ASL group

Kundenprofil

ASL Group ist einer der größten Anbieter von Managed Office Services in Großbritannien. Das Unternehmen hat in den letzten zehn Jahren mehrere Akquisitionen getätigt und arbeitet heute landesweit mit mehr als 7.500 Kunden zusammen, die alle von einem der neun Bürostandorte in ganz Großbritannien aus betreut werden.

Die Herausforderung: Veraltete, manuelle Systeme führten zu Ineffizienzen

Im Jahr 2023 übernahm ASL zwei Anbieter von Managed Print Services (MPS) - Copyrite Digital Systems und Sharples Group. Eine der Herausforderungen im Rahmen des Integrationsprozesses nach der Übernahme bestand darin, einen nahtlosen Zugang zu den Kundenverträgen und Leasingvereinbarungen beider Unternehmen zu ermöglichen.

Faye Webster, Sales Order Processing Manager bei ASL, berichtet, dass die Kunden Kopien ihrer Verträge verlangten und das ASL-Verkaufsteam Zugang zu diesen Kundendaten benötigte. "Das größte Problem bestand darin, dass beide Unternehmen ein papiergestütztes System verwendeten und die von uns benötigten Informationen wahllos in etwa 30 großen Kisten abgelegt waren. Daher war es von entscheidender Bedeutung, die MPS-Verträge und Leasingvereinbarungen schnell zu digitalisieren und in unser System hochzuladen."

Bei früheren Akquisitionen hatte ASL Multifunktionsgeräte (MFD) zum Scannen der Unterlagen verwendet, was jedoch ein manueller und zeitaufwändiger Prozess war. Die Dokumente mussten einzeln auf das Gerät gelegt werden, und wenn eine einzige Seite fehlte, musste das gesamte Dokument erneut gescannt und die digitalen Dateien dann manuell umbenannt und in das System hochgeladen werden.

"Dieser Prozess dauerte ewig, und da wir keine richtige Scanlösung eingesetzt haben, sind wir immer noch dabei, ein vier Jahre altes Projekt nachzuholen - einige der digitalen Dateien müssen noch ordnungsgemäß abgelegt werden", so Faye. "Deshalb haben wir Kodak Alaris um Hilfe gebeten."

Lösungen von Kodak Alaris

Kodak Alaris arbeitete eng mit Chief Commercial Officer Simon Whapshott zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln und zu konfigurieren, die den KODAK i4850 Scanner und KODAK Info Input Solution, einer KI-fähigen Software für Intelligent Document Processing (IDP), zu entwickeln und zu konfigurieren.

"Die technische Unterstützung, die wir vom gesamten Team erhalten haben, war erstklassig, vom ersten Gespräch bis zur Konfiguration und Erstellung", so Simon. "Der wirkliche Mehrwert war die Schulung, die sie angeboten haben und die es mir ermöglichte, alle notwendigen Optimierungen oder Änderungen am System vorzunehmen, wenn sie erforderlich waren."

ASL hatte mehrere Anforderungen für dieses Projekt. Insbesondere musste der Scanner in der Lage sein, eine Vielzahl von Medien zu verarbeiten - die Dokumente reichten von Standard-A4- und -A3-Dokumenten, Karteikarten, mehrseitigen Durchschlagspapieren bis hin zu übergroßen Mietverträgen, die etwa einen Meter lang waren.

Simon erklärte, dass es vor allem darauf ankam, sicherzustellen, dass die Lösung es Fayes Team erleichterte, diese unterschiedlichen Dokumente schnell zu verarbeiten. "Es gibt viele Geräte, mit denen man Dokumente scannen kann, aber für mich war die wichtigste Frage: Wie können wir etwas effektiv scannen und es automatisch dorthin weiterleiten, wo es hin soll? Daher drehte sich das Gespräch um die Möglichkeiten der KODAK Info Input Solution."

Intelligente Automatisierung

"Wir sprachen viel über die Hauptfunktionen der Info Input Lösung und wie sie Klassifizierungen verschiedener Dokumententypen, intelligente OCR-Datenextraktion usw. durchführen kann", so Simon. "Wir wollten den Prozess für unsere Benutzer so effizient wie möglich gestalten. Alles, was sie tun mussten, war, den Bildschirm zu öffnen und auf Scannen zu klicken - alle Arbeitsabläufe waren eingerichtet, ein manuelles Eingreifen war nicht erforderlich. Die Informationen wurden automatisch direkt in SharePoint übernommen. Sie mussten sich zu keinem Zeitpunkt bei SharePoint anmelden, da der Workflow so eingerichtet war, dass die Dateien jedes Mal in der richtigen Ordnerstruktur abgelegt wurden."

Überlegene Medienhandhabung

Neben der Software-Automatisierung war auch die Benutzererfahrung mit dem KODAK i4850 Scanner ein Kinderspiel für das ASL-Team. "Wir haben einfach ein Bündel verschiedener Papiergewichte und -größen in den Scanner eingelegt, und er lief einfach durch", so Faye. "Wir haben 120.000 Bilder digitalisiert. Eine Sache, die uns an dem Scanner sehr gefallen hat, ist die Metallerkennungsfunktion, die verhindert, dass Fehleinzüge, Papierstaus und lose Heftklammern und Büroklammern das Scannerglas zerkratzen."

