ASL group

Perfil del cliente

ASL Group es uno de los mayores proveedores de servicios de oficina gestionados del Reino Unido. La empresa ha realizado varias adquisiciones en los últimos diez años y actualmente trabaja con más de 7.500 clientes en todo el país, todos ellos atendidos localmente desde una de sus nueve oficinas repartidas por todo el Reino Unido.

El reto: Los sistemas manuales obsoletos creaban ineficiencias

En 2023, ASL adquirió dos proveedores de servicios de impresión gestionados (MPS): Copyrite Digital Systems y Sharples Group. Uno de los retos dentro del proceso de integración posterior a la adquisición fue permitir un acceso fluido a los contratos de clientes y acuerdos de arrendamiento de ambas empresas.

Según Faye Webster, directora de procesamiento de pedidos de ventas de ASL, los clientes solicitaban copias de sus contratos y el equipo de ventas de ASL necesitaba acceder a esos registros de clientes. "El mayor problema era que ambas organizaciones utilizaban un sistema basado en papel y la información que necesitábamos estaba archivada aleatoriamente en unas 30 cajas grandes, por lo que era fundamental digitalizar los contratos de MPS y los acuerdos de arrendamiento y cargarlos rápidamente en nuestro sistema"

En adquisiciones anteriores, ASL había utilizado dispositivos multifunción (MFD) para escanear los registros, pero se trataba de un proceso manual que requería mucho tiempo. Los documentos tenían que colocarse individualmente en el dispositivo y, si se perdía una sola página, había que volver a escanear todo el documento y, a continuación, cambiar manualmente el nombre de los archivos digitales y cargarlos en el sistema.

"Este proceso llevaba siglos y, al no poner en marcha una solución de escaneado adecuada, todavía estamos poniéndonos al día en un proyecto de hace cuatro años: algunos de los archivos digitales todavía no se han archivado correctamente", explica Faye. "Esta vez queríamos hacerlo bien, y por eso pedimos ayuda a Kodak Alaris".

Soluciones de Kodak Alaris

Kodak Alaris trabajó estrechamente con el Director Comercial, Simon Whapshott, para diseñar y configurar una solución a medida aprovechando el KODAK i4850 Scanner y KODAK Info Input Solution, que es un software de Intelligent Document Processing (IDP) habilitado para IA.

"El soporte técnico que recibimos de todo el equipo fue de primera clase, desde nuestra conversación inicial hasta la configuración y la construcción", dijo Simon. "El verdadero valor añadido fue la formación que nos proporcionaron, que me permitió realizar los ajustes o cambios necesarios en el sistema en función de las necesidades."

La ASL tenía varios requisitos para este proyecto. En concreto, el Scanner tenía que ser capaz de manejar una gran variedad de soportes: los documentos iban desde A4 y A3 estándar, tarjetas de registro, papel carbón de varias páginas, hasta contratos de arrendamiento de gran tamaño de aproximadamente un metro de longitud.

Simon explicó que lo más importante era garantizar que la solución facilitara al equipo de Faye el procesamiento rápido de estos documentos tan variados. Hay muchos dispositivos que pueden escanear un documento, pero para mí, la pregunta más importante era cómo podemos escanear algo de forma eficaz y dirigirlo automáticamente a donde tiene que ir". Como resultado, la conversación se centró en las capacidades de KODAK Info Input Solution".

Automatización inteligente

"Hablamos mucho sobre las características clave de Info Input Solution y cómo puede realizar clasificaciones de diferentes tipos de documentos, extracción inteligente de datos OCR, etc.", dijo Simon. "Queríamos que el proceso fuera lo más eficaz posible para nuestros usuarios. Todo lo que necesitaban era abrir la pantalla y pulsar escanear: todos los flujos de trabajo estaban configurados, no había necesidad de intervención manual. La información pasaba directamente a SharePoint de forma automática. En ningún momento tuvieron que iniciar sesión en SharePoint, porque el flujo de trabajo estaba configurado para asegurarse de que los archivos iban a la estructura de carpetas correcta, en todo momento."

Manejo de soportes superior

Además de la automatización del Software, la experiencia del usuario con el KODAK i4850 Scanner también fue pan comido para el equipo de ASL. "Simplemente cargamos un paquete de papel de distintos gramajes y tamaños en el Scanner y funcionó a la perfección", explica Faye. "Digitalizamos 120.000 imágenes. Algo que nos gustó mucho del Scanner es la función de detección de metales, que evita que los errores de alimentación, los atascos de papel y las grapas y clips sueltos rayen el cristal del escáner"."

