Cómo llevar la contabilidad de acreedores a un nivel superior de automatización

Las cuentas a pagar (AP) son una de esas funciones empresariales tan esenciales como aburridas. Es un elemento crítico de las operaciones empresariales y, sin embargo, no ha seguido el ritmo de los avances tecnológicos porque muchas personas no se dan cuenta de la enorme oportunidad que existe dentro del procesamiento de AP para mejorar la eficiencia empresarial general, y no hay nada de aburrido en eso.

El procesamiento tradicional de cuentas a pagar implica la recepción de facturas, la introducción manual de datos en los sistemas contables, la verificación y correspondencia de las facturas con las órdenes de compra y, por último, el procesamiento de los pagos. Cada paso es susceptible de error humano, lo que conduce a problemas tales como pagos duplicados, descuentos perdidos, retrasos en los pagos y fallos en la identificación de facturas fraudulentas. El elevado volumen de facturas también puede desbordar los recursos de personal, lo que provoca cuellos de botella, repetición del trabajo y baja moral.

Con retos empresariales como estos, es sorprendente saber que sólo el 10% de las empresas han automatizado completamente sus procesos AP.

No tiene por qué ser así

Sin las tecnologías de automatización adecuadas, las personas que trabajan en cuentas por pagar tienen que esforzarse diariamente en tareas manuales tediosas y repetitivas. Hacerlo a la antigua usanza conlleva tiempos de procesamiento lentos, errores en la introducción de datos y facturas perdidas. No tiene por qué ser así. Con intelligent document processing (IDP) impulsado por trusted AI services, las empresas de hoy están transformando su función de cuentas por pagar para redefinir la productividad y la eficiencia empresarial.

Nuestro Software IDP está cambiando el juego

KODAK Info Input Solution es una plataforma IDP avanzada que aprovecha la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para extraer, validar y entregar datos automáticamente con una precisión casi perfecta. En un sistema automatizado de cuentas a pagar, actúa como front-end fiable, ingiriendo documentos de diversas fuentes, validando los datos y entregándolos a los sistemas de gestión de pagos. Cuando se combina con nuestros escáneres de documentos líderes del sector para convertir eficazmente las facturas en papel en datos digitales, toda la función de cuentas a pagar se convierte en una ventaja estratégica.

Procesamiento de cuentas a pagar rápido y preciso

Una de las ventajas más significativas de mejorar la automatización de sus cuentas por pagar con el software IDP es el espectacular aumento de la eficiencia operativa, la velocidad y la precisión. El error humano es un riesgo inherente al procesamiento manual de cuentas a pagar. Los errores en la introducción de datos, la codificación incorrecta y la pérdida de facturas pueden dar lugar a costosos errores y riesgos empresariales. Según un estudio de Gartner, las soluciones IDP pueden aumentar la precisión de la extracción de datos en más de un 95%, reduciendo significativamente los errores causados por la introducción manual de datos.

Info Input aborda estos retos garantizando altos niveles de precisión en el proceso de ingestión, extracción e integración de datos. El Software extrae documentos de diversas fuentes y cruza y valida automáticamente la información para permitir operaciones de pago más rápidas y fiables. Unos tiempos de procesamiento más rápidos se traducen en una mejor gestión del flujo de caja, menos necesidades de recursos y un personal más satisfecho en todos los ámbitos.

Grandes ahorros para su organización

Encontrar la solución AP adecuada para su organización puede ayudarle a conseguir grandes ahorros. Según investigaciones del Institute of Finance and Management, el coste de procesar una sola factura manualmente puede oscilar entre 12 y 30 dólares, dependiendo de la complejidad y el volumen de las facturas. En cambio, los sistemas automatizados pueden reducir este coste a tan sólo 2 dólares por factura. Este ahorro procede de la reducción de los costes de mano de obra, la minimización de los errores y la gestión eficaz de los procesos basados en papel. Con el tiempo, estas reducciones de costes tienen un impacto significativo en la cuenta de resultados, especialmente para las empresas que manejan grandes volúmenes de facturas.

Mayor visibilidad y control

Sin un sistema automatizado centralizado, puede ser difícil hacer un seguimiento del estado de las facturas y los pagos. KODAK Info Input Solution se gestiona de forma centralizada y es accesible para tantos miembros del equipo como sea necesario, desde cualquier lugar, directamente desde su navegador. Los equipos de AP pueden procesar fácilmente una gran demanda de facturas, supervisar el estado de las mismas, identificar cuellos de botella y abordar cualquier problema con prontitud. Esta transparencia no sólo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortalece las relaciones con los proveedores al garantizar pagos puntuales y precisos.

Desde el primer momento, Info Input proporciona sólidas pistas de auditoría y capacidades de generación de informes automatizados para realizar un seguimiento de las facturas, identificar oportunidades de optimización y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y las políticas internas. El software se integra con herramientas de informes populares como PowerBI, para paneles gráficos que facilitan la obtención de información que puede mejorar la contabilidad de trabajos e ingresos para su empresa o las empresas de sus clientes.

Por ejemplo, puede ver cuántas facturas se procesan mensualmente, cuántas se exportan a sistemas back-end sin intervención humana y las facturas que se marcaron para revisión manual.

Operaciones escalables y flexibles

A medida que su empresa crece, también lo hace el volumen de facturas que deben procesarse. Los procesos manuales no pueden escalarse eficientemente y requieren personal y recursos adicionales. Por el contrario, las soluciones automatizadas son altamente escalables y pueden manejar mayores cargas de trabajo sin comprometer la eficiencia o la precisión. Esta flexibilidad permite a una organización adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales y a las condiciones del mercado.

Un enfoque ganador para la inteligencia documental

Con nuestro enfoque Open Intelligence™ de la IA documental, tendrá la tranquilidad de saber que siempre está aprovechando los servicios de IA más potentes y fiables del mundo. Info Input Solution se integra con los principales hiperescaladores del sector de la IA, a saber, Microsoft, Google y Amazon. Esta capacidad de integración significa que tiene más control sobre sus opciones de IA y acceso automático a actualizaciones y avances a medida que se lanzan.

Comience hoy mismo

Automatizar el procesamiento de cuentas por pagar con el software IDP ya no es un lujo, sino una necesidad para las empresas de hoy en día. Los beneficios son claros: profundo ahorro de costes, gran mejora de la eficiencia y la precisión de los datos, y un mejor control sobre el proceso de AP. La realidad es que IDP no es un gasto empresarial; es una inversión empresarial que ofrece un rápido retorno de la inversión.

Ahora es el momento perfecto para que las empresas adopten esta tecnología transformadora. Tanto si se trata de un pequeño negocio como de una gran empresa, las ventajas de automatizar las cuentas a pagar son demasiado significativas como para ignorarlas. Contacte con nosotros para iniciar su viaje de automatización y desbloquear todo el potencial de sus operaciones AP.