"Wenn der Scanner eine Heftklammer oder einen Mehrfacheinzug erkennt, zeigt er das zuletzt gescannte Bild an, und man legt die restlichen Seiten einfach wieder ein, im Gegensatz zu einem MFD, bei dem man das gesamte Dokument erneut scannen muss", fügte sie hinzu.

Die Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie, die in den KODAK i4850 Scanner integriert ist, ist eine weitere Funktion, die ASL besonders gefiel. Da die Bildverbesserung direkt am Scanner und nicht am PC erfolgt, kann der Dokumentendurchsatz mit voller Geschwindigkeit fortgesetzt werden.

Verbesserte Effizienz und Reaktionsfähigkeit

Das Team für die Bearbeitung von Kundenaufträgen bei ASL ist für die Einrichtung aller neuen Kundenverträge im System verantwortlich. Wenn ein Kunde eine Kopie seines Vertrags benötigt, ist dieses Team die erste Anlaufstelle. "Oft handelt es sich um eine dringende Anfrage, vielleicht sind Auditoren im Büro und sie haben keine Kopie, die sie aushändigen können, also brauchen sie sie schnell. Bevor wir dieses Projekt mit Kodak Alaris gestartet haben, wussten wir bei einem Anruf nicht, wo wir anfangen sollten oder in welchem Fach wir nachsehen sollten", erklärt Faye.

Wenn das Team jetzt eine Anfrage für eine Vertragskopie erhält, geht es einfach zu SharePoint, ruft die über die KODAK Info Input Solution gelieferte Datei ab und sendet sie innerhalb weniger Minuten per E-Mail an den Kunden oder den Verkäufer.

"Wir hatten einen Rückstand an Anfragen, die während des Scanvorgangs eingingen, und als wir fertig waren, konnten wir sie sehr schnell abarbeiten. Erst neulich brauchte ich fünf Minuten, um drei Kundenanfragen zu beantworten, ohne von meiner eigentlichen Arbeit abgelenkt zu werden", fügte Faye hinzu.

Kontinuierliche Produktivitätssteigerung

Zukunftsweisend plant ASL, die erweiterten Funktionen der KODAK Info Input Solution noch stärker zu nutzen. Vor der Zusammenarbeit mit Kodak Alaris führte ASL beispielsweise einen manuellen Datenbereinigungsprozess durch, bei dem die nicht mehr benötigten Dateien physisch sortiert und geschreddert wurden.

"Wir wissen, dass die Info Input Lösung diese Datenbereinigung für uns hätte automatisieren können. Die Software erkennt Datumsbereiche, um automatisch zu bestimmen, ob diese Informationen im Arbeitsablauf gespeichert werden sollen oder, wenn sie außerhalb des Bereichs liegen, in einem separaten Ordner zur manuellen Überprüfung abgelegt werden", so Simon. "Es gibt noch viele andere fortschrittliche Funktionen, die wir dieses Mal nicht genutzt haben, wie zum Beispiel die automatische Klassifizierung. Info Input kann viel schneller als ein Mitarbeiter feststellen, ob ein Dokument von Copyrite oder Sharples stammt oder ob es sich um einen Mietvertrag, eine E-Mail oder einen Servicevertrag handelt. Die Software lässt sich auch in die neuesten Handschrifterkennungstechnologien integrieren, die sowohl in der Cloud als auch vor Ort eingesetzt werden können. Das ist eine weitere Funktion, die wir in Zukunft nutzen werden.

"Das Wichtigste ist, dass uns die Info Input Lösung viel Flexibilität bietet", fügte er hinzu. "Wir können entweder vorkonfigurierte Prozesse verwenden oder KI und Datenextraktion einsetzen. Bei diesem Projekt wollten wir einfach nur schnell fertig werden, und ich konnte den Workflow einrichten und am nächsten Morgen schon loslegen. Die Software ist einfach zu bedienen - es war wirklich leicht für mich, hineinzugehen und schnelle Änderungen vorzunehmen. Die Flexibilität der Anwendung ist beeindruckend."

Schneller ROI

Für ASL waren die laufenden Kosteneinsparungen erheblich. "Beim Scannen und Digitalisieren von Dateien muss man berücksichtigen, wie lange man die Informationen aufbewahren muss und wie hoch die Kosten für die Speicherung in der Cloud sind", erklärt Simon.

Bei Scannern von Kodak Alaris wird die Dateigröße durch Komprimierung verringert, ohne dass die Bildqualität darunter leidet. Dies wiederum reduziert den Umfang und die Kosten der Cloud-Speicherung. Da viele Dokumente sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen, bringt diese Dateikomprimierung sofort und über die gesamte Lebensdauer des Dokuments hinweg erhebliche Einsparungen.

"Dieses Projekt verlief so reibungslos - mit nur einer Person konnten wir das Projekt in nur zwei Wochen abschließen, und es war doppelt so groß wie das noch nicht abgeschlossene Projekt, das wir vor vier Jahren begonnen hatten. Ich denke, die wichtigsten Erkenntnisse sind erstens, dass wir es nie wieder manuell machen werden, und zweitens, dass wir nie wieder einen MFD für das Scannen großer Mengen verwenden werden!" so Faye abschließend.