Die Migration von Papier zu digital: Warum die Digitalisierung schwer greifbar bleibt

Das Versprechen des papierlosen Büros verwirklichen

Alle Unternehmen befinden sich im Wettlauf um die Digitalisierung ihrer Büroumgebungen, aber nicht alle sind mit der gleichen Geschwindigkeit unterwegs. Die digitale Transformation (DX) ist nach wie vor eine Priorität für viele Unternehmen, wobei einige aufgrund verschiedener Variablen und Herausforderungen schneller auf ein papierloses Büro umstellen als andere. Die IDC-Umfrage 2019 zu Dokumentenprozessen ergab, dass Unternehmen zwar behaupten, sich auf ein papierloses Büro zuzubewegen, Wissensarbeiter aber immer noch viel Papier verwenden, um ihre täglichen Aufgaben zu erledigen (siehe Abbildung 1).

n = 300
Basis = alle Befragten
Quelle: IDC's Document Processes Survey, Mai 2019

In der Tat sind mehrere geschäftskritische horizontale Prozesse in verschiedenen Branchen nach wie vor hauptsächlich papierbasiert. So wird Papier nach wie vor für Kunden- und Mitarbeiter-Onboarding-Prozesse, Bewerbungsprozesse, Kostenabrechnungen, Vertriebsvorgänge, Bestellungen, Inhaltsüberprüfungs- und Genehmigungsprozesse sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwendet.

Papierbasierte Prozesse sind auch in bestimmten vertikalen Märkten wie dem Gesundheitswesen, dem Versicherungswesen, dem Bankensektor und dem öffentlichen Sektor stärker verbreitet. Im Gesundheitswesen werden Patientenaufnahme- und Einwilligungsformulare sowie Rezepte und Apothekenakten nach wie vor hauptsächlich in Papierform erstellt. Obwohl die Faxtechnologie heutzutage etwas antiquiert erscheint, verlassen sich Organisationen im Gesundheitswesen nach wie vor in hohem Maße auf sie. Versicherungsunterlagen und Hypothekenanträge im Bankwesen sind in der Regel papierbasiert.

Die Verwendung von Papier ist auch im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung. Die interne und externe Kommunikation wird in den meisten Unternehmen über mehrere Kanäle abgewickelt. Interne oder unternehmensübergreifende Kommunikationsmaßnahmen werden meist kontrolliert und digital abgewickelt, während die externe Kommunikation eher auf Papier basiert. Laut einer IDC-Studie verteilen fast 70 % der Wissensarbeiter Dokumente innerhalb ihres Unternehmens am häufigsten per E-Mail.

Natürlich sind nicht alle Informationen, die in einer E-Mail ausgetauscht werden, digital entstanden, da angehängte Dokumente oft von gescannten Originalen stammen. Tatsächlich ist "Scan-to-E-Mail" eine der häufigsten Scan-Anwendungen, die mit den heutigen Multifunktionsgeräten verwendet werden. Die IDC-Umfrage zu Dokumentenprozessen ergab, dass zu den am häufigsten gedruckten digitalen Dokumenten E-Mails, Berichte, Tabellenkalkulationen und Rechnungen gehören. In vielen Fällen stecken Unternehmen in einem zirkulären Arbeitsablauf fest, bei dem papierbasierte Dokumente gescannt und verteilt werden, um dann erneut gedruckt zu werden.

Das Übergewicht von Papier in alten Geschäftsprozessen stellt Unternehmen, die ihre Bemühungen um eine digitale Transformation vorantreiben wollen, vor Herausforderungen. Tatsächlich stecken viele Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation fest und wissen oft nicht, wie es weitergehen soll.

Hindernisse erkennen

Es gibt mehrere Gründe, warum die Umstellung auf die Digitalisierung für viele Unternehmen eine Herausforderung bleibt. In einigen Fällen schreiben die Unternehmensrichtlinien vor, dass bestimmte Dokumente als Teil des alten Prozesses gedruckt werden müssen. Dazu können Dokumente gehören, die digital erstellt und dann zur weiteren Bearbeitung gedruckt werden (z. B. Dokumente, die durch eine physische Unterschrift genehmigt werden müssen). In diesem Szenario müssen die Dokumente häufig zu Archivierungszwecken wieder in ein digitales Format konvertiert werden. Ein weiteres Beispiel sind Prozesse, die papierbasierte Dokumente als Auslöser für eingehende Kommunikation benötigen, z. B. Formulare, die vom Endkunden ausgefüllt und zurückgeschickt werden müssen.

