Como levar o Contas a Pagar a um nível mais alto de automação

As contas a pagar (CP) são uma daquelas funções de negócios que são tão essenciais quanto chatas de se pensar. É um elemento essencial das operações comerciais e, no entanto, não acompanhou os avanços da tecnologia porque muitas pessoas não percebem a enorme oportunidade que existe no processamento de contas a pagar para melhorar a eficiência geral dos negócios - e não há nada de chato nisso.

O processamento tradicional de contas a pagar envolve o recebimento de faturas, a entrada manual de dados nos sistemas contábeis, a verificação e a correspondência das faturas com os pedidos de compra e, por fim, o processamento dos pagamentos. Cada etapa é suscetível a erro humano, levando a problemas como pagamentos duplicados, descontos perdidos, pagamentos atrasados e falha na identificação de faturas fraudulentas. O alto volume de faturas também pode sobrecarregar os recursos da equipe, resultando em gargalos, retrabalho e baixa moral.

Com desafios comerciais como esses, é surpreendente saber que apenas 10% das empresas automatizaram totalmente seus processos de contas a pagar.

Não precisa ser assim

Sem as tecnologias de automação corretas, as pessoas que trabalham com contas a pagar têm de se esforçar diariamente em tarefas manuais tediosas e repetitivas. Fazer isso da maneira antiga leva a tempos de processamento lentos, erros de entrada de dados e perda de faturas. Não precisa ser assim. Com o intelligent document processing (IDP), alimentado por serviços confiáveis de IA, as empresas hoje estão transformando sua função de contas a pagar para redefinir a produtividade e a eficiência dos negócios.

Nosso Software IDP está mudando o jogo

A KODAK Info Input Solution é uma plataforma avançada de IDP que aproveita a inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML) para extrair, validar e fornecer dados automaticamente com precisão quase perfeita. Em um sistema automatizado de contas a pagar, ele funciona como um front-end confiável, ingerindo documentos de várias fontes, validando os dados e entregando-os aos sistemas de gerenciamento de pagamentos. Quando combinado com nossos scanners de documentos líderes do setor para converter eficientemente faturas em papel em dados digitais, toda a função de contas a pagar se torna uma vantagem estratégica.

Processamento de contas a pagar rápido e preciso

Uma das vantagens mais significativas de aprimorar a automação de suas contas a pagar com o software IDP é o aumento drástico da eficiência operacional, da velocidade e da precisão. O erro humano é um risco inerente ao processamento manual de contas a pagar. Erros de entrada de dados, codificação incorreta e faturas perdidas podem levar a erros dispendiosos e a riscos comerciais. De acordo com uma pesquisa da Gartner, as soluções IDP podem aumentar a precisão da extração de dados em mais de 95%, reduzindo significativamente os erros causados pela entrada manual de dados.

Info Input aborda esses desafios, garantindo altos níveis de precisão no processo de ingestão, extração e integração de dados. O Software extrai documentos de várias fontes e faz verificações cruzadas e valida automaticamente as informações para permitir operações de pagamento mais rápidas e confiáveis. Tempos de processamento mais rápidos levam a um melhor gerenciamento do fluxo de caixa, menos requisitos de recursos e pessoas mais felizes em todos os setores.

Grande economia para sua organização

Encontrar a solução de AP adequada para sua organização pode ajudar você a obter grandes economias. Com base em pesquisa do Institute of Finance and Management, o custo para processar uma única fatura manualmente pode variar de US$ 12 a US$ 30, dependendo da complexidade e do volume de faturas. Em contrapartida, os sistemas automatizados podem reduzir esse custo para apenas US$ 2 por fatura. Essa economia decorre da redução dos custos de mão de obra, da minimização de erros e do gerenciamento eficiente de processos baseados em papel. Com o passar do tempo, essas reduções de custo têm um impacto significativo no resultado final, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de faturas.

Visibilidade e controle aprimorados

Sem um sistema automatizado centralizado, pode ser difícil rastrear o status das faturas e dos pagamentos. A KODAK Info Input Solution é gerenciada de forma centralizada e acessível a quantos membros da equipe forem necessários, de qualquer local, diretamente do navegador. As equipes de contas a pagar podem processar facilmente uma grande demanda de faturas, monitorar o status das faturas, identificar gargalos e resolver qualquer problema imediatamente. Essa transparência não apenas melhora a eficiência operacional, mas também fortalece o relacionamento com os fornecedores, garantindo pagamentos pontuais e precisos.

Ainda de fábrica, a Info Input oferece trilhas de auditoria robustas e recursos de relatórios automatizados para rastrear faturas, identificar oportunidades de otimização e garantir a conformidade com requisitos regulamentares e políticas internas. O software se integra a ferramentas populares de geração de relatórios, como o PowerBI, para painéis gráficos que facilitam a obtenção de insights que podem melhorar a contabilidade de trabalho e receita para sua empresa ou para as empresas de seus clientes.

Por exemplo, você pode ver quantas faturas são processadas mensalmente, quantas são exportadas para sistemas back-end sem intervenção humana e as faturas que foram sinalizadas para revisão manual.

Operações escalonáveis e flexíveis

À medida que sua empresa cresce, cresce também o volume de faturas que precisam ser processadas. Os processos manuais não podem ser escalonados de forma eficiente e exigem pessoal e recursos adicionais. Em contrapartida, as soluções automatizadas são altamente escalonáveis e podem lidar com o aumento das cargas de trabalho sem comprometer a eficiência ou a precisão. Essa flexibilidade permite que uma organização se adapte às necessidades comerciais e às condições de mercado em constante mudança.

Uma abordagem vencedora para a inteligência de documentos

Com nossa abordagem Open Intelligence™ para IA de documentos, você terá a tranquilidade de saber que está sempre aproveitando os serviços de IA mais poderosos e confiáveis do mundo. A Info Input Solution se integra aos principais hiperescaladores do setor de IA, como Microsoft, Google e Amazon. Esse recurso de integração significa que você tem mais controle sobre suas escolhas de IA e acesso automático a atualizações e avanços à medida que são lançados.

Comece a usar hoje mesmo

Automatizar o processamento de contas a pagar com o software IDP não é mais um luxo, mas uma necessidade para as empresas atualmente. Os benefícios são claros: profunda economia de custos, eficiência e precisão de dados amplamente aprimoradas e melhor controle sobre o processo de contas a pagar. A realidade é que o IDP não é uma despesa comercial; é um investimento comercial que proporciona um rápido ROI.

Agora é o momento perfeito para as empresas adotarem essa tecnologia transformadora. Seja você uma pequena empresa ou uma grande companhia, as vantagens de automatizar as contas a pagar são significativas demais para serem ignoradas. Entre em contato conosco para iniciar sua jornada de automação e desbloquear todo o potencial de suas operações de contas a pagar.