ASL group

Profil du client

ASL Group est l'un des plus grands fournisseurs de services de bureau gérés du Royaume-Uni. La société a réalisé plusieurs acquisitions au cours des dix dernières années et travaille aujourd'hui avec plus de 7 500 clients dans tout le pays, tous servis localement à partir de l'un des neuf bureaux répartis sur le territoire britannique.

Le défi : Les systèmes manuels obsolètes étaient source d'inefficacité

En 2023, ASL a acquis deux fournisseurs de services d'impression gérés (MPS) - Copyrite Digital Systems et Sharples Group. Selon Faye Webster, responsable du traitement des commandes chez ASL, les clients demandaient des copies de leurs contrats et l'équipe commerciale d'ASL avait besoin d'accéder à ces dossiers clients. "Le plus gros problème était que les deux organisations fonctionnaient sur papier et que les informations dont nous avions besoin étaient classées au hasard dans une trentaine de grandes boîtes. Il était donc essentiel de numériser les contrats de MPS et les contrats de location et de les télécharger rapidement dans notre système. Les documents devaient être placés individuellement sur l'appareil, et si une seule page manquait, le document entier devait être re-scanné et les fichiers numériques devaient ensuite être renommés manuellement et téléchargés dans le système.

"Ce processus a pris du temps, et en ne mettant pas en place une solution de numérisation appropriée, nous rattrapons toujours un projet vieux de quatre ans - certains des fichiers numériques n'ont pas encore été correctement classés", a déclaré Faye. "C'est pourquoi nous avons demandé à Kodak Alaris de nous aider."

Solutions de Kodak Alaris

Kodak Alaris a travaillé en étroite collaboration avec le directeur commercial, Simon Whapshott, pour concevoir et configurer une solution sur mesure utilisant le Scanner KODAK i4850 et le KODAK Info Input Solution, qui est un logiciel de traitement intelligent des documents (IDP) basé sur l'IA.

" L'assistance technique que nous avons reçue de l'ensemble de l'équipe a été de premier ordre, depuis notre conversation initiale jusqu'à la configuration et la construction ", a déclaré Simon. "La véritable valeur ajoutée a été la formation qu'ils ont dispensée et qui m'a permis d'apporter les ajustements ou les changements nécessaires au système au fur et à mesure des besoins. Plus précisément, le scanner devait pouvoir traiter une grande variété de supports - les documents allaient des documents A4 et A3 standard, des fiches d'enregistrement, des papiers carbone de plusieurs pages, jusqu'à des contrats de location surdimensionnés d'environ un mètre de long.

Simon a expliqué que le plus important était de s'assurer que la solution permettait à l'équipe de Faye de traiter facilement et rapidement ces documents variés. "Il existe de nombreux appareils capables de numériser un document, mais pour moi, la question la plus importante était de savoir avec quelle efficacité nous pouvions numériser un document et l'acheminer automatiquement là où il doit aller. La conversation a donc porté sur les capacités de KODAK Info Input Solution."

Automatisation intelligente

"Nous avons beaucoup parlé des principales fonctionnalités de KODAK Info Input Solution et de sa capacité à classer différents types de documents, à extraire des données OCR intelligentes, etc. "Nous voulions rendre le processus aussi efficace que possible pour nos utilisateurs. Il leur suffisait d'ouvrir l'écran et de cliquer sur "scanner" - tous les flux de travail étaient configurés, il n'y avait pas besoin d'intervention manuelle. Les informations ont été transférées directement et automatiquement dans SharePoint. À aucun moment, ils n'ont eu à se connecter à SharePoint, car le flux de travail était configuré pour s'assurer que les fichiers étaient placés dans la bonne structure de dossier, à chaque fois."

Traitement des supports de qualité supérieure

En plus de l'automatisation du logiciel, l'expérience utilisateur avec le Scanner KODAK i4850 a également été un véritable jeu d'enfant pour l'équipe d'ASL. " Nous avons simplement chargé une liasse de différents poids et formats de papier dans le Scanner et il s'est mis en marche tout seul ", a déclaré Faye. "Nous avons numérisé 120 000 images. Nous avons beaucoup apprécié la fonction de détection du métal du Scanner, qui empêche les erreurs d'alimentation, les bourrages de papier, les agrafes et les trombones de rayer la vitre du scanner."Si le scanner détecte une agrafe ou une alimentation multiple, il affiche la dernière image numérisée et vous n'avez plus qu'à remettre le reste des pages en place, contrairement à un MFD où vous devez numériser à nouveau l'ensemble du document ", ajoute-t-elle.

