Edge Digital Group y Kodak Alaris transforman la gestión de registros para los afiliados del DMV

Desde hace más de 25 años, Edge Digital Group ayuda a empresas y organismos públicos a gestionar la información de forma más eficaz y a optimizar los flujos de trabajo empresariales. Decidieron asociarse con Kodak Alaris para ofrecer soluciones de captura y procesamiento de datos que automatizan los flujos de trabajo de incorporación de clientes para las pequeñas empresas que prestan servicio al Departamento de Vehículos Motorizados (DMV) de Maryland. He aquí cómo la asociación está ayudando a estas empresas a tener éxito.

Antecedentes y desafíos

En Maryland hay varias empresas de Tag & Title que prestan importantes servicios al estado. Como miembros autorizados de la Maryland Vehicle Titling Association (MVTA), el estado aprovecha estas pequeñas empresas para escanear, procesar y presentar una variedad de documentos para el DMV de Maryland. Motor Car Tag & Title es una de estas empresas. Ellos fueron los primeros en traer Edge Digital Group para ayudar a resolver una variedad de problemas con la incorporación de datos y gestión de registros. Había demasiados pasos manuales y repetidos, lo que hacía que el proceso fuera lento y propenso a problemas de calidad de datos.

Antes de implantar la solución, los empleados tenían que escanear documentos y licencias en una carpeta, cargarlos en varios sistemas para su procesamiento y, a continuación, volver a escanear los documentos. Tenían que volver a escanearlos porque su sistema borraba cada registro después de escanearlo, pero un mandato estatal les obliga a conservar copias de archivo de todo. Era una experiencia frustrante tanto para los empleados como para los clientes.

Además, habían adquirido escáneres comerciales que producían resultados inconsistentes y de baja calidad, por lo que hab

ía una amplia gama de problemas de calidad de los datos que se entregaban al sistema estatal. El escaneado de documentos para los clientes es la primera parte del flujo de trabajo de la empresa, pero sus escáneres de gama baja se averiaban continuamente y necesitaban sustituirse.

Jon Stuck, propietario de Edge Digital Group, consultó a empresas similares de la zona y descubrió que todas tenían los mismos problemas. En resumen, estas empresas se veían obligadas a gastar mucho tiempo y dinero luchando con un sistema ineficiente y a menudo roto, y no eran capaces de proporcionar una experiencia rápida y fiable a sus clientes.

Soluciones personalizadas de Kodak Alaris

Las necesidades y flujos de trabajo únicos de cada empresa se benefician de la consulta experta de Jon y el Edge Digital Group.

"Con nuestro conocimiento del sector y de la amplia cartera de productos que ofrece Kodak Alaris, pudimos avanzar rápidamente con una serie de recomendaciones. Inmediatamente empezamos a implementar soluciones para Motor Car Tag & Title y después Tag & Title Service of Maryland."

El equipo de Jon recomendó KODAK S2070 Scanners, los Escaneres de la Serie S3000 Max, y KODAK Capture Pro Software.

"Acudimos rápidamente para ayudarles a diseñar y configurar nuevos flujos de trabajo de automatización. No tardaron mucho en ver la diferencia. Nada más conectarnos el primer día, todos los implicados tuvieron claro que por fin disponían de una solución que les haría la vida más fácil. Ya no tenían que escanear nada dos veces, y la calidad de imagen es siempre excepcional. Además, se trata de una solución muy sencilla, un sistema que cualquiera puede aprender a utilizar en cuestión de minutos".

Ahora todo su proceso de gestión de archivos es rápido, fácil de usar y fiable: nadie se preocupa por la mala calidad de los resultados ni por las averías de los escáneres.

"La solución Kodak Alaris ha agilizado todas sus operaciones. Ha mejorado la experiencia de los empleados y los clientes, al tiempo que ha contribuido al crecimiento de la empresa.

Con KODAK Capture Pro, podemos rellenar automáticamente las opciones al escanear la documentación, lo que ahorra mucho tiempo en la introducción de datos. Podemos personalizar fácilmente la forma de escanear, la forma de imprimir y otras cosas que el software anterior no podía hacer. Estos flujos de trabajo son ahora rápidos y fluidos y los clientes pueden ver la diferencia."

"Una de las cosas de las que nos enorgullecemos es nuestro servicio de atención al cliente. El nuevo sistema con Kodak Alaris nos ha permitido ofrecer un servicio de cinco estrellas cada vez que un cliente entra por la puerta."
- Beth Caro, Propietaria de Tag & Title Service of Maryland

Resultados que siguen dando sus frutos

Con la solución de Kodak Alaris, ambas empresas de servicios de vehículos han reducido significativamente el número de pasos necesarios para completar una transacción de cliente. Tag & Title Service de Maryland pudo eliminar 15 pasos manuales de sus flujos de trabajo. Esta automatización ha liberado tiempo para que el personal se centre en tareas más estratégicas. Ahora pueden escanear algo una vez y enviarlo a tantos lugares como sea necesario y obtener los datos directamente en el sistema estatal de forma rápida y precisa.

"Después de haber trabajado con prácticamente todos los proveedores de soluciones del sector, creemos que Kodak Alaris ofrece la mejor gama de soluciones de captura de documentos y automatización de datos del mercado. Estamos orgullosos de asociarnos con Kodak Alaris para que nuestros clientes tengan éxito. Seguimos creando plataformas similares de captura y gestión de datos para otras empresas de la región. Cada organización tiene flujos de trabajo y retos únicos, y Kodak Alaris nos permite abordarlos todos con éxito."

Hay cientos de organizaciones de servicios Tag & Title como ésta en Maryland y muchas más en toda la región, por lo que la oportunidad de crecimiento es tremenda.

"Estamos deseando ayudar a estas empresas a construir juntas un futuro más fuerte y ofrecer una mejor experiencia a los miles de clientes que utilizan sus servicios."