"Si el escáner detecta una grapa o una alimentación múltiple, te muestra la última imagen escaneada y simplemente vuelves a colocar el resto de las páginas, en lugar de en un MFD, donde tienes que volver a escanear todo el documento", añadió.

La tecnología de procesamiento de imágenes Perfect Page incorporada en el KODAK i4850 Scanner es otra característica que gustó especialmente a ASL. Con las funciones de corrección de inclinación y rotación automática configuradas en el escáner, la calidad de imagen de los documentos es siempre excelente y, como el trabajo de mejora de la imagen se realiza directamente en el escáner en lugar de en el PC, la producción de documentos continúa a toda velocidad.

Mejora de la eficiencia y la capacidad de respuesta

El equipo de procesamiento de pedidos de ventas de ASL es responsable de configurar todos los contratos de nuevos clientes en el sistema. Si un cliente necesita una copia de su contrato, este equipo es el primer punto de contacto. "A menudo, se trata de una solicitud urgente, pueden tener auditores en la oficina y no tienen una copia para entregar, así que la necesitan rápidamente. Antes de iniciar este proyecto con Kodak Alaris, si recibíamos una llamada, no sabíamos por dónde empezar ni en qué buzón buscar", explica Faye.

Ahora, cuando el equipo recibe una solicitud de una copia de un contrato, sólo tienen que ir a SharePoint, recuperar el archivo que se entregó a través de KODAK Info Input Solution y enviarlo por correo electrónico al cliente o al vendedor en cuestión de minutos.

"Teníamos una acumulación de solicitudes que llegaban durante el proceso de escaneado y, una vez que habíamos terminado, podíamos resolverlas muy rápidamente. El otro día, tardé cinco minutos en responder a tres consultas de clientes, sin distraerme del trabajo que estaba haciendo", añadió Faye.

Consiguiendo mejoras continuas en la productividad

De cara al futuro, ASL tiene previsto aprovechar más las funciones avanzadas de KODAK Info Input Solution. Por ejemplo, antes de contratar a Kodak Alaris, ASL llevaba a cabo un proceso manual de limpieza de datos que implicaba la clasificación física y la destrucción de los archivos que ya no necesitaban conservar.

"Sabemos que Info Input Solution podría haber automatizado esa limpieza de datos. El Software reconoce rangos de fechas para determinar automáticamente si guardar esa información en el flujo de trabajo o, si está fuera de rango, colocarla en una carpeta separada para su comprobación manual", dijo Simon. "Hay muchas otras funciones avanzadas que no hemos utilizado esta vez, como la clasificación automática. Info Input puede determinar si un documento es de Copyrite o de Sharples, o si se trata de un contrato de alquiler, un correo electrónico o un contrato de servicios, mucho más rápido de lo que podría hacerlo un empleado". El software también se integra con las últimas tecnologías de reconocimiento de escritura a mano, que funcionan tanto en la nube como en las instalaciones, por lo que es otra característica que utilizaremos en el futuro.

"Lo fundamental es que Info Input Solution nos proporciona mucha flexibilidad", añadió. "Podemos optar por procesos preconfigurados o por la IA y la extracción de datos. En este proyecto queríamos hacerlo rápido, así que pude configurar el flujo de trabajo y empezar a trabajar a la mañana siguiente. El software es fácil de usar, me resultó muy sencillo entrar y hacer cambios rápidos. La flexibilidad de la aplicación es impresionante"

Rápido retorno de la inversión

Para ASL, el ahorro de costes ha sido sustancial. "Cuando se escanean y digitalizan archivos, es importante tener en cuenta cuánto tiempo se necesita conservar la información y el coste de almacenarla en la nube", explica Simon. Esto, a su vez, reduce la cantidad y el coste del almacenamiento en la nube. Dado que muchos documentos deben conservarse durante siete años, esta compresión de archivos supone un importante ahorro inmediato y a lo largo de la vida útil del documento.

"Este proyecto se desarrolló sin problemas: con una sola persona, conseguimos completar el proyecto en tan solo dos semanas, y era el doble de grande que el proyecto aún inacabado que empezamos hace cuatro años. Creo que las principales conclusiones son, en primer lugar, que nunca volveremos a hacerlo manualmente y, en segundo lugar, que nunca volveremos a utilizar un equipo multifunción para escanear grandes volúmenes". concluyó Faye.