidar com uma enorme variedade de mídias - os documentos variavam de documentos padrão A4 e A3, cartões de registro, papéis carbono de várias páginas, até contratos de locação de grandes dimensões, com aproximadamente um metro de comprimento.

Simon explicou que o mais importante era garantir que a solução facilitasse para a equipe de Faye o processamento rápido desses documentos variados. "Há muitos dispositivos que podem digitalizar um documento, mas, para mim, a pergunta mais importante era: com que eficiência podemos digitalizar algo e encaminhá-lo automaticamente para onde ele precisa ir? Como resultado, a conversa foi centrada nos recursos da KODAK Info Input Solution."

Automação inteligente

"Conversamos muito sobre os principais recursos da Info Input Solution e como ela pode fazer classificações de diferentes tipos de documentos, extração inteligente de dados OCR, etc.", disse Simon. "Queríamos tornar o processo o mais eficiente possível para nossos usuários. Tudo o que era necessário era que eles abrissem a tela e clicassem em digitalizar - todos os fluxos de trabalho estavam configurados, não havia necessidade de intervenção manual. As informações iam direto para o SharePoint automaticamente. Em nenhum momento eles precisaram fazer login no SharePoint, porque o fluxo de trabalho foi configurado para garantir que os arquivos fossem colocados na estrutura de pastas correta, todas as vezes."

Tratamento superior de mídia

Além da automação do software, a experiência do usuário com o Scanner KODAK i4850 também foi muito fácil para a equipe da ASL. "Simplesmente carregamos um pacote de papéis de diferentes gramaturas e tamanhos no Scanner e ele simplesmente funcionou", disse Faye. "Digitalizamos 120.000 imagens. Uma coisa de que realmente gostamos no Scanner é o recurso de detecção de metal, que evita alimentação incorreta, atolamentos de papel, grampos soltos e clipes de papel que arranham o vidro do scanner."

"Se o scanner detectar um grampo ou uma alimentação múltipla, ele mostrará a última imagem digitalizada e você simplesmente colocará o restante das páginas de volta, em vez de em uma MFD, onde é necessário digitalizar novamente todo o documento", acrescentou ela.

A tecnologia de processamento de imagens Perfect Page incorporada ao Scanner KODAK i4850 é outro recurso que a ASL gostou particularmente. Com a remoção de distorção e a rotação automática configuradas no Scanner, a qualidade da imagem do documento é consistentemente excelente e, como o trabalho de aprimoramento da imagem é feito diretamente no Scanner, e não no PC, o processamento do documento continua a toda velocidade.

Melhoria da eficiência e da capacidade de resposta

A equipe de processamento de pedidos de vendas da ASL é responsável pela configuração de todos os novos contratos de clientes no sistema. Se um cliente precisar de uma cópia do contrato, essa equipe é a primeira a ser chamada. "Muitas vezes, é uma solicitação urgente, eles podem ter auditores no escritório e não têm uma cópia para entregar, por isso precisam dela rapidamente. Antes de iniciarmos esse projeto com a Kodak Alaris, se recebêssemos uma chamada, não sabíamos por onde começar ou mesmo em que caixa procurar", explicou Faye.

Agora, quando a equipe recebe uma solicitação de cópia de um contrato, basta acessar o SharePoint, recuperar o arquivo que foi entregue via KODAK Info Input Solution e enviá-lo por e-mail ao cliente ou ao vendedor em questão de minutos.

"Tínhamos um acúmulo de solicitações durante o processo de digitalização e, quando terminamos, conseguimos resolvê-las rapidamente. Ainda outro dia, levei cinco minutos para responder a três consultas de clientes, sem me distrair do trabalho que estava fazendo", acrescentou Faye.

Obtendo ganhos contínuos de produtividade

Para o futuro, a ASL planeja aproveitar mais os recursos avançados do KODAK Info Input Solution. Por exemplo, antes de contratar a Kodak Alaris, a ASL conduzia um processo manual de limpeza de dados que envolvia a classificação física e a trituração de arquivos que não precisavam mais manter.

"Sabemos que o Info Input Solution poderia ter automatizado essa limpeza de dados para nós. O Software reconhece intervalos de datas para determinar automaticamente se essas informações devem ser salvas no fluxo de trabalho ou, se estiverem fora do intervalo, colocá-las em uma pasta separada para verificação manual", disse Simon. "Há muitos outros recursos avançados que não utilizamos dessa vez, como a classificação automática. A Info Input pode determinar se um documento é da Copyrite ou da Sharples, ou se é um contrato de aluguel, um e-mail ou um contrato de serviço, muito mais rápido do que um funcionário poderia fazer. O software também se integra às mais recentes tecnologias de reconhecimento de escrita, que são executadas tanto na nuvem quanto no local, portanto, esse é outro recurso que utilizaremos no futuro.

"O principal é que a Info Input Solution nos oferece muita flexibilidade", acrescentou. "Podemos optar por usar processos pré-configurados ou usar IA e extração de dados. Para esse projeto, queríamos apenas que fosse feito rapidamente, e eu consegui configurar o fluxo de trabalho e colocá-lo em funcionamento na manhã seguinte. O software é simples de usar - foi muito fácil para mim entrar e fazer alterações rápidas. A flexibilidade do aplicativo é impressionante."

Robô rápido

Para a ASL, a economia contínua de custos foi substancial. "Ao escanear e digitalizar arquivos, é importante levar em consideração por quanto tempo você precisa manter essas informações e o custo de armazená-las na nuvem", explicou Simon.

Com os scanners da Kodak Alaris, a compactação reduz o tamanho do arquivo sem diminuir a qualidade da imagem. Isso, por sua vez, reduz a quantidade e o custo do armazenamento em nuvem. Como muitos documentos precisam ser mantidos por sete anos, essa compactação de arquivos proporciona uma economia significativa imediatamente e ao longo da vida útil do documento.

"Esse projeto foi tão tranquilo - com apenas uma pessoa, conseguimos concluir o projeto em apenas duas semanas, e ele tinha o dobro do tamanho do projeto ainda inacabado que começamos há quatro anos. Acho que as principais conclusões são: em primeiro lugar, nunca mais faremos isso manualmente e, em segundo lugar, nunca mais usaremos uma MFD para digitalização em massa de alto volume!" concluiu Faye.