Die Verwendung von Papier wird auch stark von den Gewohnheiten und Vorlieben der Wissensarbeiter beeinflusst. Laut einer IDC-Studie ist der Wunsch, ein Dokument in Papierform zu Hause oder auf Reisen zu haben, der Hauptgrund, warum Wissensarbeiter drucken. Mitarbeiter können in ihren Gewohnheiten festgefahren sein, und Versuche, dieses Verhalten durch Change-Management-Praktiken einzudämmen, stoßen oft auf Widerstand. In vielen Fällen schaffen die Mitarbeiter lieber Umgehungslösungen, als sich an papierlose Initiativen zu halten, die ihrer Meinung nach ineffizient oder schwierig umzusetzen sind oder sich negativ auf die Produktivität auswirken. Um diese Hindernisse zu überwinden, müssen Unternehmen daran arbeiten, das Vertrauen der Mitarbeiter durch Programme zu gewinnen, die die Zustimmung des Managements demonstrieren und ein klares Verständnis der Vorteile vermitteln, die sich sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter ergeben.

Benutzerverhalten und -präferenzen sind ebenfalls entscheidende Faktoren für die Verwendung von Papier bei vielen Business-to-Consumer-Anwendungen (B2C). Im Gesundheitswesen bevorzugen beispielsweise einige Patienten nach wie vor Entlassungsanweisungen und Verfahrensdokumente, die ihnen in Papierform zur Verfügung gestellt werden, anstatt sich in ein Online-Patientenportal einzuloggen, um Informationen abzurufen. Ein weiterer Anwendungsfall betrifft Stellenbewerber - einige sind mit der Online-Bewerbung und der Übermittlung des Lebenslaufs durchaus vertraut, während andere lieber eine herkömmliche Bewerbung mit einem Anschreiben einreichen. Letzteres kann bestimmte Bewerber davon abhalten, sich auf eine Stelle zu bewerben, die nur Online-Bewerbungen akzeptiert.

Während das Nutzerverhalten und die Unternehmensrichtlinien erhebliche Hürden darstellen, spielen Einschränkungen bei Technologie und Infrastruktur wahrscheinlich die größte Rolle bei der Behinderung von DX-Initiativen. Viele Unternehmen verwenden weiterhin Papier, weil ihre Dokumentenverwaltungssysteme nicht kompatibel sind und die Interoperabilität zwischen den neuen digitalen Systemen und den alten Systemen nicht gegeben ist. Tatsache ist, dass die meisten Unternehmen nach wie vor in einer hybriden Büroumgebung arbeiten, in der Papier und digitale Inhalte in denselben Arbeitsabläufen vermischt werden. Viele DX-Strategien scheitern daran, dass es nicht gelingt, die neuen digitalen Prozesse in die bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.

Eine gute Strategie für den papierlosen Betrieb sollte sich auf die Digitalisierung von Geschäftsinputs konzentrieren, die in Papierform eingehen, sowie auf solche, die während des Workflows unnötigerweise gedruckt werden. Eine gute Strategie für den papierlosen Betrieb berücksichtigt die oben genannten Punkte und beinhaltet gleichzeitig Elemente zur Verbesserung der Geschäftsprozesse und ermöglicht den Zugriff auf wichtige Informationen, die in Papierdokumenten enthalten sind. Dies erklärt, warum Scan- und Digitalisierungstechnologien die wichtigste Rolle in jeder DX-Strategie spielen.

