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Capture Pro y el escaneado de sucursales impulsan la eficiencia real a la hora de satisfacer las necesidades financieras de las comunidades desfavorecidas.
Esta entidad de crédito inició sus operaciones a mediados de 2000 con la misión de ofrecer un conjunto de servicios financieros a las comunidades desfavorecidas que no tienen acceso a los bancos tradicionales. En la actualidad, opera en la mayoría de los estados y territorios de la Unión. Atiende a 3 millones de clientes activos, con 8.000 empleados de 500 sucursales en la India.
En octubre de 2015, se recibió la aprobación del Banco de la Reserva de la India (RBI) para crear un Banco de Pequeñas Finanzas ("SFB"). La organización adoptó un enfoque integrado para la concesión de préstamos, que combina un alto punto de contacto con el cliente, típico de la microfinanciación, con la infraestructura tecnológica y las funciones de apoyo de back-end relacionadas, similares a las de un banco minorista.
Este enfoque integrado le ha permitido gestionar volúmenes de negocio cada vez mayores y optimizar la eficiencia general. Kodak Alaris es el proveedor de tecnología de captura de documentos elegido por esta institución desde 2012.
Para ofrecer un mejor servicio, se proporcionan soluciones empresariales a medida a los clientes en función de su ubicación geográfica, ocupación y nivel de ingresos, abordando necesidades específicas con productos y servicios adecuados.
Enfoque
La institución reconoció que necesitaba escáneres de documentos más rápidos y fiables integrados con un software de captura. El software tendría que ser compatible con distintos estándares del sector y funcionar sin problemas con los nuevos escáneres. Además, era importante optimizar el tamaño de los archivos para que el tráfico de red fuera acorde con las prioridades de la empresa. Kodak Alaris superó el reto con Kodak i1100, i2000 Series Scanners y Capture Pro Software. Desde el periodo inicial, se han colocado cerca de 500 escáneres de Kodak Alaris en las sucursales locales del pequeño banco. La institución optó por Capture Pro Software por la facilidad de uso para los operadores de escaneado. Capture Pro es la solución de software más estable, segura y perfecta para el escaneado por lotes, así como para el procesamiento de imágenes. La característica más atractiva de Capture Pro es su sencilla interfaz, su rápida configuración y su facilidad de mantenimiento.
El Capture Pro Software ayudó a la institución a mejorar sus procesos de negocio en un momento crítico de su crecimiento. Proporcionó un sistema altamente escalable para gestionar eficazmente un gran número de documentos. Los principales usuarios de las aplicaciones financieras gestionaron los documentos vitales de los préstamos de forma más rápida y eficiente.
El Capture Pro Software facilita enormemente la carga y el acceso a los documentos y nos ayuda a servir a los clientes e inversores de forma más rápida y eficiente. Capture Pro nos proporciona una ventaja competitiva y nos sitúa en una mejor posición para gestionar el futuro crecimiento del negocio.
El reto
El cliente se enfrentaba a problemas a la hora de procesar las solicitudes de préstamo. Normalmente, cada solicitud se compone de unos 25 documentos justificativos distintos. Con el crecimiento del volumen, pronto se volvió ineficaz y necesitó una revisión.
Fue necesario cambiar a un nuevo sistema de gestión de documentos para mejorar su proceso interno de solicitud de préstamos y la productividad del personal. Esto significaba que todas las operaciones tenían que racionalizarse para dar servicio a los clientes y reducir el tiempo de respuesta (TAT).
Procesar todos los formularios físicos de solicitud de préstamos y la documentación en papel que se distribuyen por las sucursales a todas las diferentes secciones es un gran reto.
Una solicitud típica pasaría por las siguientes etapas:
- Recogida de formularios y digitalización
- Revisión de los documentos para comprobar que están completos
- Verificación de los documentos del caso y solvencia
- Comprobación de la oficina de crédito y otras comprobaciones de terceros
- Procesamiento de la solicitud de préstamo y sanción
La Solución
La empresa financiera decidió reducir costes sustituyendo los viejos e ineficaces escáneres que proporcionaban imágenes de baja calidad por escáneres avanzados más eficientes de Kodak Alaris junto con una aplicación de escaneado eficiente que funcionaba como un guante con los nuevos escáneres. Cada solicitud de préstamo consta de un mínimo de 25 documentos de apoyo, lo que significa al menos 50 imágenes por archivo.
Aumento significativo de la eficiencia operativa
La organización comenzó a implementar los escáneres Kodak Alaris - Kodak i1100 e i2000 Series Scanners, junto con la plataforma de captura de documentos para los negocios de Micro Finance y Small Finance Bank.
El SFB utiliza actualmente la solución Kodak Alaris (escáneres y solución de captura) para procesar documentos en papel para diversos formularios de solicitud de préstamos. A continuación, escanea y almacena los documentos complejos en su almacén central y los archiva en su sistema de gestión de documentos (DMS) basado en IBM FileNet.
La seguridad de los documentos ha mejorado, ya que el acceso a cada solicitud de préstamo está ahora estrictamente controlado por el sistema DMS.
Las solicitudes de préstamo escaneadas se guardan en el sistema FileNet en formato PDF. De este modo, pueden visualizarse fácilmente en cualquier PC con Windows que disponga de Acrobat Reader.
El tiempo necesario para procesar las solicitudes de préstamo se ha reducido drásticamente (ya no se pierde tiempo buscando archivos o extraviándolos). El servicio de consultas telefónicas sobre solicitudes de préstamos ha mejorado enormemente, ya que los representantes del servicio de atención al cliente ahora pueden atender una consulta en tiempo real (puesto que la documentación de la solicitud de préstamo está ahora en línea) sin necesidad de localizar la copia impresa y volver a llamar al cliente. Se ha recuperado un costoso espacio de oficina y almacenamiento. Una vez aprobados los préstamos, los documentos físicos en papel pueden enviarse a otro lugar para almacenarlos a largo plazo de forma más barata. Para este cliente, una solución integrada de Kodak Alaris ofrece ventajas tangibles en cuanto a ahorro de costes y productividad.
