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Si votre entreprise ou votre organisation a dû numériser un volume important de documents papier dans le passé, vous êtes probablement familier avec la numérisation par lots. La numérisation par lots consiste à numériser plusieurs documents, généralement un grand nombre, en un seul processus simple. La numérisation par lots traite plusieurs pages, puis les sépare dans leurs documents respectifs, déterminés par le numéro de page, le nombre de pages, la lecture de codes-barres ou une autre méthode variable.
Pourquoi la numérisation par lots ?
Le processus de numérisation par lots est idéal pour les environnements occupés où la numérisation de chaque document ou papier individuel (comme les pièces de courrier ou les documents à archiver dans différentes catégories) prend du temps et occuperait trop d'espace dans la base de données. La numérisation par lots à l'aide d'un excellent logiciel de numérisation de documents permet de rationaliser ce processus, d'éliminer les tâches manuelles pré- et post-numérisation fastidieuses, et de partager, organiser et numériser efficacement un grand lot de fichiers à grande vitesse.
Avantages des logiciels de numérisation par lots
Un logiciel de numérisation par lots de qualité réduit les interventions manuelles tout en fournissant une capture fiable du document numérisé. Le logiciel numérise un grand volume de fichiers en même temps, en travaillant soit avec un ordinateur et un scanner, soit avec plusieurs, à mesure qu'ils convertissent les fichiers papier en fichiers image et en documents numériques.
Voici deux des meilleures solutions logicielles de numérisation de documents de Kodak Alaris. Ces logiciels sont faciles à utiliser et idéaux pour aider les lieux de travail occupés à gagner du temps sur les numérisations à grande échelle sans sacrifier la qualité.
Logiciel Technologie Smart Touch
Logiciel Technologie Smart Touch est inclus avec la plupart des scanners de Kodak Alaris et constitue un outil facile à utiliser, étape par étape, pour numériser plusieurs documents. Ce logiciel facile à utiliser vous permet d'enregistrer de manière fiable vos documents sous des formats numériques populaires et de les partager rapidement vers des destinations telles que la messagerie électronique, Microsoft Office, Evernote, SharePoint, Google Drive, les services cloud et d'autres applications tierces.
Pour vous faire gagner encore plus de temps, la technologie Smart Touch vous permet de configurer jusqu'à 20 fonctions différentes pour répondre à vos besoins uniques en matière de numérisation. Vous pouvez également créer des PDF consultables, puis utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rechercher instantanément du contenu. Grâce à des outils simples de copier-coller, vous n'aurez jamais de problème.
Logiciel Capture Pro
Logiciel Capture Pro convertit rapidement les fichiers numérisés en images nettes et de haute qualité. Son composant Technologie Perfect Page soumet automatiquement chaque document à plus de 30 améliorations de la qualité d'image à grande vitesse, et sa fonction de numérisation à double flux crée des images couleur et noir et blanc prêtes pour l'archivage en une seule numérisation.
Le Logiciel Capture Pro peut également vous faire gagner un temps considérable tout au long du processus de numérisation. Tout d'abord, il réduit le temps que vous consacrez à la préparation manuelle des documents en changeant automatiquement de travail et de profil pendant les numérisations par lots.
Gestion intelligente des exceptions identifie ensuite les informations manquantes telles que les signatures ou les pages perdues et signale les informations douteuses pour examen, réduisant ainsi la nécessité d'un contrôle qualité manuel avant, pendant et après la numérisation.
Enfin, une fois la numérisation terminée, Logiciel Capture Pro peut lire les codes-barres sur les documents pour extraire, indexer et acheminer automatiquement les données vers des plateformes telles que Sharepoint.
Logiciel Capture Pro fonctionne en toute transparence avec les scanners et les fonctions techniques intelligentes pour améliorer les flux de travail et l'organisation. L'édition limitée est fournie avec de nombreux scanners Kodak Alaris, et il est facile de passer à la version complète, ce qui est idéal pour les projets à fort volume.
Contactez Kodak Alaris pour en savoir plus sur le logiciel de scanner de documents qui répondra le mieux à vos besoins, que vous souhaitiez vous concentrer sur la capture d'images de haute qualité ou sur la numérisation de documents simples et faciles à transférer. Alaris fabrique une variété de scanners de documents et de solutions logicielles de traitement d'images primés, afin que vous puissiez réaliser n'importe quel travail de numérisation en toute confiance.
