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Capture Pro et la numérisation des succursales permettent de répondre efficacement aux besoins financiers des communautés mal desservies.
Cette institution de crédit a démarré ses activités au milieu de l'année 2000 avec pour mission de fournir un bouquet de services financiers aux communautés mal desservies qui n'ont pas accès aux banques traditionnelles. Aujourd'hui, ses activités s'étendent à la majorité des États et des territoires de l'Union. En octobre 2015, la Reserve Bank of India (RBI) a approuvé la création d'une Small Finance Bank ("SFB"). L'organisation a adopté une approche intégrée des prêts, qui combine un point de contact élevé avec le client, typique de la microfinance, avec l'infrastructure technologique et les fonctions de soutien dorsales connexes similaires à celles d'une banque de détail.
Cette approche intégrée lui a permis de gérer des volumes d'affaires croissants et d'optimiser les efficiences globales. Kodak Alaris est le fournisseur de technologie de capture de documents privilégié par cette institution depuis 2012.
Pour offrir un meilleur service, des solutions commerciales sur mesure sont fournies aux clients en fonction de leur situation géographique, de leur profession et de leur niveau de revenu, répondant à des besoins spécifiques avec des produits et services adaptés.
Approche
L'institution a reconnu qu'elle avait besoin de scanners de documents plus rapides et plus fiables, intégrés à un logiciel de capture. Le logiciel devait prendre en charge plusieurs normes industrielles différentes et fonctionner sans problème avec les nouveaux scanners. Il était également important d'optimiser la taille des fichiers afin que le trafic réseau soit proportionnel aux priorités de l'entreprise. Kodak Alaris a relevé le défi en proposant des Kodak scanners des séries i1100, i2000 et le logiciel Capture Pro. Depuis la période initiale, près de 500 scanners de Kodak Alaris ont été placés dans les agences locales de la petite banque. L'institution a opté pour le Logiciel Capture Pro en raison de la facilité d'utilisation pour les opérateurs de numérisation. Capture Pro est la solution logicielle la plus stable, la plus sûre et la plus transparente pour la numérisation par lots et le traitement des images. La caractéristique la plus attrayante de Capture Pro est son interface simple, sa rapidité d'installation et sa facilité de maintenance.
Le Logiciel Capture Pro a aidé l'institution à améliorer ses processus d'affaires à un moment critique de sa croissance. Il a fourni un système hautement évolutif permettant de traiter efficacement un grand nombre de documents. Les utilisateurs courants des applications financières ont géré les documents de prêt essentiels plus rapidement et plus efficacement.
Le Logiciel Capture Pro facilite grandement le chargement et l'accès aux documents et nous aide à servir les clients et les investisseurs plus rapidement et plus efficacement. Capture Pro nous donne un avantage concurrentiel et nous place dans une meilleure position pour gérer la croissance future de l'entreprise.
Le défi
Le client était confronté à des problèmes lors du traitement des demandes de prêt. En règle générale, chaque demande se compose d'environ 25 documents justificatifs distincts. Avec l'augmentation des volumes, ce système est rapidement devenu inefficace et nécessitait une refonte.
Il était nécessaire de passer à un nouveau système de traitement des documents pour améliorer son processus interne de demande de prêt et la productivité de son personnel. Il fallait donc rationaliser l'ensemble des opérations pour servir les clients et réduire les délais d'exécution.
Le traitement de tous les formulaires de demande de prêt et de la documentation papier, qui sont répartis entre les différentes sections des succursales, représente un défi de taille.
Une demande typique passe par les étapes suivantes :
- Collecte des formulaires et numérisation
- Examen des documents pour s'assurer qu'ils sont complets
- Vérification des documents du dossier et de la solvabilité
- Vérification du bureau de crédit et d'autres tiers
- Traitement de la demande de prêt et sanction
La Solution
La société financière a décidé de réduire ses coûts en remplaçant les anciens scanners inefficaces qui fournissaient des images de mauvaise qualité par des scanners avancés plus efficaces de Kodak Alaris ainsi que par une application de numérisation efficace qui fonctionne comme une main dans un gant avec les nouveaux scanners. Chaque demande de prêt comprend au moins 25 documents justificatifs, ce qui signifie au moins 50 images par fichier.
Augmentation significative de l'efficacité opérationnelle
L'organisation a commencé à mettre en œuvre des scanners Kodak Alaris - Kodak i1100 et i2000 Series Scanners, ainsi qu'une plateforme de capture de documents pour les activités de Micro Finance et de Small Finance Bank.
La SFB utilise actuellement la solution Kodak Alaris (scanners et solution de capture) pour traiter les documents papier pour les différents formulaires de demande de prêt. Elle numérise et stocke ensuite ces documents complexes dans son référentiel central et les archive dans son système de gestion documentaire (DMS) basé sur IBM FileNet.
La sécurité des documents est améliorée puisque l'accès à chaque demande de prêt est désormais étroitement contrôlé par le système DMS.
Les demandes de prêt numérisées sont sauvegardées dans le système FileNet au format PDF. Elles peuvent ensuite être facilement visualisées sur n'importe quel PC Windows équipé d'Acrobat Reader.
Le temps nécessaire au traitement des demandes de prêt a été considérablement réduit (plus de temps passé à chercher des dossiers, à les égarer). Le traitement des demandes de prêt par téléphone s'est considérablement amélioré, car les représentants du service clientèle peuvent désormais traiter une demande en temps réel (puisque les documents relatifs à la demande de prêt sont désormais en ligne), sans avoir à rechercher la copie papier et à rappeler le client. L'espace de bureau et de stockage coûteux a été récupéré. Une fois les prêts approuvés, les documents papier peuvent être envoyés hors site pour un stockage à long terme moins coûteux. Pour ce client, une solution intégrée de Kodak Alaris offre des avantages tangibles en termes d'économies et de productivité.
La solution de Kodak Alaris permet de réduire les coûts et d'améliorer la productivité.
