Edge Digital Group und Kodak Alaris transformieren Dokumentenverwaltung für DMV-Filialen

Seit über 25 Jahren unterstützt die Edge Digital Group Unternehmen und Behörden dabei, Informationen effizienter zu verwalten und Geschäftsabläufe zu optimieren. Das Unternehmen hat sich für eine Partnerschaft mit Kodak Alaris entschieden, um Lösungen für die Datenerfassung und -verarbeitung bereitzustellen, die die Arbeitsabläufe bei der Aufnahme von Kunden für kleine Unternehmen im Dienste des Maryland Department of Motor Vehicles (DMV) automatisieren. Hier erfahren Sie, wie die Partnerschaft diesen Unternehmen zum Erfolg verhilft.

Hintergrund und Herausforderungen

Es gibt mehrere Tag & Title-Unternehmen in ganz Maryland, die wichtige Dienstleistungen für den Staat erbringen. Als lizenzierte Mitglieder der Maryland Vehicle Titling Association (MVTA) nutzt der Staat diese kleinen Unternehmen, um eine Vielzahl von Papieren für das Maryland DMV zu scannen, zu bearbeiten und einzureichen. Motor Car Tag & Title ist eines dieser Unternehmen. Sie waren die ersten, die die Edge Digital Group hinzugezogen haben, um eine Reihe von Problemen bei der Datenübernahme und der Verwaltung von Unterlagen zu lösen. Es gab viel zu viele manuelle und sich wiederholende Schritte, die den Prozess langsam und anfällig für Datenqualitätsprobleme machten.

Bevor die Lösung implementiert wurde, mussten die Mitarbeiter Dokumente und Lizenzen in einen Ordner scannen, sie zur Verarbeitung in mehrere Systeme hochladen und die Dokumente dann erneut scannen. Sie mussten erneut scannen, weil ihr System jeden Datensatz nach dem Scannen löscht, sie aber aufgrund einer staatlichen Vorschrift verpflichtet sind, von allem eine Archivkopie aufzubewahren. Das war sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden eine frustrierende Erfahrung.

Zudem hatte man Scanner von der Stange gekauft, die uneinheitliche und minderwertige Ergebnisse lieferten, so dass eine Vielzahl von Problemen mit der Datenqualität in das staatliche System gelangten. Das Scannen von Dokumenten für die Aufnahme von Kunden ist der erste Teil des Arbeitsablaufs, aber die minderwertigen Scanner gingen ständig kaputt und mussten ersetzt werden.

Jon Stuck, Inhaber der Edge Digital Group, hat sich mit ähnlichen Unternehmen in der Region beraten und festgestellt, dass sie alle mit den gleichen Problemen zu kämpfen hatten. Kurz gesagt, diese Unternehmen mussten viel Zeit und Geld aufwenden, um sich mit einem ineffizienten und oft defekten System herumzuschlagen, und sie waren nicht in der Lage, ihren Kunden ein schnelles und zuverlässiges Erlebnis zu bieten.

Maßgeschneiderte Lösungen von Kodak Alaris

Jedes Unternehmen profitiert von der fachkundigen Beratung durch Jon und die Edge Digital Group Team.

"Dank unserer Branchenkenntnisse und des breiten Produktportfolios von Kodak Alaris konnten wir schnell eine Reihe von Empfehlungen aussprechen. Wir begannen sofort mit der Implementierung von Lösungen für Motor Car Tag & Title und dann Tag & Title Service of Maryland."

Jons Team empfahl KODAK S2070 Scanners, die S3000 Max Scannerserie und KODAK Capture Pro Software.

"Wir waren schnell vor Ort, um bei der Entwicklung und Konfiguration neuer Automatisierungs-Workflows zu helfen. Es hat nicht lange gedauert, bis alle den Unterschied gesehen haben. Schon am ersten Tag nach der Inbetriebnahme war allen Beteiligten klar, dass sie endlich eine Lösung hatten, die ihnen das Leben leichter machen würde. Sie mussten nichts mehr doppelt scannen, und die Bildqualität ist durchweg hervorragend. Außerdem ist es eine sehr einfache Lösung, ein System, dessen Bedienung jeder in wenigen Minuten erlernen kann."

Jetzt ist der gesamte Prozess der Aktenverwaltung schnell, benutzerfreundlich und zuverlässig - niemand macht sich Sorgen über schlechte Qualität oder Scannerausfälle.

"Die Kodak Alaris Lösung hat den gesamten Betrieb rationalisiert. Sie hat die Erfahrungen der Mitarbeiter und Kunden verbessert und gleichzeitig das Wachstum des Unternehmens unterstützt.

Mit KODAK Capture Pro können wir beim Einscannen von Dokumenten Optionen automatisch ausfüllen, was viel Zeit bei der Dateneingabe spart. Wir können die Art und Weise, wie wir scannen, die Art und Weise, wie wir ausgeben, und andere Dinge, die mit der vorherigen Software nicht möglich waren, leicht anpassen. Diese Arbeitsabläufe sind jetzt schnell und reibungslos, und die Kunden können den Unterschied sehen."

"Eines der Dinge, auf die wir stolz sind, ist unser Kundenservice. Das neue System mit Kodak Alaris hat es uns ermöglicht, jedes Mal, wenn ein Kunde durch die Tür kommt, einen Fünf-Sterne-Service zu bieten."
- Beth Caro, Inhaberin von Tag & Title Service of Maryland

Ergebnisse, die sich weiterhin auszahlen

Mit der Kodak Alaris Lösung haben beide Kfz-Serviceunternehmen die Anzahl der für den Abschluss einer Kundentransaktion erforderlichen Schritte erheblich reduziert. Tag & Title Service of Maryland konnte 15 manuelle Schritte aus seinen Arbeitsabläufen eliminieren. Durch diese Automatisierung haben die Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Jetzt können sie etwas einmal einscannen und an beliebig vielen Stellen ausgeben und die Daten schnell und präzise direkt in das staatliche System einspeisen.

"Nachdem wir mit praktisch allen Lösungsanbietern in der Branche zusammengearbeitet haben, sind wir der Meinung, dass Kodak Alaris das beste Angebot an Lösungen für die Dokumentenerfassung und Datenautomatisierung auf dem Markt hat. Wir sind stolz darauf, mit Kodak Alaris zusammenzuarbeiten, um unsere Kunden erfolgreich zu machen. Wir bauen weiterhin ähnliche Datenerfassungs- und Verwaltungsplattformen für andere Unternehmen in der Region. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Arbeitsabläufe und Herausforderungen, und Kodak Alaris ermöglicht es uns, sie alle erfolgreich zu bewältigen."

Es gibt Hunderte von Tag & Title-Dienstleistungsunternehmen wie dieses in Maryland und viele weitere in der gesamten Region, so dass die Wachstumschancen enorm sind.

"Wir freuen uns darauf, diese Unternehmen dabei zu unterstützen, gemeinsam eine stärkere Zukunft aufzubauen und den Tausenden von Kunden, die ihre Dienstleistungen in Anspruch nehmen, eine bessere Erfahrung zu bieten."