Edge Digital Group e Kodak Alaris transformam o gerenciamento de registros para afiliados do DMV

Há mais de 25 anos, o Edge Digital Group vem ajudando empresas e órgãos governamentais a gerenciar informações com mais eficiência e otimizar os fluxos de trabalho comerciais. Eles escolheram a parceria com a Kodak Alaris para fornecer soluções de captura e processamento de dados que automatizam os fluxos de trabalho de integração de clientes para pequenas empresas que atendem ao Departamento de Veículos Motorizados de Maryland (DMV). Veja como a parceria está ajudando essas empresas a ter sucesso.

Antecedentes e desafios

Existem várias empresas de Tag & Title em Maryland que prestam serviços importantes para o estado. Como membros licenciados da Maryland Vehicle Titling Association (MVTA), o estado aproveita essas pequenas empresas para digitalizar, processar e enviar uma variedade de documentos para o DMV de Maryland. Motor Car Tag & Title é uma dessas empresas. Eles foram os primeiros a trazer o Edge Digital Group para ajudar a resolver uma série de problemas com a integração de dados e o gerenciamento de registros. Havia muitas etapas manuais e repetidas envolvidas, tornando o processo lento e propenso a problemas de qualidade de dados.

Antes da implementação da solução, os funcionários tinham que digitalizar documentos e licenças em uma pasta, carregá-los em vários sistemas para processamento e, em seguida, digitalizar os documentos novamente. Eles precisavam digitalizar novamente porque o sistema excluía cada registro após a digitalização, mas uma determinação estadual exige que eles mantenham cópias de arquivo de tudo. Essa era uma experiência frustrante tanto para os funcionários quanto para os clientes.

Além disso, eles haviam comprado scanners de prateleira que produziam resultados inconsistentes e de baixa qualidade, de modo que havia uma grande variedade de problemas de qualidade de dados sendo entregues ao sistema estadual. A digitalização de documentos para integrar os clientes é a primeira parte do fluxo de trabalho da empresa, mas os scanners de baixo custo quebravam continuamente e precisavam ser substituídos.

Jon Stuck, proprietário do Edge Digital Group, consultou empresas semelhantes na área e descobriu que todas estavam lidando com os mesmos problemas. Em resumo, essas empresas eram forçadas a gastar muito tempo e dinheiro lutando com um sistema ineficiente e frequentemente quebrado, e não conseguiam fornecer uma experiência rápida e confiável para seus clientes.

Soluções personalizadas da Kodak Alaris

As necessidades e os fluxos de trabalho exclusivos de cada empresa se beneficiam da consultoria especializada de Jon e da Edge Digital Group.

"Com nosso conhecimento do setor e a consciência do amplo portfólio de produtos que a Kodak Alaris oferece, pudemos agir rapidamente com uma série de recomendações. Começamos imediatamente a implementar soluções para a Motor Car Tag & Title e depois para a Tag & Title Service of Maryland."

A equipe de Jon recomendou Sanners da série S2070 da KODAK, o S3000 Max Scanner e o software Capture Pro Software da KODAK.

"Chegamos rapidamente ao local para ajudá-los a projetar e configurar novos fluxos de trabalho de automação. Não demorou muito para que todos vissem a diferença. Assim que fomos conectados no primeiro dia, ficou claro para todos os envolvidos que eles finalmente tinham uma solução que facilitaria suas vidas. Eles não precisavam mais digitalizar nada duas vezes, e a qualidade da imagem é sempre excepcional. Além disso, trata-se de uma solução muito simples, um sistema que qualquer pessoa pode aprender a usar em apenas alguns minutos."

Agora, todo o processo de gerenciamento de registros é rápido, fácil de usar e confiável - ninguém se preocupa com uma saída de baixa qualidade ou com a quebra dos scanners.

"A solução Kodak Alaris simplificou toda a operação. Com KODAK Capture Pro, podemos preencher automaticamente as opções ao digitalizar a papelada, o que economiza muito tempo na entrada de dados. Podemos personalizar facilmente a forma de digitalização, a forma de saída e outras coisas que o software anterior não podia fazer. Esses fluxos de trabalho agora são rápidos e suaves e os clientes podem ver a diferença."

"Uma das coisas de que nos orgulhamos é o atendimento ao cliente. O novo sistema com a Kodak Alaris nos permitiu oferecer um serviço cinco estrelas sempre que um cliente entra pela porta."
- Beth Caro, proprietária da Tag & Title Service of Maryland

Resultados que continuam a render dividendos

Com a solução Kodak Alaris implementada, as duas empresas de serviços para veículos motorizados reduziram significativamente o número de etapas necessárias para concluir uma transação com o cliente. A Tag & Title Service of Maryland conseguiu eliminar 15 etapas manuais de seus fluxos de trabalho. Essa automação liberou tempo para a equipe se concentrar em tarefas mais estratégicas. Agora, eles podem digitalizar algo uma vez e enviá-lo para quantos lugares forem necessários e obter os dados diretamente no sistema estadual de forma rápida e precisa.

"Tendo trabalhado com praticamente todos os fornecedores de soluções do setor, acreditamos que a Kodak Alaris oferece a melhor variedade de soluções de captura de documentos e automação de dados do mercado. Temos orgulho de fazer parceria com a Kodak Alaris para que nossos clientes tenham sucesso. Continuamos a desenvolver plataformas semelhantes de captura e gerenciamento de dados para outras empresas da região. Cada organização tem fluxos de trabalho e desafios exclusivos, e a Kodak Alaris nos permite enfrentar todos eles com sucesso."

Há centenas de organizações de serviços Tag & Title como essa em Maryland e muitas outras em toda a região, portanto, a oportunidade de crescimento é enorme.

"Estamos ansiosos para ajudar essas empresas a construir um futuro mais forte juntas e proporcionar uma melhor experiência aos milhares de clientes que usam seus serviços."