Situação

Nos últimos 20 anos, um grande provedor de seguros que opera em milhares de locais nos EUA recebeu cerca de 70.000 scanners da Kodak Alaris. Essa última atualização de tecnologia, realizada por meio da Datamation Imaging, parceira da Kodak Alaris, incluiu o investimento em mais de cinco mil Kodak S2070 e Kodak E1030 Scanner.

Desafio

A empresa digitaliza centenas de milhares de documentos em uma semana normal. Os itens que precisam ser rapidamente digitalizados e inseridos nos processos de negócios incluem correspondência com clientes, solicitações de novas apólices, documentos de identidade e passaportes, formulários de solicitação de reembolso, recibos e documentos maiores. Como parte de seu protocolo de segurança, a política da empresa é utilizar apenas scanners dedicados em toda a empresa porque, ao contrário de outros dispositivos de captura (por exemplo, MFPs), nenhum dado latente é armazenado após a digitalização.

A velocidade, a qualidade e a confiabilidade foram critérios importantes, assim como a funcionalidade, uma vez que os tipos de documentos digitalizados variam muito em termos de tamanho, tipo de papel e qualidade, e itens como passaportes precisam ser tratados de forma diferente de uma única folha de papel. Além disso, como o espaço na mesa de trabalho é escasso, a empresa especificou que os novos modelos deveriam ocupar pouco espaço, garantindo que pudessem ser colocados confortavelmente na mesa do agente.

Solução

Tendo obtido sucesso e ganhos significativos de produtividade com da KODAK E1030 Scanner da Kodak Alaris nos últimos meses, a seguradora selecionou esse modelo como seu dispositivo principal. Para atender aos requisitos de sites de maior volume, a Kodak Alaris e a Datamation recomendaram o Kodak S2070 Scanner. Esses poderosos dispositivos de mesa foram projetados para reduzir significativamente o tempo gasto com o manuseio de documentos e aumentar a produtividade, realizando mais do trabalho tradicionalmente feito por pessoas, computadores e dispositivos móveis. Todos os scanners vêm com uma garantia de três anos e, para maior tranquilidade, a Kodak Alaris e a Datamation criaram um pacote personalizado de serviços e reparos para a empresa.

Resultados

Um dos maiores benefícios da abordagem de ecossistema da Kodak Alaris é que suas soluções são modulares. "É excelente a maneira como você pode conectar acessórios ao Scanner", disse David Ruschel, proprietário da Datamation. "Outros fornecedores têm Scanners que são rápidos e oferecem uma qualidade decente. Mas nenhum outro fornecedor tem uma plataforma completa, modular e escalonável para atender às necessidades de nossos clientes como a Kodak Alaris."

A tecnologia Smart Touch da Kodak Alaris também foi um diferencial importante e apenas um dos motivos pelos quais a empresa continua a reinvestir nos scanners da Kodak Alaris. O Smart Touch facilita muito a digitalização e o envio automático de um arquivo para uma pasta. Ele é amplamente usado em todo o país e literalmente economizou muitas etapas e uma quantidade significativa de tempo gasto anteriormente na configuração de trabalhos para que fossem enviados ao destino correto.

Digitalizar documentos de forma rápida e eficiente é um requisito comercial importante, portanto, embora as velocidades de processamento rápidas e a confiabilidade dos scanners ofereçam um valor agregado significativo, a tecnologia da Kodak Alaris realmente se destaca pela qualidade de imagem superior, um fator extremamente importante para o setor de seguros.

A qualidade da imagem afeta vários gargalos potenciais de tempo e custo no processo de Scanner, especialmente a preparação de documentos. A tecnologia Perfect Page da Kodak Alaris garante imagens nítidas e claras, mesmo quando os documentos originais contêm manchas, imagens pouco nítidas ou textos mais claros.

Os scanners também oferecem tecnologia avançada de manuseio de papel que serve para otimizar a digitalização. "O manuseio de papel é um grande diferencial", disse Ruschel. "O cliente realmente gosta da maneira como os scanners da Kodak Alaris são alimentados."

A companhia de seguros lida com uma grande variedade de tipos de documentos e muitos deles não chegam em perfeitas condições. Os papéis são frequentemente dobrados, os cantos são dobrados ou rasgados e a mídia pode estar enrugada ou leve. Esses scanners da Kodak Alaris apresentam um transporte direto, que foi otimizado para latitude e condição do papel para garantir que uma ampla gama de tamanhos e espessuras de papel passe sem problemas. Outros recursos de valor agregado do modelo S2070 incluem a Tecnologia de alimentação ativa, que garante que os documentos em papel sejam alimentados de forma suave e eficiente, e o empilhamento de saída controlado, que garante que os documentos sejam empilhados na ordem correta na bandeja de saída. Os modelos S2070 e E1030 contam com a Proteção Inteligente de Documentos, o que significa que as alimentações múltiplas ou atolamentos de papel são evitados ou descobertos antes que aconteçam, o que traz benefícios adicionais de produtividade.

"A Kodak Alaris é um parceiro do qual dependemos porque nunca decepcionou a nós ou a nossos clientes", afirmou Ruschel.

"Um cliente pode pedir qualquer coisa, mesmo em cima da hora, e a Kodak Alaris nunca disse 'não'. Sempre foi: 'o que você precisa e quando precisa? Seja para configurar um Scanner para um cliente específico ou criar um programa de serviço especial para atender às necessidades de um cliente - nunca foi um problema. E tem sido assim desde o primeiro dia, nos últimos 20 anos!", concluiu ele.