Situación

En los últimos 20 años, un importante proveedor de seguros que opera en miles de ubicaciones en Estados Unidos ha recibido unos 70.000 escáneres de Kodak Alaris. Esta última renovación tecnológica, realizada a través del socio de Kodak Alaris Datamation Imaging, ha incluido la inversión en más de cinco mil Kodak S2070 y Kodak E1030 Scanner.

Reto

La empresa digitaliza cientos de miles de documentos durante una semana normal. Entre los elementos que deben escanearse rápidamente e introducirse en los procesos empresariales se incluyen la correspondencia con los clientes, las solicitudes de nuevas pólizas, los documentos de identidad y pasaportes, los formularios de reclamaciones, los recibos y los documentos de mayor tamaño. Como parte de su protocolo de seguridad, la política de la empresa es utilizar únicamente escáneres dedicados en toda la empresa porque, a diferencia de otros dispositivos de captura (por ejemplo, los equipos multifunción), no se almacenan datos latentes después del escaneado.

La velocidad, la calidad y la fiabilidad eran criterios clave, al igual que la funcionalidad, ya que los tipos de documentos escaneados varían mucho en cuanto a tamaño, tipo de papel y calidad, y artículos como los pasaportes deben tratarse de forma diferente a una simple hoja de papel. Además, dado que el espacio en el escritorio es escaso, la empresa especificó que los nuevos modelos debían ocupar poco espacio, para que pudieran colocarse cómodamente en el escritorio de un agente.

Solución

Después de haber disfrutado del éxito y haber obtenido importantes mejoras de productividad con el E1030 Scanner de Kodak Alaris en los últimos meses, la compañía de seguros seleccionó este modelo como dispositivo principal. Con el fin de satisfacer las necesidades de los centros de mayor volumen, Kodak Alaris y Datamation recomendaron el Kodak S2070 Scanner. Estos potentes dispositivos de sobremesa están diseñados para reducir significativamente el tiempo dedicado a tratar los documentos y aumentar la productividad al encargarse de una mayor parte del trabajo que tradicionalmente realizan las personas, los ordenadores y los dispositivos móviles. Todos los Scanner cuentan con una garantía de tres años y, para mayor tranquilidad, Kodak Alaris y Datamation crearon un paquete personalizado de servicios y reparaciones para la empresa.

Resultados

Una de las mayores ventajas del enfoque ecosistémico de Kodak Alaris es que sus soluciones son modulares. "Es genial la forma en que se pueden conectar accesorios al escáner", dijo David Ruschel, Propietario de Datamation. "Otros proveedores tienen escáneres que son rápidos y ofrecen una calidad decente. Pero ningún otro proveedor tiene una plataforma completa que sea modular y escalable para satisfacer las necesidades de nuestros clientes como puede hacerlo Kodak Alaris."

La tecnología Smart Touch de Kodak Alaris también ha sido un diferenciador clave y sólo una de las razones por las que la empresa sigue reinvirtiendo en escáneres de Kodak Alaris. Smart Touch hace que sea muy fácil escanear y enviar un archivo automáticamente a una carpeta. Se utiliza ampliamente en todo el país y, literalmente, ha ahorrado muchos pasos y una cantidad significativa de tiempo que antes se dedicaba a configurar los trabajos para que fueran al destino correcto.

Digitalizar documentos de forma rápida y eficaz es un requisito empresarial clave, por lo que, si bien la rápida velocidad de procesamiento y la fiabilidad de los escáneres aportan un valor añadido significativo, donde la tecnología de Kodak Alaris realmente destaca es en la calidad de imagen superior, un factor de importancia crítica para el sector de los seguros.

La calidad de imagen afecta a una serie de cuellos de botella potenciales que requieren mucho tiempo y dinero en el proceso de digitalización, en particular la preparación de documentos. La tecnología Perfect Page de Kodak Alaris garantiza imágenes nítidas y claras incluso cuando los documentos originales contienen manchas, imágenes poco nítidas o texto más claro.

Los escáneres también ofrecen una avanzada tecnología de manejo del papel que sirve para optimizar el escaneado. "El manejo del papel es un gran diferenciador", dijo Ruschel. "Al cliente le gusta mucho cómo alimentan los escáneres de Kodak Alaris"

La compañía de seguros maneja una gran variedad de tipos de documentos y muchos de ellos no llegan en perfectas condiciones. Los papeles suelen estar doblados, las esquinas dobladas o rasgadas, y los soportes pueden estar arrugados o ser ligeros. Estos Scanner de Kodak Alaris cuentan con un transporte recto, que se ha optimizado en función de la latitud y el estado del papel para garantizar el paso sin problemas de una amplia gama de tamaños y grosores de papel. Otras características de valor añadido del modelo S2070 son la Tecnología de alimentación activa, que garantiza que los documentos en papel se alimentan de forma suave y eficiente, y el apilamiento de salida controlado, que asegura que los documentos se apilan de forma ordenada en el orden correcto en la bandeja de salida. Los modelos S2070 y E1030 incorporan Protección Inteligente de Documentos, lo que significa que las alimentaciones múltiples o los atascos de papel se evitan o se descubren antes de que se produzcan, lo que aporta beneficios adicionales de productividad.

"Kodak Alaris es un socio del que dependemos porque nunca nos ha fallado ni a nosotros ni a nuestros clientes", declaró Ruschel.

"Un cliente puede pedir cualquier cosa, incluso con poca antelación, y Kodak Alaris nunca ha dicho 'no'. Siempre ha sido, '¿qué necesita y cuándo lo necesita?'. Tanto si se trata de configurar un escáner para un cliente específico como de crear un programa de servicio especial que se adapte a las necesidades de un cliente, nunca ha sido un problema. Y ha sido así desde el primer día, ¡durante los últimos 20 años!", concluyó.