La technologie de traitement d'image Perfect Page intégrée au Scanner KODAK i4850 est une autre fonctionnalité qui a particulièrement plu à ASL. Grâce aux fonctions de désalignement et de rotation automatique configurées sur le scanner, la qualité de l'image du document est toujours superbe, et comme le travail d'amélioration de l'image est effectué directement sur le scanner plutôt que sur le PC, le débit des documents se poursuit à pleine vitesse.

Amélioration de l'efficacité et de la réactivité

L'équipe de traitement des commandes clients d'ASL est chargée de configurer tous les nouveaux contrats clients dans le système. Si un client a besoin d'une copie de son contrat, cette équipe est le premier point de contact. "Souvent, il s'agit d'une demande urgente, ils peuvent avoir des auditeurs dans le bureau et n'ont pas de copie à livrer, donc ils ont besoin d'une copie rapidement. Avant de lancer ce projet avec Kodak Alaris, en cas d'appel, nous ne savions pas par où commencer, ni même dans quelle boîte chercher", explique Faye.

Gagner continuellement en productivité

Envisageant l'avenir, ASL prévoit d'exploiter davantage les fonctions avancées de KODAK Info Input Solution. Par exemple, avant de s'engager avec Kodak Alaris, ASL menait un processus manuel de nettoyage des données qui impliquait le tri physique et le déchiquetage des fichiers qu'elle ne devait plus conserver.

" Nous savons que KODAK Info Input Solution aurait pu automatiser ce nettoyage des données pour nous. Le Logiciel reconnaît les plages de dates pour déterminer automatiquement s'il faut enregistrer ces informations dans le flux de travail ou, si elles sont hors plage, les placer dans un dossier distinct pour une vérification manuelle", a déclaré Simon. "Il existe de nombreuses autres fonctions avancées que nous n'avons pas utilisées cette fois-ci, comme la classification automatique. Info Input peut déterminer si un document provient de Copyrite ou de Sharples, ou s'il s'agit d'un bail, d'un courriel ou d'un contrat de service, bien plus rapidement qu'un employé ne pourrait le faire. Le logiciel s'intègre également aux dernières technologies de reconnaissance de l'écriture manuscrite, qui fonctionnent à la fois dans le nuage et sur site, c'est donc une autre fonctionnalité que nous utiliserons à l'avenir.

"L'essentiel, c'est qu'Info Input Solution nous offre beaucoup de flexibilité", a-t-il ajouté. "Nous pouvons choisir d'utiliser des processus préconfigurés ou de recourir à l'IA et à l'extraction de données. Pour ce projet, nous voulions simplement que les choses se fassent rapidement, et j'ai pu mettre en place le flux de travail et nous rendre opérationnels dès le lendemain matin. Le logiciel est simple à utiliser - il m'a été vraiment facile d'y aller et d'apporter des changements rapides. La souplesse de l'application est impressionnante."

Retour rapide sur investissement

Pour ASL, les économies réalisées ont été substantielles. "Lorsque vous scannez et numérisez des fichiers, il est important de tenir compte de la durée de conservation de ces informations et du coût de leur stockage dans le nuage ", explique Simon.

Avec les scanners de Kodak Alaris, la compression réduit la taille du fichier sans diminuer la qualité de l'image. Cela permet de réduire la quantité et le coût du stockage dans le nuage. Comme de nombreux documents doivent être conservés pendant sept ans, cette compression des fichiers permet de réaliser des économies importantes dès le départ et pendant toute la durée de vie du document.

"Ce projet s'est déroulé en douceur - avec une seule personne, nous avons réussi à le terminer en seulement deux semaines, et il était deux fois plus important que le projet encore inachevé que nous avions commencé il y a quatre ans. Je pense que les principaux enseignements sont les suivants : premièrement, nous ne le ferons plus jamais manuellement et, deuxièmement, nous n'utiliserons plus jamais de MFD pour la numérisation de gros volumes ! conclut Faye.