Faktoren, die den Bedarf an Digitalisierung antreiben
Die folgenden Faktoren treiben den Bedarf an Digitalisierung an:

• Externe Anforderungen
• Geschäftsanforderungen
• Benutzererfahrung (Mitarbeiter und Kunden)

Externe Anforderungen wie Compliance, Sicherheit, Datenschutz und Vorschriften haben einen großen Einfluss auf digitale Bemühungen. Beispiele für Vorschriften in den Vereinigten Staaten sind der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), der Sarbanes-Oxley Act, der Federal Information Security Management Act of 2002 (FISMA), der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) und der Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA). Vorschriften wie diese legen Anforderungen fest, die das Informationssicherheitsniveau von Organisationen innerhalb einer bestimmten Branche verbessern sollen. Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist eine Reihe von Richtlinien für europäische Unternehmen, die den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre aller Bürger der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums gewährleisten sollen.

Digitalisierungsmaßnahmen können Unternehmen dabei helfen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig die Risiken im Zusammenhang mit Cybersicherheit, Datenschutz und Datensicherheit erheblich zu verringern. Sobald Inhalte digitalisiert sind, können Unternehmen Datenanalysen und Business-Intelligence-Tools effektiver nutzen, um die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und anpassungsfähigere Compliance-Verfahren und -Richtlinien zu implementieren.

Geschäftsanforderungen treiben den Bedarf an Digitalisierung ebenfalls voran. Die Notwendigkeit, Inhalte zu digitalisieren, wird durch den Wunsch der Unternehmen nach Rationalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen durch Datenextraktion sowie Sortierung und Klassifizierung von Dokumenten angeheizt. Laut einer IDC-Studie gaben 42 % der Wissensarbeiter an, dass papierbasierte Arbeitsabläufe, die in hohem Maße manuell sind, ihre täglichen Aufgaben (Dokumenten-Workflows) weniger effizient, kostspieliger oder weniger produktiv machen. Die Digitalisierung führt zu besseren Geschäftsergebnissen durch schnellere Reaktionszeiten, eine verbesserte Kundenerfahrung und eine höhere Produktivität, die effizientere Mitarbeiter und Geschäftsprozesse ermöglicht.

Auch die Benutzererfahrung von Mitarbeitern und Kunden wird durch die Digitalisierung beeinflusst. Durch die Straffung der Arbeitsabläufe können die Mitarbeiter ihre Aufgaben leichter erledigen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Dies führt zu einer verbesserten Mitarbeitererfahrung und allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit. Unternehmen stehen auch unter dem ständigen Druck der Konkurrenz, die Kundenerfahrung zu verbessern und den Kundenservice und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Durch die Digitalisierung von Geschäftsinhalten können Unternehmen schneller reagieren, die Datengenauigkeit verbessern und Transaktionen schneller abschließen. Dies sind wichtige und messbare Vorteile für Unternehmen jeder Größe und Branche.

Rolle des Scannens bei der Digitalisierung

Scan- und Digitalisierungstechnologien sind heute für alle inhaltsbezogenen geschäftskritischen Funktionen entscheidend. Bei der Backfile-Konvertierung werden zum Beispiel große Mengen an Papierdokumenten (in Papierarchiven) durch digital formatierte Dokumente ersetzt. Dieser Prozess wird durch den Einsatz von Hochgeschwindigkeits-Scanverfahren in der Produktion abgeschlossen, um alte Dokumente in digitale Bilder umzuwandeln, die archiviert und gespeichert werden können. Die Konvertierung von Altakten ist in der Regel ein Zwischenschritt, um Altdokumente in ein digitales Format zu überführen, nachdem das taggenaue Scannen eingeführt wurde.

Taggenaue Scan-Strategien sind notwendig, um das Papier vollständig zu eliminieren, wobei alle neuen Unterlagen ab einem bestimmten Datum gescannt werden und das Unternehmen die Papierunterlagen nicht mehr aufbewahrt. Die digitalisierten Unterlagen werden in der Regel in einem neuen, effizienteren Dokumentenmanagementsystem gespeichert. In beiden Fällen (Backfile-Konvertierung und Day-Forward-Scannen) dient das Scannen der Dokumentendigitalisierung, die für jedes DX-Projekt unerlässlich ist.

