Edge Digital Group et Kodak Alaris transforment la gestion des dossiers pour les affiliés du DMV

Depuis plus de 25 ans, Edge Digital Group aide les entreprises et les organismes gouvernementaux à gérer les informations plus efficacement et à optimiser les flux de travail. Ils ont choisi de s'associer à Kodak Alaris pour fournir des solutions de capture et de traitement des données qui automatisent les flux de travail d'accueil des clients pour les petites entreprises desservant le Maryland Department of Motor Vehicles (DMV). Voici comment le partenariat aide ces entreprises à réussir.

Contexte et défis

Il existe plusieurs entreprises Tag & Title dans le Maryland qui fournissent des services importants à l'État. En tant que membres agréés de la Maryland Vehicle Titling Association (MVTA), l'État fait appel à ces petites entreprises pour numériser, traiter et soumettre toute une série de documents pour le Maryland DMV. Motor Car Tag & Title est l'une de ces entreprises. Elle a été la première à faire appel à Edge Digital Group pour l'aider à résoudre divers problèmes liés à l'intégration des données et à la gestion des dossiers. Il y avait beaucoup trop d'étapes manuelles et répétées, ce qui rendait le processus lent et sujet à des problèmes de qualité des données.

Avant la mise en œuvre de la solution, les employés devaient numériser les documents et les licences dans un dossier, les télécharger vers plusieurs systèmes pour les traiter, puis numériser à nouveau les documents. Ils devaient scanner à nouveau parce que leur système supprime chaque enregistrement après la numérisation, mais un mandat de l'État exige qu'ils conservent des copies d'archivage de tous les documents. En outre, ils avaient acheté des scanners standard qui produisaient des résultats incohérents et de qualité médiocre, de sorte qu'un large éventail de problèmes de qualité des données était transmis au système de l'État. Scanner les documents pour embarquer les clients est la première partie du flux de travail de l'entreprise, mais leurs scanners bas de gamme tombaient continuellement en panne et devaient être remplacés.

Jon Stuck, propriétaire de Edge Digital Group, a consulté des entreprises similaires dans la région et a constaté qu'elles étaient toutes confrontées aux mêmes problèmes. En bref, ces entreprises devaient consacrer beaucoup de temps et d'argent à lutter contre un système inefficace et souvent en panne, et elles étaient incapables d'offrir une expérience rapide et fiable à leurs clients.

Solutions personnalisées de Kodak Alaris

Les besoins et les flux de travail uniques de chaque entreprise bénéficient des conseils d'experts de Jon et de l'équipe Edge Digital Group.

" Grâce à notre connaissance du secteur et à la conscience du large portefeuille de produits qu'offre Kodak Alaris, nous avons pu agir rapidement en formulant une série de recommandations. Nous avons immédiatement commencé à mettre en œuvre des solutions pour Motor Car Tag & Title, puis pour Tag & Title Service of Maryland."

L'équipe de Jon a recommandé KODAK S2070 Scanners, les S3000 Max Series Scanners, et KODAK Capture Pro.

"Nous nous sommes rapidement rendus sur place pour les aider à concevoir et à configurer de nouveaux flux d'automatisation. Il n'a pas fallu longtemps pour que tout le monde voie la différence. Dès que nous avons été branchés le premier jour, il est apparu clairement à toutes les personnes concernées qu'elles disposaient enfin d'une solution qui leur faciliterait la vie. Ils n'ont plus besoin de numériser quoi que ce soit deux fois, et la qualité de l'image est toujours exceptionnelle. De plus, il s'agit d'une solution très simple, un système que tout le monde peut apprendre à utiliser en quelques minutes."

L'ensemble de leur processus de gestion des documents est désormais rapide, facile à utiliser et fiable : plus personne ne s'inquiète de la mauvaise qualité des résultats ou des pannes des scanners. Avec KODAK Capture Pro, nous pouvons remplir automatiquement les options lors de la numérisation de documents, ce qui permet de gagner beaucoup de temps en matière de saisie de données. Nous pouvons facilement personnaliser la façon dont nous numérisons, la façon dont nous sortons, et d'autres choses que le logiciel précédent ne pouvait pas faire. Ces flux de travail sont désormais rapides et fluides et les clients voient la différence."

"L'une des choses dont nous sommes fiers, c'est notre service à la clientèle. Le nouveau système de Kodak Alaris nous a permis de fournir un service cinq étoiles chaque fois qu'un client franchit la porte."
- Beth Caro, propriétaire de Tag & Title Service of Maryland

Des résultats qui continuent de rapporter des dividendes

Grâce à la solution Kodak Alaris, les deux sociétés de services automobiles ont considérablement réduit le nombre d'étapes nécessaires à la réalisation d'une transaction avec un client. Tag & Title Service of Maryland a pu éliminer 15 étapes manuelles de ses flux de travail. Cette automatisation a permis au personnel de se consacrer à des tâches plus stratégiques. Désormais, ils peuvent numériser un document une seule fois et l'envoyer à autant d'endroits que nécessaire, et obtenir les données directement dans le système de l'État, rapidement et avec précision.

"Ayant travaillé avec pratiquement tous les fournisseurs de solutions du secteur, nous pensons que Kodak Alaris offre la meilleure gamme de solutions de capture de documents et d'automatisation des données sur le marché. Nous sommes fiers de nous associer à Kodak Alaris pour assurer la réussite de nos clients. Nous continuons à développer des plateformes de capture et de gestion de données similaires pour d'autres entreprises de la région. Chaque organisation a des flux de travail et des défis uniques, et Kodak Alaris nous permet de les relever avec succès."

Il y a des centaines d'organisations de services Tag & Title comme celle-ci dans le Maryland et beaucoup plus à travers la région, donc l'opportunité de croissance est énorme.

"Nous sommes impatients d'aider ces entreprises à construire un avenir plus fort ensemble et d'apporter une meilleure expérience aux milliers de clients qui utilisent leurs services."