Situation

Au cours des 20 dernières années, un important fournisseur d'assurances opérant sur des milliers de sites aux États-Unis a reçu quelque 70,000 scanners de Kodak Alaris. Cette dernière mise à jour technologique, réalisée par Datamation Imaging, partenaire de Kodak Alaris, comprenait un investissement dans plus de cinq mille Kodak S2070 et Kodak E1030 Scanners.

Défi

L'entreprise numérise des centaines de milliers de documents au cours d'une semaine normale. Les éléments qui doivent être rapidement numérisés et introduits dans les processus commerciaux comprennent la correspondance avec les clients, les demandes de nouvelles polices, les pièces d'identité et les passeports, les formulaires de demande d'indemnisation, les reçus et les documents de plus grande taille. Dans le cadre de son protocole de sécurité, l'entreprise a pour politique de n'utiliser que des scanners dédiés à l'échelle de l'entreprise car, contrairement à d'autres dispositifs de capture (par exemple les multifonctions), aucune donnée latente n'est stockée après la numérisation.

La vitesse, la qualité et la fiabilité étaient des critères clés, tout comme la fonctionnalité, car les types de documents numérisés varient considérablement en termes de taille, de type de papier et de qualité, et des éléments tels que les passeports doivent être traités différemment d'une simple feuille de papier. De plus, l'espace de bureau étant très restreint, la compagnie a spécifié que les nouveaux modèles devaient avoir un faible encombrement, afin de pouvoir s'installer confortablement sur le bureau d'un agent.

Solution

Après avoir connu le succès et réalisé des gains de productivité significatifs avec le Scanner E1030 de Kodak Alaris au cours des derniers mois, la compagnie d'assurance a choisi ce modèle comme son principal périphérique. Afin de répondre aux besoins des sites à plus fort volume, Kodak Alaris et Datamation ont recommandé le Kodak Scanner S2070. Ces puissants appareils de bureau sont conçus pour réduire de manière significative le temps passé à traiter les documents et stimuler la productivité en prenant en charge une plus grande partie du travail traditionnellement effectué par les personnes, les ordinateurs et les appareils mobiles. Tous les scanners sont assortis d'une garantie de trois ans et, pour une plus grande tranquillité d'esprit, Kodak Alaris et Datamation ont créé un ensemble de services et de réparations personnalisés pour l'entreprise.

Résultats

L'un des plus grands avantages de l'approche écosystémique de Kodak Alaris est que ses solutions sont modulaires. " C'est formidable la façon dont on peut brancher des accessoires sur le scanner ", a déclaré David Ruschel, propriétaire de Datamation. " D'autres fournisseurs proposent des scanners qui sont rapides et offrent une qualité décente. Mais aucun autre fournisseur ne propose une plate-forme complète, modulaire et évolutive pour répondre aux besoins de nos clients, comme le fait Kodak Alaris."

La technologie Smart Touch de Kodak Alaris a également été un facteur clé de différenciation et l'une des raisons pour lesquelles l'entreprise continue de réinvestir dans les scanners de Kodak Alaris. Smart Touch permet de numériser très facilement un fichier et de l'envoyer automatiquement dans un dossier. Il est largement utilisé dans tout le pays et a littéralement permis d'économiser de nombreuses étapes et un temps considérable auparavant consacré à la configuration des travaux pour qu'ils soient envoyés à la bonne destination.

La numérisation rapide et efficace des documents est une exigence clé de l'entreprise, donc bien que les vitesses de traitement rapides et la fiabilité des scanners apportent une valeur ajoutée significative, là où la technologie Kodak Alaris s'impose vraiment, c'est avec une qualité d'image supérieure - un facteur d'une importance cruciale pour le secteur de l'assurance.

La qualité de l'image a un impact sur un certain nombre de goulots d'étranglement potentiels à forte intensité de temps et de coûts dans le processus de numérisation, en particulier la préparation des documents. La technologie Perfect Page de Kodak Alaris garantit des images nettes et claires, même lorsque les documents originaux contiennent des taches, des images peu claires ou du texte plus léger.

Les scanners offrent également une technologie avancée de gestion du papier qui sert à optimiser la numérisation. "La gestion du papier est un facteur de différenciation important", a déclaré M. Ruschel. " Le client apprécie vraiment la façon dont les scanners de Kodak Alaris s'alimentent. "

La compagnie d'assurance traite une grande variété de types de documents et beaucoup d'entre eux n'arrivent pas en parfait état. Les papiers sont souvent pliés, les coins sont courbés ou déchirés, et les supports peuvent être froissés ou légers. Ces scanners de Kodak Alaris sont dotés d'un système de transport direct, qui a été optimisé en fonction de la latitude et de l'état du papier, afin de garantir le passage en douceur d'une large gamme de formats et d'épaisseurs de papier. Parmi les autres caractéristiques à valeur ajoutée du modèle S2070, citons la Technologie d'alimentation active, qui garantit une alimentation fluide et efficace des documents papier, et l'empilage contrôlé en sortie, qui permet de s'assurer que les documents sont empilés dans le bon ordre dans le bac de sortie. Les modèles S2070 et E1030 tectés avant qu'ils ne se produisent, ce qui apporte des avantages supplémentaires en termes de productivité.

"Kodak Alaris est un partenaire sur lequel nous comptons parce qu'il ne nous a jamais laissé tomber, ni nous ni nos clients", a déclaré M. Ruschel.

"Un client peut demander n'importe quoi, même dans un délai très court, et Kodak Alaris n'a jamais dit "non". La question a toujours été de savoir ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin. Qu'il s'agisse de configurer un Scanner pour un client spécifique ou de créer un programme de service spécial pour répondre aux besoins d'un client, il n'y a jamais eu de problème. Et il en a été ainsi depuis le premier jour, c'est-à-dire depuis 20 ans", conclut-il.