Technologien für die Digitalisierung

Es ist wichtig, zwischen der Digitalisierung (Umwandlung von Papier in digitale Daten) und dem Prozess der Erfassung und Extrahierung von Inhalten für nachgelagerte Geschäftsprozesse zu unterscheiden. Eine optimierte Scanlösung ist natürlich die wichtigste Komponente, die für eine effektive Digitalisierung von papierbasierten Inhalten benötigt wird. Aber es gibt noch viel mehr zu beachten, als nur die grundlegende Notwendigkeit, Papier in digitale Inhalte umzuwandeln. Ein Scanner sollte so intelligent sein, dass er direkt in bestehende Geschäftsabläufe und Back-End-Systeme und in das benötigte Dateiformat scannen kann.

Im heutigen Geschäftsklima ist das Scannen nicht mehr nur eine Anforderung des Back-Office, sondern ein Prozess, der von fast jedem Büroangestellten genutzt wird. Mit der zunehmenden Verbreitung des Ad-hoc-Scannens hat sich auch die Ineffizienz bei der Arbeit mit Informationen in Unternehmen erhöht. Berge von Papierdokumenten werden gescannt und in statische digitale Dateien umgewandelt, die nicht bearbeitet werden können, so dass es praktisch unmöglich ist, sie zu bearbeiten und zusammenzuarbeiten, wie es bei Papierdokumenten möglich ist. Obwohl dies die Produktivität der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen kann, ermöglichen statische digitale Dateien den Unternehmen dennoch, physische Aktenschränke zu ersetzen (und damit Platz und Kosten zu sparen), den Mitarbeitern jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Informationen zu gewähren und Vorteile bei der Einhaltung von Vorschriften zu bieten, z. B. bei der Zugangskontrolle.

Im Großen und Ganzen ist Papier jedoch das ursprüngliche Werkzeug für die Zusammenarbeit, daher sollten die effektivsten digitalen Konvertierungslösungen es den Benutzern ermöglichen, mit elektronischen Dokumenten auf dieselbe Weise zu arbeiten wie mit Papier: Anmerkungen machen, zusammenstellen und zusammenarbeiten. Scanlösungen, die papierbasierte Dokumente in bearbeitbare, durchsuchbare Textdateien umwandeln, erfüllen diese Anforderungen.

Während die Digitalisierung in erster Linie die Umwandlung von papierbasierten Inhalten in ein digitales Format darstellt, wird die Scantechnologie auch zur Erfassung und Extraktion von Inhalten für die Portierung in bestimmte Workflow-Prozesse eingesetzt. Unternehmen setzen intelligente Erfassungstechnologien ein, um Daten aus papierbasierten Dokumenten zu extrahieren und in strukturierte Informationen umzuwandeln, die in Unternehmensanwendungen oder andere nachgelagerte Prozesse eingespeist werden können. IDC geht davon aus, dass der Scan-Workflow in den kommenden Jahren den Großteil der Scan-Anwendungen ausmachen wird.

Beispiele aus der IDC-Umfrage zur Nutzung von Scanning durch Wissensarbeiter sind in Abbildung 2 enthalten.

n = 300
Basis = alle Befragten
Quelle: IDC's Document Processes Survey, Mai 2019

Außerdem sind Technologien Enabler für digital erzeugte Inhalte. Die Technologie der elektronischen Unterschrift (eSignature) beispielsweise ermöglicht es den Nutzern, Dokumente in digitaler Form zu unterzeichnen, wodurch Papier vollständig aus dem Prozess entfernt wird. Mobile Geräte sind ebenfalls ein Wegbereiter für digitale Geschäftsprozesse, da Wissensarbeiter ihr mobiles Gerät (z. B. Smartphone oder Tablet) nutzen können, um Informationen einzusehen, Dokumente zu unterzeichnen und sogar Notizen zu machen, anstatt Dokumente auszudrucken oder generell Papier zu verwenden.

