In dieser Fallstudie wird untersucht, wie der Baustoffhändler Huws Gray Kodak Capture Pro und die Kodak i2000 Dokumentenscanner-Serie einsetzt, um die Effizienz zu optimieren und seine Kunden zufriedener zu machen, indem er die Versanddokumente am Eingangsort digitalisiert.

Digitalisierung von Versanddokumenten zur Steigerung der Effizienz und Kundenzufriedenheit

Huws Gray ist ein Lieferant von Baumaterialien für Baustellen. Das Unternehmen hat 44 Niederlassungen/Büros, von denen aus es Bauunternehmen bedient.

Vor einigen Jahren stand Huws Gray vor einigen Herausforderungen, die die Digitalisierung von Papier betrafen. Um die Herausforderung zu verstehen, ist es wichtig, das Kerngeschäft und die Art des Unternehmens sowie den Umfang seiner Aktivitäten zu betrachten. Außerdem ist zu bedenken, dass Huws Gray Baumaterialien an Baustellen liefert, auf denen oft viele Menschen gleichzeitig und unter manchmal rauen Bedingungen (man denke nur an das Wetter) arbeiten.

Die Geschäftsabläufe, Prozesse und Dokumentenflüsse

Das Modell des Unternehmens sieht wie folgt aus:

• Bauunternehmen rufen Huws Gray an, um die auf ihrer Baustelle benötigten Materialien (Ziegel, Zement usw.), die auf ihrer Baustelle benötigt werden, zu bestellen.
• Ein Mitarbeiter nimmt die Bestellung auf und bearbeitet sie, die Ware wird vorbereitet und ein LKW-Fahrer wird zur Baustelle geschickt.
• Der LKW-Fahrer hat ein Versanddokument, das auf der Baustelle unterschrieben wird (Liefernachweis), z.B. vom Bauleiter der Baustelle.
• Das Versanddokument geht zurück in die Niederlassung, wird einem Verantwortlichen übergeben, eine Rechnung wird erstellt und das Dokument wird abgelegt.

Die Herausforderungen bei der Dokumentenerfassung

Die Herausforderungen, die auftraten, bevor Huws Gray einen Teil davon änderte, bezogen sich hauptsächlich auf die manuellen Teile des Prozesses.

Bei all den Materialien, die auf einer größeren Baustelle benötigt werden, und den vielen Menschen, die dort arbeiten, kann man sich leicht vorstellen, wie ein Versanddokument beschädigt werden, verloren gehen oder verlegt werden kann.

Während die Mitarbeiter von Huws Gray die Versanddokumente sorgfältig ablegten, dauerte es seine Zeit, bis sie Zugang zu den Dokumenten (und Unterschriften) hatten. Wenn Kunden aus der Baubranche eine Rechnung erhielten, wussten sie gelegentlich nicht, was sie damit anfangen sollten. Sie riefen dann bei Huws Gray an, um zu erfahren, wer das Material erhalten und für den Empfang unterschrieben hatte, bevor sie die Rechnung bezahlten. Das war ein ziemlich zeitaufwändiger Prozess.

Digitalisierung für nachhaltiges Wachstum

Da Huws Gray ein zuverlässiger Partner für viele Bauunternehmen war und wuchs, wurde das Problem immer größer. Wie gesagt, hat das Unternehmen heute 44 Niederlassungen, aber 2012 waren es bereits 38, die monatlich insgesamt 17.000 Lieferungen an Bauunternehmen verschickten und 400 Mitarbeiter beschäftigten.

Sie sehen, wie groß der Betrieb ist und wie trotz der Sorgfalt, die das Unternehmen auf die Dokumente verwendet, und der guten Bestellplattform die Auswirkungen selbst eines kleinen Prozentsatzes von Kunden (ca. 5 %), die anrufen, um zu erfahren, wer ein Lieferdokument unterzeichnet hat, zu mehr Back-Office-Arbeit, Kosten und - zusammen mit dem Wachstum - längeren Wartezeiten führten, bevor die Kunden eine Antwort erhielten. Es ist auch wichtig zu wissen, dass eine Bestellung manchmal von zwei Filialen verschickt werden kann. Und 5 % bei insgesamt 17.000 Lieferungen ist schließlich eine ganze Menge.

Die Lösung und der ROI - Scannen am Eingangsort

Um diese Herausforderungen zu bewältigen und die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu steigern sowie das Risiko verlegter Dokumente weiter zu verringern, wurde Folgendes getan:

• Durch die Installation eines Dokumentenscanner in jeder Niederlassung konnten die Lkw-Fahrer die Versanddokumente sofort einscannen, wenn sie ins Büro zurückkamen.
• Gleichzeitig mussten die Versanddokumente im System mit 100-prozentiger Genauigkeit zurückverfolgt und dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet werden. Um dies zu erreichen, erhielt jedes Versanddokument einen Barcode mit der Auftragsnummer, bevor es verschickt wurde. Durch das Einscannen nach der Lieferung mit Hilfe der Kodak Capture Pro Software und einer Partnerlösung wurden Bestellung und Liefernachweis abgeglichen.

Nach der Implementierung konnte die Reaktionszeit drastisch verkürzt werden, da die gescannten Versanddokumente mit nur einem Mausklick gefunden und versendet werden konnten. Zu den weiteren Vorteilen gehörte, dass die vielbeschäftigten Mitarbeiter weniger Zeit für Back-Office-Vorgänge benötigten, so dass sie sich auf den Verkauf und eine noch vertrauenswürdigere Marke konzentrieren konnten.

In diesem Jahr feiert Huws Gray sein 25-jähriges Bestehen und das Unternehmen ist weiter gewachsen. Als wir sie nach dem ROI ihrer Investition in 39 Kodak i2400 Desktop-Scanner und 39 Kodak Capture Pro Lizenzen fragten, sagten sie uns, dass sie den ROI in weniger als einem (1!) Jahr, wenn man die Zeitersparnis bei der Suche nach Versanddokumenten und die schnellere Beantwortung von Kundenanfragen bedenkt.

Bei 44 Niederlassungen bestellte das Unternehmen weitere Scanner, um die Erfassung am Eingangsort (buchstäblich) fortzusetzen: wenn die LKW-Fahrer wieder im Büro sind.