La numérisation des documents d'expédition pour améliorer l'efficacité et la satisfaction des clients

Huws Gray est un fournisseur de matériaux de construction pour les chantiers. Il y a quelques années, Huws Gray a été confronté à plusieurs défis liés à la numérisation du papier. Pour comprendre ce défi, il est important d'examiner l'activité principale et la nature de l'entreprise, ainsi que l'ampleur de ses opérations. En outre, il faut garder à l'esprit que Huws Gray expédie des matériaux de construction vers des chantiers où de nombreuses personnes travaillent en même temps et dans des conditions parfois difficiles (il suffit de penser aux conditions météorologiques).

Les opérations commerciales, les processus et les flux de documents

Le modèle de l'entreprise se présente comme suit:

• Les entreprises de construction appellent Huws Gray pour commander les matériaux (briques, ciment, etc.) dont elles ont besoin sur leur chantier.) dont elles ont besoin sur leur chantier.
• Un employé prend et traite la commande, les marchandises sont préparées et un chauffeur de camion est envoyé sur le chantier.
• Le chauffeur de camion dispose d'un document d'expédition qui est signé sur le chantier (preuve de livraison), par exemple par le superviseur du chantier.
• Le document d'expédition retourne à l'agence, est remis à un responsable, une facture est établie et le document est classé.

Les défis de la capture de documents

Les défis qui se sont posés avant que Huws Gray ne change une partie du processus étaient principalement liés aux parties manuelles du processus.

Avec tous les matériaux nécessaires sur un grand chantier de construction et les nombreuses personnes qui y travaillent, il est facile d'imaginer comment un document d'expédition peut être endommagé, perdu ou égaré.

Alors que les employés de Huws Gray classaient soigneusement les documents d'expédition, l'accès aux documents (et aux signatures) prenait du temps. Lorsque les clients du secteur de la construction recevaient une facture, ils ne savaient parfois pas quoi en faire. Ils appelaient alors Huws Gray pour savoir qui avait reçu le matériel et signé la réception, avant de payer la facture. Ce processus prenait beaucoup de temps.

La numérisation pour soutenir la croissance

Comme Huws Gray était un partenaire de confiance pour de nombreuses entreprises de construction et qu'il se développait, le problème a pris de l'ampleur. Vous voyez l'ampleur de l'opération et comment, malgré le soin apporté par l'entreprise aux documents et la bonne plateforme de commande, l'impact d'un pourcentage même faible de clients (environ 5 %) appelant pour savoir qui a signé un document d'expédition a entraîné une augmentation du travail de back-office, des coûts et, parallèlement à la croissance, des temps d'attente plus longs avant que les clients ne reçoivent une réponse. Il est également important de savoir qu'une commande peut parfois être envoyée par deux agences. Et 5 % sur un total de 17 000 livraisons, ce n'est pas rien.

La solution et le retour sur investissement - la numérisation au point d'entrée

Pour relever ces défis et améliorer l'efficacité et la satisfaction des clients, tout en réduisant le risque de documents égarés, voici ce qui a été fait:

• En installant un système de numérisation au point d'entrée, scanner de documents dans chaque agence, les chauffeurs de camion pouvaient immédiatement scanner les documents d'expédition lorsqu'ils revenaient au bureau.
• En même temps, les documents d'expédition devaient être retracés et rattachés à la commande d'origine dans le système avec une précision de 100 %. Pour ce faire, chaque document d'expédition a reçu un code-barres avec le numéro de commande avant d'être envoyé. En le numérisant après la livraison, à l'aide du logiciel Kodak Capture Pro et d'une solution partenaire, la commande et la preuve de livraison ont été mises en correspondance.

Après la mise en œuvre, le temps de réponse a été considérablement réduit car les documents d'expédition numérisés pouvaient être retrouvés et envoyés en un seul clic de souris. Parmi les autres avantages, citons la réduction du temps nécessaire au personnel pour effectuer les opérations de back-office, ce qui lui permet de se concentrer sur la vente, et une marque encore plus fiable.

Cette année, Huws Gray fête son 25e anniversaire et l'entreprise a continué à se développer. Lorsque nous les avons interrogés sur le retour sur investissement de leur investissement dans 39 Kodak scanners de bureau i2400 et 39 licences Kodak Capture Pro, ils nous ont dit qu'ils avaient atteint le retour sur investissement en moins d'un (1 !) année, rien qu'en considérant les gains de temps réalisés sur la recherche de documents d'expédition et l'augmentation de la rapidité de réponse aux demandes de renseignements connexes des clients.

Avec 44 bureaux, la société a commandé d'autres scanners pour continuer à capturer au point d'entrée (littéralement) : lorsque les chauffeurs de camion sont de retour au bureau.

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