Papierbasierte Formulare, Aufzeichnungen und Mitteilungen werden von den Fortschritten der digitalen Technologien beeinflusst und verändern die Art und Weise, wie wir mit Dokumenten und Informationen arbeiten. Rechnungen, Bestellungen, Kontoauszüge und vieles mehr werden zunehmend als PDF-Dokumente erstellt, gespeichert und verteilt, anstatt in Papierform ausgedruckt zu werden. Mit fortschrittlichen Dokumentenmanagementlösungen, intelligenten Informationsmanagementlösungen (IIM) oder anderen Lösungen können Unternehmen den Papierverbrauch reduzieren und ihre Dokumentenumgebung besser kontrollieren. Viele Unternehmen nutzen solche Technologien bereits zur Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe (siehe Abbildung 3).

n = 300
Basis = alle Befragten
Quelle: IDC's Document Processes Survey, Mai 2019

Dokumentenmanagement-Software und IIM-Software vereinfachen Prozesse zum Speichern, Organisieren und Verwalten digitaler Inhalte. Mithilfe von Scannern oder mobilen Erfassungsgeräten können Anwender Papier in ein digitales Format umwandeln und direkt in Dokumentenmanagement- und IIM-Systeme scannen.

Chancen, Herausforderungen und Hinweise für Technologieeinkäufer

Papier ist nach wie vor fester Bestandteil der heutigen Geschäftsprozesse, und zahlreiche Hindernisse behindern nach wie vor die fortlaufende Migration von Papier zu digital. Sei es, weil es an Management für papierlose Initiativen mangelt oder weil die Mitarbeiter nicht bereit sind für den kulturellen Wandel, die Arbeitsabläufe sind in allen Branchen immer noch stark papierbasiert. Trotz der laufenden Bemühungen und der Konzentration auf die Vorteile des papierlosen Arbeitens geben die meisten Unternehmen an, dass sie bei der digitalen Transformation im Rückstand sind.

Um die Ziele der digitalen Transformation zu erreichen, müssen Unternehmen Technologien einsetzen, die die Verwendung von Papier reduzieren und auf digitale Workflow-Prozesse umstellen. Scannen ist der erste notwendige Schritt auf dem Weg zur reinen Digitalisierung, indem papierbasierte Dokumente in digitale Formate konvertiert werden. Es ist wichtig, dass Unternehmen Papierdokumente digitalisieren, um wirklich eine papierlose Umgebung zu schaffen.

Es gibt viele Vorteile für ein papierloses Büro, die von externen Anforderungen, Geschäftsanforderungen und Benutzererfahrungen bestimmt werden. Zu diesen Vorteilen gehören erhöhte Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften, geringere Kosten, Zeit- und Platzersparnis sowie verbesserte Produktivität und Effizienz. Weniger Papier bedeutet Kosteneinsparungen durch weniger manuelle Prozesse, weniger Zeitaufwand für das Ablegen und Suchen von Dokumenten und weniger Platzbedarf für die Lagerung dieser Dokumente. Die Verringerung des Druckvolumens und der gesamten Infrastruktur spart ebenfalls Geld. Darüber hinaus führt der Verzicht auf Papier zu einer besseren Kontrolle und Verwaltung der Inhalte und ermöglicht es den Unternehmen, die Sicherheit zu erhöhen, indem sie Zugriffsrechte und -richtlinien einführen, Prüfpfade erstellen und vertrauliche Informationen schwärzen. Die Digitalisierung von Inhalten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen erleichtern auch den Informationsaustausch und die Kommunikation, was die Prozesse effizienter macht und zu einer höheren Produktivität und allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit führt. Diese Vorteile sind für Unternehmen aller Größenordnungen von großem Wert und wirken sich direkt auf den Umsatz und das Ergebnis aus.

Digitalisierte Unternehmen sind heute einfach flexibler und wettbewerbsfähiger und besser in der Lage, die Bedürfnisse ihrer Kunden zu erfüllen. Im Zuge der digitalen Transformation werden immer mehr Dokumente digital entstehen, und es ist wichtig, dass sich Unternehmen auf diese Entwicklung vorbereiten, um einen reibungslosen Übergang für Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten.

Ist Ihr Unternehmen auf den kommenden Ansturm digitaler Informationen vorbereitet? Noch wichtiger ist, dass Sie die richtigen Technologien, Systeme und Werkzeuge einsetzen, um einen effektiveren Übergang zum digitalen Büro der Zukunft zu ermöglichen?

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